В сфере грузоперевозок начинается плавный переход на электронный документооборот. Пока что это не обязательно, но допустимо уже сейчас перестраивать процессы, отслеживать возможные сбои и устранять их. Рассказываем, что такое электронная транспортная накладная, как перейти на удалённое взаимодействие с контрагентами и сколько это стоит.
Что такое ЭТрН и как она работает?
Транспортная накладная — один из основных документов в сфере грузоперевозок. Она используется, чтобы:
- подтвердить согласование условий грузоперевозки;
- обосновать правомерность транспортировки груза;
- обозначить стоимость перевозки грузов;
- подтвердить расходы для уменьшения базы налогообложения.
У электронной транспортной накладной аналогичные функции. Удалённое взаимодействие тестируют с 2020 г., чтобы в перспективе 5-7 лет перевозчики и их заказчики смогли отказаться от использования бумажных документов.
Пока что применение ЭТрН не является обязанностью. Организации и индивидуальные предприниматели пользуются документом по собственному усмотрению.
Первыми, для кого ЭТрН станет обязательной, станут участники оборота алкогольной продукции. Ожидалось, что нормы по переходу на ЭДО утвердят к 1 июня 2024 г. Но в итоге срок перехода сдвинули на 01.03.2025 г.
ЭТрН, как и бумажную накладную, можно не оформлять, если продавец доставляет груз своим транспортом, а стоимость перевозки включена в цену продукции. Аналогично — если заказчик сам забирает товары со склада производителя.
Форма электронной транспортной накладной
Форма ЭТрН утверждена приказом ФНС России № ЕД-7-26/1065@ от 09.12.2021. Её разрабатывали по аналогии с бумажной версией, чтобы документ отражал:
- когда и где осуществляется погрузка и разгрузка продукции;
- какое транспортное средство назначено на перевозку;
- есть ли какие-то требования или прочие условия доставки груза;
- как рассчитываются штрафы за простой ТС, нарушение сроков доставки.
В форме восемь разделов:
- четыре обязательных с ключевой информацией о погрузке, перевозке и выгрузке;
- четыре дополнительных, которые заполняются в зависимости от обстоятельств.
| Раздел | Кто подписывает | Пояснение |
|---|---|---|
| Обязательные разделы | ||
| № 1 — погрузка | Грузоотправитель | Указывает стороны сделки, на каких условиях осуществляется перевозка, кто и что доставляет, на каком ТС |
| № 2 — погрузка | Перевозчик | Отражается информация о грузе и его состоянии на момент погрузочных работ |
| № 3 — выгрузка | Грузополучатель | Подтверждает, что получил товары от перевозчика. Фиксирует состояние груза на момент разгрузки |
| № 4 — выгрузка | Перевозчик | Подтверждает, что передал товары грузополучателю |
| Дополнительные разделы | ||
| № 5 — стоимость | Перевозчик | Стороны утверждают окончательную цену за перевозку груза |
| № 6 — стоимость | Грузополучатель | |
| № 7 — переадресация | Перевозчик | Отражается информация об изменении грузополучателя или адреса доставки товаров |
| № 8 — эстафета | Перевозчик | Отражается информация об изменении водителя или транспортного средства |
Как происходит обмен ЭТрН?
Обмен электронными транспортными накладными полностью удалённый, осуществляется через веб-интерфейс с привлечением аккредитованного провайдера. Система работает по принципу обычного электронного документооборота (ЭДО), с которым уже знакомы многие организации и предприниматели.
-
Формирование ЭТрН грузоотправителем. Предприятие создаёт новую форму документа, вносит необходимую информацию и подписывает свой титул электронной подписью.
Сформированный документ загружается в веб-интерфейс провайдера, который проверяет достоверность КЭП и передаёт накладную в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). -
Электронная накладная поступает перевозчику. Водитель должен подписать документ простой электронной подписью (ПЭП). Для этого необходимо авторизоваться в сервисе с планшета или смартфона.
-
Должностное лицо организации-перевозчика или ИП проверяет информацию в документе и подписывает ЭТрН квалифицированной электронной подписью (КЭП).
-
На выгрузке получатель товаров проверяет состояние груза. Если всё нормально, со своей стороны подписывает нужный раздел КЭП. После этого водитель ПЭП подтверждает, что разгрузился и передал товары получателю.
-
Заключительный этап — подписание последнего раздела КЭП организации-перевозчика или ИП. На этом завершается электронный документооборот, у всех сторон сделки есть официальное подтверждение доставки и её окончания.
Электронные накладные хранятся в архиве ГИС ЭПД. Каждая из сторон грузоперевозки может в любой момент скачать документ с подписями.
Также ГИС ЭПД взаимодействует с другими государственными органами. Например, передаёт ЭТрН в МВД, Роспотребнадзор или налоговую при проведении проверок и при прочих контрольных мероприятиях. Организации и предприниматели при этом не задействуются, что упрощает рутинные процедуры надзорных органов.
Как перейти на электронные транспортные накладные?
Переход на ЭТрН требует времени. Необходимо приобрести технические устройства, научить сотрудников работать в новых сервисах и наладить внутренние процессы.
Условно внедрение электронных накладных делится на три этапа:
-
Получение КЭП. Если руководитель организации или ИП будет сам подписывать накладные, можно получить квалифицированную электронную подпись в налоговой инспекции. Выпуск сертификата бесплатный, но токен-носитель покупается отдельно за 1500-2500 руб.
