В розничной торговле без налаженного учёта движения товаров не обойтись, иначе будет хаос в работе и существенные потери в бизнесе. Расскажем, как правильно отражать основные операции в розничном магазине.
Виды учёта товаров
В любой торговле, как в оптовой, так и в розничной, используют четыре разных вида учёта:
- оперативный;
- складской;
- бухгалтерский;
- статистический.
Данные одного вида учёта служат базой для другого — для полноценного анализа финансово-хозяйственной деятельности магазина только одного вида недостаточно. Информацию нужно рассматривать в совокупности, основываясь на разных источниках данных.
Оперативным учётом занимаются, как правило, продавцы. Они контролируют движение товаров в течение дня — поступление и выбытие товаров, выручки, остатков на складе. Цель — своевременное обеспечение магазина товарами. В конце дня продавцы должны подбить итоги и сдать документы в бухгалтерию.
Складской учёт актуален для розничных точек, где товар хранится в отдельных помещениях вне магазинов, или развозится по нескольким объектам торговли. Применяется при большом ассортименте товаров.
Бухгалтерский учёт необходим для правильного расчёта результатов хозяйственной деятельности, корректного отражения состояния активов и обязательств продавца, исчисления налоговой базы. На основании бухгалтерской отчётности владельцы, инвесторы и контролирующие органы судят о финансовом состоянии компании. Бухучёт обязателен для юридических лиц, ИП освобождены от его ведения.
Статистический учёт применяют для прогнозирования доходов и расходов торговых точек на средне- и долгосрочную перспективу. Для анализа используют данные оперативного, складского и бухгалтерского учёта. Наиболее важные из них это бухгалтерский и складской учёт товаров.
Весь товарооборот розничного магазина можно разделить на 4 этапа:
- поступление товаров;
- перемещение;
- хранение остатков товаров;
- выбытие (продажа);
Чтобы разобраться, как вести учёт товара в магазине, каждый этап распишем подробнее.
Поступление товаров
Складской учёт
Поставщик привозит товары на склад продавца. Работник принимает их по товарно-транспортной накладной, проверяет количество и сохранность. Чтобы иметь право на приёмку товара, у него должна быть подписанная руководителем доверенность по форме М2 или М2а. Если всё соответствует, он расписывается в накладной и ставит печать (при наличии). Далее оформляется акт приёмки товара по форме ТОРГ-1, и вносится запись в журнал учёта ТМЦ. Всё это можно сделать с помощью программы складского учёта.
Бланк акта о приёмке товаров по форме ТОРГ-1
Бухгалтерский учёт
Вести учёт товаров в магазине можно одним из двух способов (пункт 20 ФСБУ 5/2019):
- по закупочным ценам. Этот вариант удобен для крупных сетей и магазинов с автоматизированным учётом ТМЦ. Любой вид товара отражается как в количественном, так и в суммовом выражении;
- по продажным (отпускным) ценам. Требует меньше затрат и поэтому актуален для мелких торговцев. В момент поступления товара делается наценка и учитывается на счёте 42 (Торговая наценка).
Выбранный вариант учёта товаров нужно обязательно отразить в учётной политике организации.
Бухгалтерские проводки в зависимости от вида учёта:
| Операция | Учёт по закупочным ценам | Учёт по отпускным ценам | ||
|---|---|---|---|---|
| Дт | Кт | Дт | Кт | |
| Поступил товар | 41 | 60 | 41 | 60 |
| Выделили НДС | 19 | 60 | 19 | 60 |
| Отразили наценку | - | - | 41 | 42 |
При расчёте наценки нужно учитывать все расходы по приобретению товара и его доставке, а также по содержанию магазина (аренда, коммунальные платежи, заработная плата, налоги, взносы, комиссии банка и т.д).
Согласно Методическим рекомендациям Роскомторга (утверждены Письмом Роскомторга № 1-794/32-5 от 10.07.1996) рассчитать торговые наценку можно по количественно-стоимостной или стоимостной схемам.
Есть 4 способа расчёта торговой наценки:
- по общему товарообороту;
- по ассортименту товарооборота;
- по ассортименту остатка товаров;
- по среднему проценту.
Пример как вести учёт товара в магазине одежды и считать наценку: ООО «Фактория» продаёт женские демисезонные пальто с торговой наценкой (ТНЦ) 30%. В сентябре 2021 года продано 48 штук по 26 тыс.руб.(итого товарооборот 1,248 млн.руб.). Товары НДС не облагаются. Рассчитаем торговую наценку реализованных ТМЦ по товарообороту.
Расчётная наценка (РНЦ) = (ТНЦ / (100 + ТНЦ)) х 100 = (30 / (100 + 30)) х 100 = 23,08%
Валовый доход от реализации (ВД) = Товарооборот х РНЦ = 1,248 млн.руб. х 23,08% = 288,04 тыс.руб.
Перемещение товаров
Складской учёт
При необходимости пополнения ассортимента товаров в магазине, на склад поступает заявка от продавца с указанием наименования и количества. Работник склада проверяет наличие и формирует накладную на внутреннее перемещение по форме ТОРГ-13 в двух экземплярах. Документ подписывается отправителем и получателем ТМЦ.
