Компании и ИП должны хранить документы, касающиеся налогового, бухгалтерского и кадрового учета. Сегодня подробно разберем этот вопрос и расскажем про сроки хранения и штрафы за нарушения.
Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения утвержден Приказом Росархива N 236 от 20.12.2019. Кроме того, ведомство подготовило новые правила хранения, комплектования и учета документов в приказе N 77 от 31.07.2023. Они вступили в силу с 17 сентября 2023 года. Изменения коснулись, в том числе, сроков хранения документации по налогам, бухгалтерии и кадрам.
Сроки хранения документов организаций
Обратите внимание: для сроков, которые зависят от даты оформления документов, используется обозначение «50/75 лет». 50 календарных лет должен храниться документ, оформленный после 2003 года, 75 лет — оформленный до 2003 года. Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что после его истечения документ может быть отобран на постоянное хранение.
| Категория документации | Вид документов | Сроки хранения | Основание |
|---|---|---|---|
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 5 лет | п. 317 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137 |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами | 5 лет | п. 313 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов ИП и организаций, применяющих УСН | 5 лет | п. 318 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | 50 лет (если документы оформлены с 2003 года)/75 лет (если документы оформлены до 2003 года) | п. 308 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Бухгалтерский учет | Документы о недостачах, растратах и хищениях | 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу | п. 287 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Бухгалтерский учет | Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
п. 295 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Кадровый учет | Приказы о дисциплинарных взысканиях и документы, послужившие основанием для их вынесения | 3 года | п. 383 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных сотрудниках | 1 год | п. 377 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности | 5 лет | п. 409 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Кадровый учет | Карточки учета, книги, журналы, базы данных отпусков | 5 лет | п. 402 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Кадровый учет | Документы учета аварий и несчастных случаев на производстве | 45 лет по месту составления — постоянно, но не менее 10 лет — при крупном материальном ущербе или человеческих жертвах в других организациях — 5 лет |
п. 425 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 3 года | п. 453 Перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 |
Сроки хранения документов
Таблица сроков хранения налоговых, бухгалтерских и кадровых документов в 2021 году
В таблице приведены сроки хранения наиболее распространенных документов налогового, бухгалтерского и кадрового учета, действующие с 2020 года.
С полным перечнем типовых управленческих документов и сроками их хранения можно ознакомиться здесь. Узнать, с какого момента исчислять сроки хранения документации и что делать после истечения сроков временного хранения можно узнать из инструкции, утвержденной приказом Росархива № 237 от 20.12.2019.
| Категория документации | Вид документов | Срок хранения |
|---|---|---|
| Налоговый учет | Документы о начисленных и перечисленных суммах налогов и задолженности по ним | 5 лет |
| Налоговый учет | Налоговые декларации и расчеты по всем видам налогов | 5 лет |
| Налоговый учет | Счета-фактуры | 5 лет |
| Налоговый учет | Документы учета сумм доходов и налога на доходы сотрудников | 5 лет |
| Налоговый учет | Документы учета реализации товаров, услуг и работ, облагаемых и не облагаемых НДС | 5 лет |
| Налоговый учет | Справки о выполнении обязанности по уплате налогов, сборов, взносов, пени, штрафных санкций и состоянии расчетов с бюджетом | 5 лет |
| Налоговый учет | Книги учета доходов и расходов организаций, применяющих УСН | 5 лет |
| Налоговый учет | Документы (переписка, акты, возражения, заявления) о разногласиях с ФНС по вопросам начисления и уплаты налогов | 5 лет |
| Налоговый учет | Переписка о реструктуризации задолженности по налогам | 6 лет |
| Налоговый учет | Расчеты по страховым взносам за своих сотрудников | 50/75 лет |
| Налоговый учет | Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ | При наличии лицевых счетов — 5 лет При отсутствии лицевых счетов или зарплатных ведомостей — 50/75 лет |
| Налоговый учет | Реестры сведений о доходах работников, представляемые налоговыми агентами в ФНС | 5 лет |
