Выдать займ сотруднику — не то же самое, что одолжить денег знакомому. Даже если на работе царит дружеская обстановка, а многие вопросы решаются по личной договоренности. Это в первую очередь — сделка между работодателем и сотрудником, которую нужно правильно отразить в бухгалтерии и провести по закону.
В материале расскажем, можно ли выдать беспроцентный займ сотруднику и как это сделать.
Что говорит закон о выдаче займа сотруднику
Все нюансы выдачи займа сотруднику от организации описаны в 42 Главе Гражданского кодекса. Все, что важно учитывать при оформлении ссуды, содержится в параграфе 1 (статьи 807 - 818 ГК РФ). Сотрудник и его руководство должны опираться на него на каждом этапе.
Работник может попросить у начальства ссуду по любому законному поводу. Руководство, в свою очередь, вправе согласиться или отказать сотруднику организации. При этом работодатель может установить проценты или обойтись без них. Беспроцентные кредиты могут быть выгодны каждой стороне: сотрудник получает помощь и не переплачивает за нее так, как при займе в банке, а руководство повышает лояльность других работников.
Кто может попросить ссуду на работе
Хотя работник не должен готовить массу документов в подтверждение своей платежеспособности, как это было бы с банковским займом, он должен соответствовать определенным требованиям.
Каждая организация самостоятельно определяет, кому из работников можно занимать деньги. Чаще всего при выдаче кредита ориентируются на характеристики самого сотрудника и его заслуги, например:
- личные качества (как работник выполняет свои обязанности, взаимодействует с коллективом и работодателем и т.д.);
- профессиональные результаты;
- стаж работы (как правило, доверие работодателя обычно заслуживают те, кто дольше трудится на его предприятии);
- размер зарплаты;
- наличие других непогашенных займов;
- цель ссуды и т.д.
Все сопутствующие документы, которые обычно требуются займодателю, у организации уже есть. Для выдачи кредита работнику не нужно подавать ничего, кроме заявления.
В некоторых компаниях можно запрашивать небольшие займы сразу после трудоустройства — это одна из мер мотивации сотрудников. Другие организации выдают их только после окончания испытательного срока.
Как выдать займ работнику от работодателя
Если неправильно оформить процедуру выдачи беспроцентного займа, у компании могут быть проблемы с самим сотрудником или налоговой. Посмотрим, как нужно проводить такие сделки.
Как взять ссуду на работе: этапы процедуры
Общий порядок оформления беспроцентного займа сотруднику выглядит так:
- Обращение сотрудника. Еще до подачи заявления работнику стоит устно обратиться к начальству и предупредить, что он хочет взять кредит. Цели заявки и вероятность выдачи средств можно обсудить неформально — все договоренности, к которым придут стороны, в дальнейшем зафиксируют при оформлении выдачи займа.
- Подача заявления. Сотрудник подает начальству заявление, в котором просит работодателя выдать ему беспроцентный кредит. Установленной формы для заявки нет, ее можно написать произвольно, отразив ключевые нюансы: личные данные заявителя, реквизиты организации, желаемые условия.
- Рассмотрение обращения сотрудника. Заявление на получение беспроцентного кредита регистрируют в канцелярии организации, потом его рассматривает начальство. Руководитель может запросить дополнительную информацию о сотруднике у бухгалтерии, кадрового отдела, прямого начальника, других работников.
- Оформление соглашения. Если руководство организации одобрит заявление, работник подписывает с ним договор о беспроцентном займе.
- Получение беспроцентного займа. Выдачу средств можно произвести наличными или с помощью перевода на карту.
Погашение беспроцентного займа — последний этап процедуры. Обычно руководство вычитает деньги из зарплаты работника до тех пор, пока тот полностью не закроет долг. Сумма вычета зависит от договоренностей между сторонами, длительности и размера беспроцентного кредита.
Как оформить договор
Договор о беспроцентном займе нужно заключать письменно. Можно взять за образец обычное кредитное соглашение и добавить туда необходимые пункты.
В документе нужно указать исчерпывающую информацию о займе:
- его сумму;
- нулевую процентную ставку по возврату;
- сроки выдачи (для периодических выплат и окончательного погашения);
- цель.
В договоре нужно четко прописать, что займ — беспроцентный. Иначе проценты установятся автоматически — по ставке рефинансирования Центробанка. В этом случае компании-займодателю доначислят налог на прибыль.
В соглашение также включают другие ключевые обстоятельства сделки:
- место и дату оформления;
- полное название компании;
- данные руководителя и работника;
- периодичность возврата;
- право сотрудника вернуть деньги досрочно;
- способ погашения долга — вычет из зарплаты, передача наличными и др.;
- ответственность за невыполнение обязательств договора;
- методы разрешения возможных конфликтов;
- конфиденциальность.
