До 2021 года в РФ не было специального нормативного акта, посвящённого документам и документообороту в бухгалтерском учёте.Теперь такой стандарт появился — это новый ФСБУ 27/2021. Принципиально новых моментов в нём не так много и касаются они в основном электронных документов. Мы сделали обзор нового стандарта — проверьте, всё ли вы делаете правильно.
Когда начнёт действовать ФСБУ 27/2021 и кто должен его применять
Новый стандарт в общем случае будут обязаны применять все экономические субъекты, действующие на территории РФ и обязанные вести бухучёт. Это все юридические лица, которые созданы в соответствии с российским законодательством.
Индивидуальные предприниматели и частнопрактикующие специалисты, например, нотариусы и адвокаты, имеют право не вести бухгалтерию, если ведут налоговый учёт. Это же относится и к структурным подразделениям иностранных компаний, которые действуют на территории РФ (п. 2 ст. 6 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Поэтому на иностранных бизнесменов и российских индивидуальных предпринимателей ФСБУ 27/2021 в общем случае не распространяется.
Ещё два исключения:
- ФСБУ 27/2021 не должны применять бюджетники.
- Финансовые организации могут не применять отдельные положения ФСБУ 27/2021, если инструкции ЦБ по оформлению бухгалтерских документов содержат положения, отличные от ФСБУ 27/2021.
На новый стандарт нужно перейти не позднее 1 января 2022 года.
Добровольно начать применять ФСБУ 27/2021 можно уже в 2021 году (п. 2 приказа Минфина от 16.04.2021 № 62н).
Что относится к документам бухгалтерского учёта
Новый стандарт распространяется на две категории документов:
- Первичные учётные документы, которые предназначены для отражения отдельных фактов хозяйственной жизни. Факты хозяйственной жизни (ФХЖ) — это любые события, которые приводят к изменению финансового положения компании. Например, отгрузка товаров или продукции, начисление зарплаты, уплата налогов и т.п.
- Регистры бухучёта, которые служат для накопления и обобщения информации о ФХЖ, доходах, расходах, активах и обязательствах компании, а также об источниках финансирования бизнеса. Всё перечисленное — это объекты бухучёта.
Далее, говоря о бухгалтерских документах, будем иметь в виду как первичку, так и учётные регистры.
Как оформлять документы по новому ФСБУ
В общем случае бухгалтерские документы нужно составлять на русском языке. Документы, которые составлены на иностранном языке, должны содержать построчный перевод на русский.
Все денежные величины в документах отражают в рублях. Если операция отражена в валюте, нужно одновременно указать её сумму в валюте и в рублях. Пересчитывать сумму в рубли нужно по официальному курсу ЦБ РФ на дату операции.
Дата документа — это дата его подписания ответственным лицом. Если документ составлен не в момент совершения ФХЖ, нужно указать две даты: дату самого ФХЖ и составления документа.
Если документ составлен не сразу на основе ФХЖ, а на основании другого (оправдательного) документа, то в итоговом документе должна быть информация, которая позволяет идентифицировать оправдательный документ. Обычно это наименование, дата составления и номер.
В отдельных случаях можно оформлять один документ на несколько ФХЖ или на определённый период:
- При отражении в учёте нескольких связанных или повторяющихся ФХЖ, например, периодических отгрузок по одному договору.
- При оформлении нескольких биржевых сделок, заключённых одним участником торгов.
- При отражении длящихся ФХЖ, например, начислении амортизации или процентов.
При составлении обобщённых первичных документов организация сама определяет их периодичность с учётом особенностей конкретной операции. Документ можно составлять раз в квартал, месяц, неделю, сутки. Например, если по договору проходят 2-3 однотипные отгрузки в месяц, то достаточно составлять итоговый документ ежемесячно. А если таких отгрузок в месяц будет 20-30, логичнее перейти на еженедельное оформление.
В любом случае обобщённый первичный документ нужно составлять на каждую отчётную дату. В зависимости от требований закона и принятых на предприятии регламентов это может быть конец месяца, квартала или года.
Требования к регистрам бухучёта
Систему учётных регистров нужно организовать так, чтобы соблюдались основные принципы бухучёта:
- Полнота. Все пользователи должны иметь возможность получить из данных бухучёта необходимую им информацию. Это, в первую очередь, собственники бизнеса и руководители, а также внешние пользователи: инвесторы, банки, контрагенты, государственные органы.
- Хронологическая и систематическая запись. Объекты бухучёта нужно отражать в документах последовательно и группировать в соответствии с их экономическим смыслом.
- Аналитический и синтетический учёт. Все бухгалтерские данные нужно отражать как в разрезе отдельных объектов, так и обобщённо, исходя из экономического смысла операции. Например, при начислении зарплаты аналитический учет нужно вести по кредиту счета 70 в разрезе работников. А итоговую сумму начисленной зарплаты затем следует распределить между счетами по учёту затрат в зависимости от категории работников.
- Системность. Все данные бухучёта должны быть связаны между собой. Данные аналитического учёта должны соответствовать итоговым записям по синтетическим счетам, а данные учётных регистров — строкам бухгалтерской отчётности.
- Обоснованность и достоверность. Все бухгалтерские записи должны в точности соответствовать первичным документам и отражать объекты бухучёта без пропусков.
- Своевременность. Данные нужно своевременно отражать в бухучёте, чтобы оперативно предоставлять текущую информацию пользователям и формировать отчётность в установленные сроки.