| Налоговый учет | Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и страховых взносов | При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Бухгалтерский учет | Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (ордера, табели, накладные, квитанции, акты о приеме, сдаче и списании имущества) | 5 лет при условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет | Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы операций, учетные карточки, ордера, ведомости, инвентарные списки) | 5 лет при условии проведения проверки |
| Бухгалтерский учет | Документы учетной политики (стандарты бухучета, рабочий план счетов бухучета) | 5 лет после замены на новые |
| Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения |
Годовая бухгалтерская отчетность | Постоянно |
| Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения |
Промежуточная бухгалтерская отчетность | 5 лет. При отсутствии годовой отчетности — постоянно |
| Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения |
Документы о рассмотрении и утверждении бухгалтерской отчетности (акты, заключения, протоколы) | Постоянно |
| Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения |
Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности: а) у аудируемого лица; б) у аудиторской организации, индивидуального аудитора |
а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности — постоянно б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения |
Документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах | а). 5 лет; для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности - постоянно б). 5 лет при условии проведения внешней проверки качества работы 10 лет после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел хранятся до принятия решения по делу |
| Бухгалтерский учет Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения |
Документы о выплатах заработной платы и других выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) | При наличии лицевых счетов — 6 лет При отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет |
| Кадровый учет | Документы по личному составу организации | 50/75 лет |
| Кадровый учет | Коллективные договоры | Постоянно |
| Кадровый учет | Перечни профессий | По месту утверждения – постоянно, в других организациях – до утверждения новых. |
| Кадровый учет | Графики отпусков | 3 года |
| Кадровый учет | Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее) | До востребования, но не более 50/75 лет |
| Кадровый учет | Документы о премировании сотрудников | 5 лет |
| Кадровый учет | Приказы о кадровых перемещениях | 50/75 лет |
| Кадровый учет | Личные карточки работников | 50/75 лет ЭПК |
| Кадровый учет | Книги, журналы, карточки учета, базы данных бланков трудовых книжек, отпусков, выдачи служебных загранпаспортов, справок о зарплате, месте работы, стаже. | 5 лет |
| Кадровый учет | Документы (заключения, акты, протоколы) о несчастных случаях, травмах и авариях на производстве а) по месту составления; б) в других организациях |
а) 45 лет; связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — постоянно б) 5 лет |
| Кадровый учет | Документы (приказы, распоряжения) о дисциплинарных взысканиях | 3 года |
| Кадровый учет | Заявки о потребности в иностранных работниках | 1 год |
| Кадровый учет | Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда (справки, обоснования, предложения) | 5 лет |
| Кадровый учет | Заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий | 1 год |
| Кадровый учет | Документы ( журналы, книги) учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) | 45 лет |
Cроки хранения наиболее распространенных документов в 2021 году
Эти сроки установлены приказом Росархива. В то же время, по некоторым документам сроки регламентируются нормативными актами других ведомств. Если по одним и тем же документам в нормативных актах установлены разные сроки, рекомендуем для безопасности выбирать больший.
То же самое с документами, которые вы создали или получили до изменения сроков хранения. По ним тоже руководствуйтесь наибольшим сроком.
Сроки хранения налоговых документов
Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.
Сроки хранения бухгалтерских документов
Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.
Сроки хранения кадровых документов
Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.
Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:
- документы о дисциплинарных взысканиях — 3 года;
- заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии — 1 год;
- документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) — 45 лет.
Санкции за нарушение порядка хранения документов
Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.
В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.
Согласно статье 13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения документов предусмотрены штрафы. Компания заплатит от 5 тыс. до 10 тыс. руб., а ее руководитель — от 3 тыс. до 5 тыс. руб.
Если нарушили порядок архивирования учредительных, регистрационных документов или договоров по крупным сделкам, то штраф составит до 300 тыс. руб. Такое наказание предусматривает статья 13.25 КоАП РФ.