В соглашении также нужно предусмотреть форс-мажорные обстоятельства, при которых работник может не выплачивать остаток долга и избежать при этом штрафа — чрезвычайные ситуации, военное положение и другие весомые причины.
Руководитель вправе убедиться, что сотрудник не врет ему о своих намерениях. Особенно, если речь идет о крупной сумме. Поэтому он может потребовать доказательства, которые подтверждают цель беспроцентного займа — медицинскую выписку, справку о составе семьи, платежное поручение и т.д.
Если в процессе потребуется изменить условия сделки (продлить срок, скорректировать сумму периодических возвратов и т.д.), стороны подписывают дополнительное соглашение к договору. Как только сотрудник получит деньги, соглашение вступает в силу.
Какими проводками отразить выдачу беспроцентного займа работнику
Займы сотрудникам проводят по счету 73 — там отражают любые расчеты с работниками, кроме зарплат и средств подотчета. Расчеты по займам отражают на субсчете 73.1.
Операции по беспроцентным кредитам оформляют такими проводками:
- Д/т 73.1; К/т 50 (51) — деньги выданы сотруднику (или переведены на его счет);
- Д/т 50, 51, 70; К/т 73.1 — долг возвращен.
Налоги за беспроцентный займ работнику
Если организация выдает кредит по ставке 0%, то никаких доходов от сделки она не получает. Поэтому и налоги платить ей не придется.
А вот сотрудник в глазах закона получает некоторую материальную выгоду — в сумме тех процентов, которые он экономит, отдавая работодателю только тело долга (статья 212 Налогового кодекса).
Материальная выгода зависит от ставки рефинансирования и считают её по формуле:
Формула расчёта материальной выгодыКак налоговый агент, организация выполняет такие шаги:
- каждый месяц начисляет налог в размере 35% от материальной выгоды в течение действия сделки о займе (нерезидентам страны начисляют 30%);
- удерживает его из всех доходов работника (при этом суммарный размер удерживаемого налога не может быть больше половины дохода сотрудника) ;
- перечисляет НДФЛ в ИФНС не позднее следующего рабочего дня.
Важно! Материальную выгоду, полученную в 2021-2023 годах, освободили от НДФЛ (Федеральный закон от 26.03.2022 № 67-ФЗ).
Страховые взносы с экономии на процентах уплачивать не нужно.
Прощение долга
Если сотрудник зарекомендовал себя как ответственный и преданный делу работник, который хорошо трудится на благо бизнеса, начальство может простить ему долг. Тогда деньги организации он может не возвращать — но налоги платить придется.
НДФЛ с выгоды от сэкономленных процентов работник будет выплачивать до конца действия соглашения. К этому добавляются обязательства по новой материальной выгоде — из-за освобождения от займа. Размер прощенной суммы облагается налогом по ставке 13%. При этом суммарный размер НДФЛ по-прежнему не может быть больше половины всего дохода работника.
Освобождение от налогообложения
Иногда при беспроцентном займе можно не уплачивать НДФЛ от выгоды на сэкономленных процентах. Речь идет о таких случаях:
- Если беспроцентный займ работнику выдали для решения жилищного вопроса. Имеется в виду покупка недвижимости в любом виде (квартира, участок с домом, комната) или участка, предназначенного для строительства будущего дома, на территории России.
- Если сотрудник взял кредит в российской финансовой организации для рефинансирования займа, выданного для приобретения недвижимости или строительства.
Беспроцентный займ сотруднику от организации: все нюансы кратко
- Гражданский и налоговый кодексы не накладывают особых ограничений на процесс выдачи займа работнику от работодателя. Руководство компании самостоятельно решает, когда сотрудники могут об этом просить — сразу по факту трудоустройства или после испытательного срока.
- Порядок оформления, выдачи и возврата долга регулируется соглашением между сторонами и рамками 42 главы ГК РФ. Содержание и форма договора, в свою очередь, регламентируются статьями 807 и 808 ГК РФ.
- В соглашении важно указать беспроцентный характер займа.
- Организация не платит налоги на беспроцентный займ. Формально, она выдает сотруднику деньги и позже получает обратно ту же сумму, не получая при этом материальной выгоды.
- Сотрудник получает материальную выгоду от экономии на процентах, а потому платит НДФЛ (35% для резидентов, 30% для нерезидентов) с сэкономленной суммы. Налог удерживает и перечисляет в ИФНС работодатель.
- Если работнику прощают долг, он дополнительно уплачивает 13% НДФЛ с той суммы, которую ему простили.
Работник может попросить любую сумму — в пределах возможностей и планов работодателя. Но имейте в виду, что Налоговая служба обращает внимание на суммы больше 600 тысяч рублей. Согласно закону №115-ФЗ, она вправе устроить проверку и убедиться, что этот займ сотруднику — не попытка легализовать незаконные доходы.