Бухгалтерский учёт
Внутренние перемещения между структурными подразделениями — складом и магазином отражаются на счёте 41 «Товары» проводкой:
Дт 41 субсчёт «Магазин» — Кт 41 субсчёт «Склад».
Может быть и обратная проводка — в случае возврата на склад излишне полученных товаров.
Продажа товаров
Порядок розничных продаж в магазине одежды или в автомобильном салоне один и тот же, поэтому расскажем об общих для всех нюансах.
Оперативный учёт
Деньги от покупателей в магазин поступают двумя путями:
- наличными деньгами;
- по банковской карте — через терминал.
Подавляющее большинство розничных продаж должно оформляться кассовыми чеками. Исключение — для торговли квасом, молоком из автоцистерн, газетами, журналами, живой рыбой, изделиями народных промыслов, мороженым в киосках, а также для продавцов в труднодоступной местности.
Поступления в течение дня фиксируются в z-отчёте онлайн-кассы. На сумму выручки после закрытия магазина нужно ежедневно оформлять приходно-кассовый ордер (ПКО) и вносить данные ПКО в кассовую книгу (форма КО-4). Этим занимается продавец-кассир — материально-ответственное лицо, назначенное приказом. Каждая организация (кроме субъектов малого предпринимательства) должна иметь утверждённый лимит кассы, который превышать нельзя. Все излишки нужно инкассировать на расчётный счёт.
На ИП требования по ведению ПКО, кассовой книги и лимита кассы не распространяются.
При возврате товара покупателем пробивается отдельный кассовый чек и он получает деньги обратно тем же способом как и платил — наличкой или по карте.
Бухгалтерский учёт
После оприходования наличной выручки кассиром, бухгалтер формирует проводку:
- Дт 50 — Кт 90.1 — выручка от реализации поступила в кассу;
Деньги полученные по банковским картам:
- Дт 57 — Кт 90.1.
Продавцы на ОСНО должны начислить НДС с выручки:
- Дт 90.3 — Кт 68
Списывается себестоимость проданных товаров:
- Дт 90.2 — Кт 41
При реализации товаров по отпускным ценам дополнительно списывается наценка:
- Дт 90.2 — Кт 42 (сторно).
Мы разобрались, как вести учёт продажи товаров, теперь расскаңем про работу со складом.
Контроль остатка на складе
Одна из важнейших задач торговли — обеспечение оптимального срока оборачиваемости товаров. На складе нужно держать минимальный объём товара, достаточный, чтобы покрыть спрос покупателей в период между его поставками по графику. В противном случае магазин будет нести повышенные затраты по содержанию склада и закупке излишних объёмов товаров.
По каждому товару делают статистический учёт продаж, выводят усреднённые показатели за период, определяют срок поставки в днях — от даты заказа до прихода на склад.
Далее считают оборачиваемость в днях по формуле:
Об = Средний запас х (Количество дней продаж / Объём продаж).
Пример: идёт учёт товара в магазине косметики. Нужно узнать оборачиваемость шампуней. Среднегодовой запас на складе — 3000 штук. За 3 календарных месяца продано 8780 штук. Оборачиваемость составила 30,8 дней (3000 штук х (90 дней / 8780 штук)).
Потом эту оборачиваемость нужно сравнить со средним периодом поставки, по шампуням это 14 дней. Это показывает, что на складе слишком большой запас шампуней (в 2 раза больше положенного). С учётом возможных задержек поставок решено держать постоянный 20 дневный запас шампуней — 1950 штук (8780 / 90 х 20).
По каждому наименованию товара делается такой расчёт и определяется неснижаемый остаток товара. При достижении пограничных значений программа складского учёта должна подавать сигнал о необходимости дополнительной закупки.
Как вести учёт товара в магазине вручную? Если ассортимент маленький, можно записывать движение ТМЦ в книгу складского учёта. Если номенклатур побольше — вбивать данные в таблицы Excel.
Автоматизация товарного учёта
Вести учёт товаров в маленьком магазине можно и вручную — когда номенклатура продаж состоит из нескольких позиций. Пример — монобрендовый магазин по продаже айфонов 4-5 популярных моделей. Его работники могут вести учёт любого товара без специальных программ, поэтому тратить время и деньги владельца на автоматизацию как бы и ни к чему.
Другое дело учёт товаров в магазине продуктов — номенклатура продаж состоит из сотни наименований с разными сроками хранения. Регулярные поступления и списания «скоропорта» — быстропортящихся товаров: мясо-молочных продуктов, хлеба, фруктов, и т.д. В таких условиях вести «тетрадный» учёт, вводить данные вручную и контролировать движение каждой партии просто нереально.
В последние годы даже самые мелкие торговцы переходят на автоматизированный учёт товаров. Для этого есть несколько причин:
- требование по обязательному использованию онлайн-касс при продажах товаров и услуг населению, а также при наличных расчётах с организациями и ИП;
- введение системы маркировки для определённых групп товаров;
- введение системы прослеживаемости импортных товаров.