Аккредитованные удостоверяющие центры предлагают платный выпуск сертификатов. В отличие от налоговой специализированные организации поддерживают пользователей весь срок использования КЭП — например, если возникли вопросы по использованию сервисов.
Нельзя выпустить отдельную КЭП на сотрудников, которые будут подписывать ЭТрН. Они получают сертификат на себя как на физических лиц, после чего директор или предприниматель делает на них машиночитаемую доверенность (МЧД) — аналог бумажной доверенности.
Водители получают ПЭП в мобильном приложении, которое работает в рамках системы автоматизации перевозок (TMS). Если у вас нет такого инструмента, водитель может работать без подписи.
Тогда меняется порядок взаимодействия: при приёмке и выгрузке товаров водитель связывается с должностным лицом, чтобы сотрудник вместо него подписал соответствующий раздел накладной. -
Выбор провайдера. Это сервис, в котором формируются электронные накладные. Провайдер передаёт информацию в ГИС ЭПД, чтобы документ стал доступен другим сторонам перевозки.
Министерство транспорта РФ подготовило реестр аккредитованных провайдеров. Посмотрите доступные сервисы и оцените удобство использования. Выберите наиболее оптимальный для своего бизнеса.
Некоторые компании предлагают удобные сервисы в режиме «одного окна». Обмен ЭТрН встраивается в общий документооборот, поэтому сотрудникам не приходится изучать новые интерфейсы — это упрощает налаживание внутренних процессов. -
Подготовка технических средств. Компьютер для работы сотрудника с сервисом и КЭП, скорее всего, в офисе уже есть. Настройка рабочего места бесплатная. Из основных затрат — приобрести смартфоны или планшеты для водителей, чтобы они могли подписывать накладные при погрузке и разгрузке товаров.
Во сколько обойдется переход на ЭТрН?
Стоимость перехода зависит от выбранных КЭП, провайдера и техники для водителей.
1.Электронная подпись. Руководитель может оформить бесплатный сертификат в налоговой. Но придется купить защищённый токен-носитель за 1500-2500 руб. Их продают в магазинах электроники и на маркетплейсах.
Если обращаться в аккредитованный удостоверяющий центр, выпуск КЭП обойдётся в 4000-5000 руб. При этом получите поддержку технических специалистов, которые ответят на вопросы и помогут разобраться в сложностях использования подписи.
2.Провайдер ГИС ЭПД. Расходы на использование сервиса зависят от количества накладных, которые организация или ИП отправляет контрагентам. Средние цены в 2024 г.:
- до 200 ЭТрН — 1500-2000 руб./год;
- до 1000 ЭТрН — 6000-8000 руб./год;
- свыше 1000 ЭТрН — от 3-6 руб. за каждый документ.
Это тарифы для грузоотправителей и перевозчиков. Если работаете в сервисе только как грузополучатель, сервисы предложат единый годовой тариф за 500-1000 руб. вне зависимости от количества полученных документов.
3.Техника. Для работы водителям потребуется смартфон или планшет, чтобы пользоваться приложением и подписывать документы после погрузки и выгрузки товаров. Программы не требуют больших ресурсов, поэтому хватит простых моделей за 5-15 тыс. руб.
На переход к электронным накладным закладывайте от 30-50 тыс. руб. Сумма увеличится, если в организации работают 2 и более водителей. Также потребуется регулярное продление электронной подписи и провайдера ГИС ЭПД.
Что лучше: электронная или бумажная ТН?
Электронный документооборот упрощает взаимодействие между контрагентами и корректировку документов.
Если сравнивать ЭТрН с бумажным аналогом, можно выделить следующие преимущества:
- Уменьшение бумажного документооборота. Сокращение затрат на бумагу, место для хранения документов и других операционных расходов.
- Оптимизация проверок государственными органами. Например, налоговая при необходимости самостоятельно получает доступ к электронным документам. Бизнес не тратит время на сбор и предоставление сведений.
- При корректировке или создании новой версии накладная сразу становится доступна всем участникам перевозки. Причём проверить документ можно из любой точки мира при наличии подключения к интернету.
К недостаткам ЭТрН относятся сложности при переходе на новый формат взаимодействия. Во-первых, необходимо приобрести технические средства для работы с документами. Например, планшет или отдельный смартфон для водителя.
Во-вторых, обучить работников использованию ЭТрН. В случае с водителями это бывает достаточно сложно, необходимо тратить время на повышение квалификации.
Также появляются расходы на обновление и содержание электронных подписей, приобретение подписок на сервисы операторов электронного документооборота.
Пока ЭТрН не станут распространены, придётся договариваться с контрагентами, чтобы они перешли на электронные документы. Согласятся не все, поэтому придётся совмещать с бумажными накладными.
Что нужно запомнить?
- ЭТрН — это аналог бумажной транспортной накладной, которую используют в грузоперевозках для подтверждения сделок и обозначения стоимости доставки грузов.
- Форма ЭТрН утверждена приказом ФНС России № ЕД-7-26/1065@ от 09.12.2021. Состоит из восьми разделов: четырёх обязательных и четырёх дополнительных.
- Обмен электронными транспортными накладными полностью удалённый, осуществляется через веб-интерфейс с привлечением аккредитованного провайдера. Электронные накладные хранятся в архиве ГИС ЭПД. Каждая из сторон грузоперевозки может в любой момент скачать документ с подписями.
- Для перехода на ЭТрН руководитель или ИП получает КЭП, выбирает провайдера и приобретает технику для водителей. Для сотрудников, которые будут подписывать документы, необходимо оформить МЧД. На переход к электронным документам закладывайте от 30-50 тысяч руб.
