При ведении финансово-хозяйственной деятельности у субъектов может появиться дебиторская задолженность. Она представляет собой долги контрагентов перед компанией или ИП. Дебиторку нужно грамотно фиксировать в бухгалтерском учёте, чтобы была возможность отслеживать суммы и сроки по ней, а затем истребовать у должников. Иными словами, нужно тщательно подбирать для отражения дебиторской задолженности счета бухгалтерского учёта.
Что такое дебиторская задолженность
Дебиторская задолженность (ДЗ) представляет собой деньги или имущество, которые хозяйствующий субъект вправе получить от контрагентов и может их затребовать самостоятельно или через суд. Например, компания отгрузила клиенту партию товаров, но тот ещё не перечислил денежные средства в оплату покупки. В такой ситуации появляется дебиторская задолженность клиента. Если сама компания перечислит деньги за товар, который ей ещё не поступил, это также дебиторская задолженность, но только поставщика.
Кроме того, дебиторская задолженность — это также долги государства или сотрудников перед субъектом. К примеру, налогоплательщик переплатил сумму налогов, в этом случае дебиторка — сумма переплаты. Когда сотрудник нанёс материальный вред компании или получил беспроцентный заём и ещё не возместил его — это также дебиторская задолженность.
Соответственно, можно говорить о том, что дебиторская задолженность возникает в ситуации, когда субъекты договора не выполняют его условия одновременно. Например, когда товар покупают и сразу оплачивают, дебиторка не возникает. Когда есть временной разрыв между выдачей товара одной стороной договора и его оплатой другой стороной — сразу образуется дебиторская задолженность.
Неодновременное выполнение условий договора не всегда означает его нарушение. Вполне возможно, что в договоре указывается условие об отсрочке, а потому дебиторская задолженность в данном случае — вполне законное явление.
Дебиторская задолженность подразделяется на несколько видов в зависимости от таких признаков:
- Срок погашения — краткосрочная ДЗ со сроком погашения до 1 года и долгосрочная ДЗ со сроком погашения больше одного года.
- Срок выполнения обязательств — стандартная ДЗ с ненаступившим сроком погашения и просроченная ДЗ с просроченным сроком погашения.
- Вид должника — бюджет, сотрудники, клиенты, поставщики, учредители и т.д. Именно от вида должника зависит, на каком счете бухгалтерского учёта будет зафиксирована дебиторская задолженность.
- Вероятность погашения — нормальная ДЗ, сомнительная ДЗ, безнадежная ДЗ.
- Степень обеспеченности — ДЗ, которая обеспечена каким-либо залогом (или поручительством, или банковской гарантией), и ДЗ, которая не обеспечена ничем.
Дебиторы — счёт бухгалтерского учёта
Приказом Минфина от 31.10.2000 г. № 94н утверждён план счетов, в котором зафиксировано, какие именно счета нужно применять для фиксации дебиторской задолженности. Счёт выбирают в зависимости от того, кем является дебитор.
По задолженности счета бухгалтерского учёта содержатся в разделе VI «Расчёты», а именно:
- сч. 60 — для учёта расчётов с поставщиками и подрядчиками по авансовым перечислениям;
- сч. 62 — для учёта расчётов с покупателями и заказчиками за переданную продукцию, выполненные работы или оказанные услуги;
- сч. 68 — для учёта расчётов с бюджетом в части переплаты по налоговым платежам;
- сч. 69 — для учёта расчётов с бюджетом в части переплаты по страховым взносам и в части сумм социальных пособий к возмещению;
- сч. 70 — для учёта расчётов с сотрудниками в части задолженности по излишне выплаченной зарплате;
- сч. 71 — для учёта расчётов с подотчётными лицами в части задолженности по неиспользованному авансу или несдаче авансового отчёта;
- сч. 73 — для учёта расчётов с сотрудниками в части выданных им займов или в части возмещения ими материального ущерба;
- сч. 75 — для учёта расчётов с учредителями по взносам в уставный капитал;
- сч. 76 — для учёта расчётов с прочими дебиторами.
Указанные счета — активно-пассивные, соответственно, по ним может быть сальдо как по Дт, так и по Кт. Поскольку рассматривается вопрос, связанный с дебиторской задолженностью, указанные номера счетов в бухгалтерском учёте используются и анализируются в части актива — увеличение ДЗ проводится по дебету, а уменьшение ДЗ по кредиту. Сальдо счёта по дебиторской задолженности при этом дебетовое.
Что касается указания ДЗ, то она отражается в бухбалансе в составе оборотных активов по стр. 1230 (остатки по Дт счетов учёта задолженности за вычетом Кт счёта 63 для резерва по сомнительным долгам). Суммы ДЗ расшифровываются в пояснениях к балансу — в таблицах 5.1 и 5.2.
Перед составлением баланса нужно провести инвентаризацию дебиторской задолженности — для подтверждения корректности её фиксации на счетах, обнаружения сомнительной ДЗ, а также нереальной к взысканию.