Установка онлайн-кассы — это начало автоматизации учёта, так как в базу ККМ нужно ввести все наименования товаров. Лучше всего это сделать с помощью сканера штрих-кодов — специального устройства, которое распознаёт продукцию по коду производителя и передаёт его в ККМ. Для крепких алкогольных напитков и маркированных товаров в магазине нужно применять 2-D сканеры, для остальных подойдут и 1-D.
Ручной 2-D сканер штрих-кодов
Если онлайн-кассу интегрировать с программой складского учёта, вы получите полностью автоматизированный учёт товаров своей розничной точки. Как он работает:
- учитываем приход товара от поставщика -— сканируется товарно-транспортная накладная, и вся информация о продукции поступает в программу складского учёта;
- оформляем перемещение товара на склад первичными документами. При этом нет необходимости в их распечатке — ИФНС разрешает хранить первичку в электронном виде;
- с продажей каждой единицы товара идёт автоматическое списание в программе учёта продукции;
- при достижении минимального допустимого остатка товара в магазине система сигнализирует о необходимости его пополнения. Продавец отправляет заявку, а работник склада формирует товары для отгрузки и оформляет документы на перемещение в магазин;
- после закрытия смены делаем инвентаризацию остатков товаров в автоматическом режиме: остаток товаров на начало дня, продажи и поступлений в течение дня, остатка на конец дня.
Система интегрируется с любой бухгалтерской программой, и документы для бухучёта можно выгружать в любое время.
На основании данных автоматизированной системы учёта владелец магазина всегда может контролировать:
- ассортимент — по объёму продаж, срокам хранения, сезонности спроса;
- ценовую политику — изменить цену реализации любой партии товара и распечатать ценники можно за несколько минут;
- работу сотрудников — продавцов, складских работников, менеджеров по закупкам.
Фирмы-продавцы онлайн-касс предлагают готовые решения по интеграции своих ККМ и программ складского учёта для отдельных видов и сфер торговли (опт, розница, одежда, продукты, запчасти, интернет-торговля). Необязательно покупать онлайн-кассы — есть варианты их использования по аренде.
Интерфейс одной из программ товарного учёта
Продажа маркированных товаров
С 2019 года в РФ действует система обязательной маркировки товаров. Её ввели в целях борьбы с контрафактной продукцией. Пока туда включили несколько категорий: меховые, табачные изделия, молочка, одежда, обувь, парфюм, лекарства, фотоаппараты, шины и покрышки. С каждым годом перечень товаров будет только расти.
Чтобы продавать такие товары, нужно обновить ПО для онлайн-кассы, зарегистрироваться в системе Честный ЗНАК, приобрести сканер штрих-кодов типа 2-D, подключиться к электронному документообороту (ЭДО) — платно или бесплатно (например, ЭДО Лайт).
Как торговать маркированными товарами:
- получить накладные от продавца по ЭДО;
- оприходовать товары;
- включить информацию по товарам в ПО онлайн-кассы;
- при продаже маркированного товара данные с кассы автоматически поступят в систему Честный ЗНАК.
Ввести информацию о маркированных товарах в онлайн-кассу можно только после установки специального обновления ПО. Его нужно запросить у оператора обслуживающего кассу.
Продажа прослеживаемых товаров
С 1 июля 2021 года ввели обязанность по информационному учёту некоторых видов товаров с целью контроля за их движением от первого поставщика до конечного потребителя. В систему контроля включаются все организации и ИП, которые:
- ввозят товары из перечня на территорию РФ для перепродажи;
- продают товары за пределы РФ;
- покупают и продают товары на территории РФ;
- имели по состоянию на 1 июля 2021 года указанные товары с дальнейшей целью перепродажи.
Таким образом, розничные продавцы также должны информировать государство о продажах прослеживаемых товаров. Контрольным органом выступает ФНС России. В отличие от маркировки, отслеживать будут не конкретный товар, а его партию. По маркированным товарам не надо сдавать отчётность, а прослеживаемым — нужно отчитываться.
Контроль ведётся по бухгалтерским документам — счетам-фактурам (для плательщиков НДС) и УПД (для прочих покупателей). Обязательным реквизитом в бухгалтерских документах должен быть РНПТ — регистрационный номер партии товара — он присваивается каждой партии при ввозе на территорию России. Обмен документами допускается только по ЭДО.
Отчитываться нужно ежеквартально, до 25 числа следующего за кварталом месяца:
- плательщикам НДС — по обновлённой декларации НДС;
- неплательщикам НДС — по новому отчёту об операциях с товарами подлежащими прослеживаемости (КНД 1169010).
Если прослеживаемый товар (импортный холодильник или коляска), продаётся физическому лицу, прослеживаемость на этом прекращается. Продавец должен отметить это в ежеквартальном отчёте специальным кодом. Электронный УПД можно не выдавать, и ограничиться бумажным вариантом.
В нашей статье мы ответили на вопрос «как как вести учет товара в маленьком магазине» — нужно вводить автоматизацию учёта товаров. Затраты на первом этапе с лихвой окупятся за счёт
