Организовать учёт рабочего времени в том или ином формате работодатель обязан по закону. Раньше рабочее время учитывали в табелях. Сейчас в арсенале бухгалтеров много удобных и практичных сервисов.
Расскажем подробнее о современных подходах к ведению учёта.
Что закон понимает под рабочим временем
В трудовом законодательстве есть точное определение рабочего времени. Это всё то время, которое официально трудоустроенный человек посвящает выполнению своих обязанностей в соответствии с инструкцией. Отработанное время фиксируют в часах, по которым потом рассчитывают зарплату.
Формат работы значения не имеет. Рабочие часы удалёнщиков считают так же, как для сотрудника на смене. В каждом случае учёт рабочего времени необходимо документировать.
Порядок учёта рабочего времени закрепляют во внутренней политике. Локальные акты составляют, опираясь на положения 91 статьи Трудового кодекса.
Учёт количества рабочих часов ведут в специальных табелях. Если он ведется в бумажном виде, используют форму Т12. Для цифрового формата применяют табель Т13. Но руководство может разработать свои формы для подсчёта рабочего времени. Документ нужно закрепить в локальных актах.
В табелях сведения вносят с помощью условных обозначений. Например, таких:
Условные обозначения для заполнения табеляКроме ТК РФ, при учёте необходимо ориентироваться на производственный календарь. Документ составляют за год до вступления в силу. В нём указывают основное расписание предприятия — фиксируют рабочие, праздничные и выходные дни. Если сотрудника вызовут на смену в день, обозначенный в календаре нерабочим, смену будут оплачивать по повышенной ставке. Или компенсируют выходным в другое время.
Подробнее о компенсации за смены в выходные и праздники мы рассказывали здесь.
Потребность в учёте вызвана и другим обстоятельством. Многие считают, что рабочие часы — это в принципе все то время, которое человек проводит на рабочем месте. Оплачивать одно присутствие человека на смене невыгодно и чревато потерей продуктивности. Сотрудник может приехать на работу раньше, дольше задержаться на обеде, тратить рабочие часы на другие дела и не переживать, потому что ему все равно заплатят за это время.
При строгом учёте появляется контроль, который мотивирует работников и помогает установить прозрачную договорённость между работодателем и сотрудником.
Каким бывает режим рабочего времени
Сотрудника знакомят с графиком в самом начале сотрудничества. Рабочие часы фиксируют в должностной инструкции или трудовом договоре.
Рабочий режим формируется из нескольких факторов. Нужно установить:
- продолжительность рабочей недели. Обычно руководители выбирают пятидневную или шестидневную, но есть и более гибкие форматы;
- количество часов в одной рабочей смене;
- наличие и длительность обеда, часов для отдыха;
- время начала и конца выполнения обязанностей сотрудником;
- количество смен.
Графики для работников формируют с учётом их должности и обязанностей. Так, не все успевают выполнить работу за 8 часов на пятидневке. А некоторым сотрудникам нужно задерживаться на смене дольше в силу специфики предприятия.
Поэтому есть несколько форматов рабочих режимов:
- нормированный — когда обязанности сотрудника конкретно прописаны в инструкции, и для их выполнения достаточно пяти дней в неделю по восемь часов. Если человек задерживается на смене и выходит в выходные, получает сверхурочную оплату или компенсирующий выходной;
- ненормированный — для работников, чьи обязанности нельзя строго распределить по нескольким дням в неделю. Сверхурочные при таком рабочем графике не предусмотрены, но работодатели предоставляют сотрудникам не меньше 3 дней отпуска дополнительно к стандартным 28 дням в году;
- гибкий — с возможностью выбрать те часы для начала и окончания смены, которые удобны сотруднику, при договоренности с руководством. Например, человек работает пять дней в неделю, но какие-то смены начинаются с 9 утра, а другие — с 10;
- сменный график — когда рабочие и выходные дни чётко чередуются, например 2/2, 3/3.
Ночные часы сотрудникам оплачивают в размере не менее 20% от дневного тарифа и фиксируют в учёте отдельно.
В то же время, с учётом специфики обязанностей на разных должностях, устанавливают разную продолжительность рабочей недели. Например:
- стандартную — 40 рабочих часов;
- сокращённую — для беременных сотрудниц, несовершеннолетних, лиц с ограниченными физическими возможностями;
- неполную — чаще всего, при совместительстве.
Необязательно устанавливать единый режим для всех сотрудников. Разным должностям подбирают разные графики и фиксируют их в учётной политике.