Проводки по счетам дебиторской задолженности
При формировании бухгалтерских корреспонденций по дебиторской задолженности используются различные счета в зависимости от отражаемой операции. Расскажем подробнее, какие счета для проводок в бухгалтерском учёте для дебиторской задолженности использовать в конкретных ситуациях.
| Дт | Кт | Комментарий |
|---|---|---|
| Дебиторская задолженность при расчётах с поставщиком | ||
| 60 | 50 (51, 52) | Перечислили аванс по договору за товары, работы, услуги (образовалась ДЗ) |
| 10 (08, 10, 41, 91) | 60 | Приняли к учёту товары, работы, услуги (погасилась ДЗ) |
| Дебиторская задолженность при расчётах с покупателями | ||
| 62 | 90.1 | Отгрузили товары, работы, услуги (образовалась ДЗ) |
| 50 (51, 52) | 62 | Получили оплату за товары, работы, услуги (погасилась ДЗ) |
| Дебиторская задолженность при расчётах с сотрудниками по зарплате | ||
| 70 | 50 (51) | Выплатили аванс сотрудникам за первую половину месяца (образовалась ДЗ) |
| 20 (23, 25, 26, 91.2) | 70 | Начислили зарплату за месяц (погасилась ДЗ) |
| Дебиторская задолженность при расчётах с подотчетными лицами | ||
| 71 | 50 (51, 52) | Выдали деньги под отчёт (образовалась ДЗ) |
| 60 (76) | 71 | Израсходовали подотчётные деньги (погасилась ДЗ) |
| 50 (51, 52) | 71 | Получили возврат неиспользованных подотчётных денег (погасилась ДЗ) |
| Дебиторская задолженность при расчётах с сотрудниками по возмещению материального ущерба | ||
| 73 | 94 (28) | Отразили задолженность сотрудника по возмещению материального ущерба (образовалась ДЗ) |
| 50 (51, 52, 70) | 73 | Получили возмещение ущерба полностью или частично (погасилась ДЗ) |
| Дебиторская задолженность при расчётах с учредителями | ||
| 75 | 80 | Отразили задолженность по вкладу в уставный капитал (образовалась ДЗ) |
| 50 (51, 52, 08, 10) | 75 | Получили вклад в уставный капитал (погасилась ДЗ) |
Проводки по счетам бухгалтерского учёта, отражающим погашение дебиторской задолженности, фиксируют именно закрытие дебиторки в связи с конкретными действиями дебитора — самостоятельно внёс деньги или имущество. Но иногда дебиторская задолженность не погашается, а списывается, и эти понятия несут разный экономический смысл.
Списание дебиторской задолженности по номеру счёта в бухучёте обозначает, что дебитор её не погасил своими средствами и не будет этого делать в перспективе. В подобной ситуации она относится на финансовые результаты как расход или закрывается через резервы по сомнительным долгам.
Дебиторская задолженность на счетах бухгалтерского учёта списывается при завершении её срока исковой давности или при её становлении нереальной к взысканию. К примеру, к такой ДЗ относятся долги ликвидированных контрагентов, которые не взысканы судебными приставами.
В подобном случае нужно оформлять корреспонденцию, когда дебиторку списывают за счёт резерва по сомнительным долгам:
- Дт 91.2 Кт 63 — создали резерв;
- Дт 63 Кт 60 (58, 62, 71, 73 и т.д.) — списали дебиторку за счёт резерва;
- Дт 63 Кт 91.1 — уменьшили (восстановили) резерв;
- Дт 91.2 Кт 60 (58, 62, 71, 73 и т.д.) — отнесли на расходы остаток ДЗ, не покрытой из резерва.
Когда в дебиторку включён НДС, величину налога учитывают при списании. При этом не составляется отдельная корреспонденция. Но налог, который ранее приняли к вычету с аванса, рекомендуется восстановить к уплате на момент списания задолженности через корреспонденцию Дт 60/НДС Кт 68.
Если в организации отсутствует резерв по сомнительным долгам, тогда списание ДЗ производится сразу в прочие расходы:
- Дт 91.2 Кт 60 (58, 62, 71, 73 и т.д.)
По Дт забалансового счёта 007 нужно отразить списанную ДЗ, когда обязательства дебитора ещё не прекратились и вполне возможно, что он возвратит долг в перспективе (не касается ликвидации или исключения из ЕГРЮЛ). На счёте 007 дебиторка будет отражаться в течение пяти лет с момента её списания.
Иногда даже после завершения срока исковой давности дебитор всё же погашает ДЗ. В этом случае на момент её погашения фиксируется прочий доход — на сумму оплаты. И эту же сумму списывают с кредита счёта 007.
Корреспонденция в такой ситуации:
- Дт 50 (51, 52) Кт 60 (62, 76 и т.д.) — отразили поступившую оплату в погашение ДЗ, ранее списанной;
- Дт 60 (62, 76 и т.д.) Кт 91.1 — отразили прочий доход в сумме, поступившей в погашение ДЗ;
- Кт 007 — списали ДЗ с забалансового счёта.
Дебиторскую задолженность разрешается продавать — процедура аналогична продаже прочего имущества, которое не относится к товарам или готовой продукции. Заключается договор цессии о переуступке прав требования, по которому поступающая сумма является прочими доходами, а сама сумма дебиторской задолженности считается прочим расходом:
- Дт 76 Кт 91.1 — признали прочие доходы от переуступки ДЗ
- Дт 91.2 Кт 62 — списали дебиторскую задолженность в расходы
- Дт 51 Кт 76 — получили деньги за продажу дебиторской задолженности