- Юридическая значимость. Бухгалтерские документы должны выступать в качестве подтверждения хозяйственных операций. Для этого они должны содержать необходимые реквизиты, предусмотренные ст. 9 и 10 закона № 402-ФЗ: сведения о компании, дату, суть операции, денежное измерение и подписи ответственных лиц. А отдельные виды документов, например, кассовые и банковские, должны строго соответствовать установленным формам.
Как составлять и подписывать бухгалтерские документы
При оформлении бухгалтерских документов на бумаге следует учитывать то, что их затем нужно будет хранить в течение длительного срока.
Минимальный срок хранения бухгалтерских документов и отчётности составляет 5 лет (ст. 29 закона № 402-ФЗ). Но для отдельных видов документов этот период может быть намного длиннее. Например, документы, связанные с начислением и выплатой зарплаты, нужно хранить 50 лет.
Поэтому записи в документах нужно проводить такими средствами, чтобы они были читаемы и через длительное время. Обычно для этого используют чернила, краску или шариковую ручку. Нельзя заполнять бухгалтерские документы простым карандашом.
Подписывает бухгалтерские документы руководитель компании, а также те сотрудники, которым он предоставил такое право. Это может быть заместитель руководителя, главбух и т.п.
При подписании электронного документа организация в общем случае может использовать один из трёх видов электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная (УНЭП) или усиленная квалифицированная (УКЭП).
Простую электронную подпись на практике применяют редко, т.к. она не обеспечивает защиту документа от изменений. Выбор между УНЭП и УКЭП зависит от требований закона, внутренних регламентов компании, а также договорённостей с контрагентами и сотрудниками.
Например, при заключении, изменении или расторжении трудового договора в электронном виде работодатель обязательно должен использовать УКЭП. А другие кадровые документы (приказы, распоряжения и т.п.) можно по согласованию с работником заверять и подписью более низкого уровня защиты (ст. 312.3 ТК РФ).
Если бухгалтерский документ сформирован в электронном виде, то учётная программа должна позволять распечатать бумажную копию.
Как вносить исправления в бухгалтерские документы
При исправлении бумажного бухгалтерского документа запись нужно сделать таким образом, чтобы были видны и неверные, и исправленные данные.
Для этого ошибочную информацию нужно аккуратно зачеркнуть и написать сверху правильные данные. Рядом следует написать «Исправлено», поставить дату и заверить исправление подписями ответственных за составление документа лиц с указанием их ФИО и должностей.
Нельзя исправлять бухгалтерские документы с помощью подчисток, замазываний и других подобных способов, которые скрывают исходный текст.
Электронный бухгалтерский документ можно исправить путём замены на новый, составленный без ошибок. В новом документе следует проставить дату исправления, а также отметку о том, что документ составлен взамен ошибочного. Исправленный документ нужно заверить электронными подписями тех же должностных лиц, которые подписали исходный.
Программное обеспечение должно быть настроено так, чтобы исходный и исправленный электронные документы можно было использовать только совместно.
В регистре бухучёта исправления также можно делать с помощью корректирующих проводок:
- Запись со знаком минус (сторно), если была ошибочно сделана лишняя проводка.
- Дополнительная запись, если изначально операция была отражена в учёте не полностью или вообще отсутствовала.
Как хранить бухгалтерские документы
Бумажные документы нужно хранить в виде подлинников, а электронные — в виде записей в информационной базе.
Документы следует хранить в том формате, в котором они были составлены изначально. В частности, нельзя перевести бумажный документ для хранения в электронный вид. Точнее, можно сделать цифровую копию, но при этом подлинником все равно будет считаться бумажный документ и его нельзя уничтожать до окончания установленного срока хранения.
В обратной ситуации действует то же правило: если документ изначально был составлен в электронном формате, то нельзя распечатать его для хранения, подписать, а затем удалить электронную версию из базы.
В общем случае хранить бумажные документы и размещать электронные базы данных нужно на территории РФ. Компании, которые работают за рубежом, должны обеспечить хранение документов в соответствии с законодательством стран, где они ведут деятельность.
Порядок доступа к бухгалтерским документам для внутренних и внешних пользователей определяет руководитель организации. При каждом получении доступа к бухгалтерской информации об этом следует проинформировать лицо, ответственное за ведение учёта. Обычно это или штатный главбух, или аутсорсинговая компания, или бухгалтер-фрилансер.
Как организовать документооборот
Движение бухгалтерских документов в компании нужно организовать таким образом, чтобы обеспечить:
- Своевременную передачу первичных документов в бухгалтерию. За это отвечают должностные лица, которые составили и подписали тот или иной документ.
- Своевременную регистрацию ФХД и других объектов учёта, составление учётных регистров и формирование на их основе бухгалтерской отчётности.
- Защиту информации, содержащейся в бухгалтерских документах, от несанкционированного доступа.
Коротко о новом ФСБУ 27/2021
- ФСБУ 27/2021 распространяется на российские юридические лица, за исключением бюджетных организаций.
- В стандарте отражены все аспекты работы с бумажными и электронными бухгалтерскими документами: особенности заполнения и подписания, внесение исправлений, документооборот и хранение.
- Большинство правил, прописанных в стандарте, уже были отражены в других нормативных актах. Нововведения касаются в первую очередь порядка работы с электронными документами. Это выбор варианта электронной подписи, исправление ошибок путём составления нового электронного документа и хранение документа в том формате, в каком он был составлен изначально.
- ФСБУ 27/2021 обязательно применять с 01.01.2022 года, но добровольно можно и раньше.