Виды учёта рабочего времени
Итак, руководство обязано фиксировать отработанные часы. Но закон не настаивает на конкретном способе. Поэтому бизнес может выбрать собственный метод. Вариантов учёта несколько.
По дням
Этот метод лучше всего подходит для нормированного режима. В учёте фиксируют, сколько часов сотрудник отработал в течение дня. Зарплату рассчитывают по сумме отработанных часов в месяц.
С гибким графиком такой учёт рабочего времени будет неудобен. Например, если в один день сотрудник проработает до 10 вечера, а в другой — до 7, образуются сверхурочные часы, которые нужно оплачивать в отдельном порядке. Правда, в таких ситуациях можно перенести часть отработанных часов на другой период.
По неделям
Такой способ больше подходит для режима, при котором сотрудники в разные смены набирают разное количество отработанного времени. Стандартную сумму часов — 40 в неделю — распределяют по разным дням так, как сотрудник договорится с начальством. В конце недели — суммируют.
При таком учёте важно следить, чтобы общее время за неделю не превысило законный лимит. Зарплату при таком методе также считают по неделям.
Суммировано
В некоторых случаях за отчётный период принимают:
- квартал;
- месяц;
- год.
Чтобы установить такой режим, руководству нужно издать отдельное распоряжение. Суть метода в том, что подсчёт рабочего времени производится за каждую смену. По результатам выбранного периода определяют общее количество отработанных часов.
Ежемесячную зарплату считают по фиксированной ставке. Сверхурочно отработанные часы компенсируют по итогам отчётного периода.
Для сотрудников вредного и опасного производства нельзя устанавливать отчётный период дольше, чем на 3 месяца.
Как вести учёт рабочего времени
Форму учёта выбирают, отталкиваясь от особенностей производства. Например, подсчёт рабочего времени можно вести:
- в Excel-таблицах;
- в журналах рабочего времени;
- видеосъемка;
- с помощью карт доступа;
- в CRM-системе;
- с помощью тайм-трекеров;
- в специализированных программах.
Таблицы в Excel — популярный формат учёта. Прежде всего, он удобен — можно один раз создать шаблон и заполнять его каждый месяц.
Правда, и минусы у способа есть:
- Такой формат не подойдёт бизнесу, если нужно учитывать качество работы сотрудников.
- Ответственные сотрудники заполняют таблицы вручную, а человеческий фактор часто приводит к ошибкам.
Этот вариант подойдет небольшим предприятиям с нормированным графиком.
Если руководству важно не только количество рабочего времени, но и часы появления и ухода сотрудников, используют журнал учёта. Люди расписываются в нём каждый раз, когда приходят на работу или отправляются домой. С этой же целью внедряют карты доступа — они отмечают в системе время появления и ухода сотрудников.
Для контроля качества работы в некоторых предприятиях устанавливают видеокамеры. Правда, он часто вызывает у сотрудников нервозность и напряжение — не всем удаётся комфортно работать с ощущением, что за ними постоянно наблюдают. Использовать этот метод стоит в крайних случаях, если риск оправдан.
Устанавливать камеры на предприятии, не получив на это письменное согласие всех сотрудников, нельзя по закону.
Другой минус видеонаблюдения — бизнесу потребуется отдельный сотрудник, который будет работать с камерами, наблюдать за обстановкой и фиксировать моменты нарушения трудового порядка.
Чтобы точно видеть время, когда работник начал и закончил смену, внедряют также CRM-системы. Рабочий день начинается, когда сотрудник запустит программу, и окончится, когда он её закроет. Время фиксируется в системе автоматически.
Минус в том, что сотрудникам нужно привыкать к порядку. Поначалу многие забывают вовремя включить или выключить программу, что приводит к ошибкам в отражении рабочего времени.
Удобно работать с учётом в специализированных бухгалтерских программах. Автоматизация таких процессов особенно рекомендуется среднему и крупному бизнесу. Из плюсов:
- расчёты рабочего времени и зарплаты полностью автоматизируются;
- на заполнение данных уходит мало времени;
- снижается риск ошибок, актуальных при ручном учёте.
Кроме того, в таких программах предусмотрены все необходимые формы бухгалтерских и кадровых документов. В том числе, табели рабочего времени.
Минусы тоже есть — потребуются средства на внедрение и время на обучение работников. Однако эти затраты быстро окупаются и избавляют сотрудников от рутины в дальнейшем.
Ещё один способ чёткого контроля рабочего времени — применение тайм-трекеров. Принцип работы с ними простой: программы устанавливают на рабочие компьютеры работников. Время работы будет отражаться в специальном отчёте. По этим данным ответственный за учёт укажет часы в табеле.
Рассмотрим несколько популярных сервисов для учёта рабочего времени.
Crocotime
Программа интегрируется с IP-телефонией. ПО также можно связать с инструментами для фиксации в учёте входа и выхода работника — календарем, контроллером. Кроме того, приложение работает без подключения к сети.
ПО не только отмечает, когда человек вошел в систему и начал работать, но также автоматически заполняет табели и анализирует продуктивность сотрудников. Например, отмечает период времени, в который работник отвлекся от выполнения обязанностей.
Можно работать с ПО вручную или установить автономный режим.
Kickidler
Это приложение работает в ином формате. У него есть функция трансляции экрана рабочего компьютера и удалённого доступа к ПК сотрудников. Наблюдать за монитором работника можно в прямом эфире. Записи сохраняются.
Для дополнительного контроля сотрудников начальство может установить ограничения. Например, выбрать список запрещённых сайтов. Когда работник на них перейдёт, приложение сразу оповестит о нарушении.
Табели рабочего времени сотрудников программа формирует автоматически, после чего их просто передают бухгалтеру.
Time Doctor
Система может делать скриншоты рабочих мониторов. Это помогает руководителям контролировать продуктивность сотрудников и отслеживать их активность в Интернете в течение рабочего дня.
Табели рабочего времени ведутся как вручную, так и автоматически. ПО также умеет собирать единый отчёт из нескольких документов.
Приложение универсально, его можно установить на компьютеры, ноутбуки и смартфоны работников.
Программы не бесплатные, но у каждой из них есть пробный период, чтобы оценить функционал и эффективность на практике. В дальнейшем оплату вносят за каждого сотрудника.
Порядок учёта рабочего времени
Организовать грамотную работу с учётом — обязанность непосредственно руководства. Поэтому ответственность за результат лежит на директоре или руководителе.
Но в большинстве случаев начальство делегирует работу с учётом младшим сотрудникам. Ответственных лиц назначают отдельным распоряжением. В малом бизнесе с этим справится один человек. В крупной компании работу можно передать нескольким управляющим или руководителям отделов.
Ответственные сотрудники ведут табели в течение месяца, закрывают их по итогам отчётного периода и передают в бухгалтерию.
В приказе необходимо уточнить конкретные дедлайны для сдачи и расчёта табелей.
В рамках работы с учётом ответственный сотрудник:
- отмечает время, которое работники тратят на выполнение обязанностей, в документе;
- контролирует посещения сотрудников и причины их отсутствия на работе — проверяет справки, повестки, заявления;
- закрывает табель по итогам отчётного периода, подписывает и передаёт документ в бухгалтерию.
Назначение ответственного за работу с учётом нужно правильно оформить. Сначала издают соответствующее распоряжение. Знакомят с ним сотрудника. Если работник согласен с условиями, он ставит в документе подпись. Любой другой порядок считается незаконным и чреват штрафом для компании.
Ключевые обязанности ответственного за учет рабочего времениОтветственность за недобросовестный учёт рабочего времени
Преимущество грамотного учёта, прежде всего, в эффективности. Это помогает быстрее решать управленческие задачи и держать под контролем ключевые рабочие процессы.
Когда сведения зафиксированы в учёте, руководству легче отстаивать свою правоту в спорах с работниками. Например, если сотрудник не согласен с размером зарплаты, главным аргументом начальства будет табель и указанные в нём рабочие часы.
Но завести его нужно и по другой причине — если работодатель не уделит этому внимание, его накажут штрафом. За недобросовестный учёт предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ. Компании штрафуют на сумму от 30 000 до 50 000 рублей. Дополнительный штраф от 1 000 до 5 000 рублей могут получить должностные лица.
За повторные нарушения штрафы увеличиваются.
Общий алгоритм организации учета рабочего времениИтоги
Рабочее время — это те часы, которые работник тратит исключительно на свои обязанности, прописанные в инструкции.
Учёт рабочего времени сам по себе — не выбор, а обязанность каждого руководителя, продиктованная трудовым законодательством. При этом формат учёта бизнес может выбрать на свое усмотрение, отталкиваясь от специфики должностей и графиков работников.
Вести табели можно на бумажных документах или электронно. В зависимости от возможностей фирмы, этот процесс можно полностью автоматизировать с помощью специальных программ.
Даже при автоматизированном учёте требуется отдельный сотрудник, ответственный за контроль рабочего времени и подведение итогов в отчётности.
Отсутствие учёта чревато претензиями от контролирующих органов. Если Инспекция труда придет с проверкой и не увидит рабочих табелей — или обнаружит в них ошибки и неточности — бизнес оштрафуют.
