Если деятельность ИП или ООО связана с использованием оборудования, рано или поздно придется столкнуться с процедурой приёма-передачи, в рамках которой составляется специальный акт. В этой статье вы узнаете, когда он нужен и как правильно его подготовить.
Как правильно составить акт сдачи-приёмки оборудования
Акт-приема передачи оборудования разрешено составлять в свободной форме (кроме некоторых исключений), но в большинстве случаев за основу берут унифицированную форму № ОС-14. Оформлять разрешено как на простых листах А4, так и на фирменных бланках. Выбранная форма документа должна быть утверждёна в Учётной политике организации.
В документе в обязательном порядке указывают:
- реквизиты всех сторон-участников;
- номер акта и дату;
- подробное описание передаваемого/получаемого оборудования;
- сведения о технических неисправностях, дефектах и других особенностях (если имеются);
- данные о комплектации техники (например, дополнительные приспособления);
- подписи лиц, принимающих участие в приемке-передаче оборудования.
- при необходимости, подпись эксперта, который проверял передаваемый актив на наличие дефектов и неисправностей.
Как правило, документ составляют в двух экземплярах. Однако бывает так, что к передаче узкопрофильной техники привлекают сторонних специалистов (например, для проверки состояния и обнаружения дефектов и неисправностей). В таком случае количество экземпляров равняется участникам приёма оборудования. Если предусмотрена передача дополнительной технической документации, её указывают в акте.
Образец заполнения бланка
Сверьтесь с образцом, чтобы без ошибок заполнить документ:
Акт приема-передачи оборудования
Акт приема-передачи оборудования 2
Правила заполнения
Мы подготовили список правил, которые помогут в заполнении бланка акта приёма-передачи:
- В шапке укажите полное наименование документа, город, в котором составляется акт, и дату подписания.
- В первом абзаце пропишите сведения об участниках приема-передачи оборудования: полное наименование передающей и принимающей организаций с указанием должностных лиц (например, директора, действующего на основании Устава).
- Напишите, что настоящий документ подтверждает передачу заявленного оборудования от Стороны 1 — Стороне 2. Здесь же укажите номер договора, в рамках которого оформляете бланк акта сдачи-приёмки.
- Подробно опишите полученные активы в отдельной таблице. Она должна содержать информацию о модели, серийном номере, технических характеристиках, текущем состоянии и количестве. В отдельном столбце укажите стоимость всех позиций (с НДС или без).
- Добавьте блок об ответственности сторон.
- Укажите возможные форс-мажорные ситуации.
- Зафиксируйте количество экземпляров акта. Добавьте поля для подписей сторон, подтверждающих достоверность информации в документе.
Акт, составленный в соответствии с этими правилами подойдет для передачи активов.
Виды акта приёма-передачи оборудования
Форма бланка зависит от ситуации. Не всегда компании и предприниматели имеют право составлять документ произвольно. Выделяют три унифицированные акта сдачи-приёмки:
- ОС-14: Предназначается для учёта оборудования, передаваемого на склад. Актуально для случаев, когда полученные активы становятся основными средствами на балансе фирмы.
- ОС-15: Применяется при сдаче техники в монтаж (в такой ситуации необходим представитель организации, осуществляющей установку).
- ОС-16: Используется, когда в ходе осмотра оборудования были обнаружены дефекты и неисправности.
Когда нужен акт
Акт приёма-передачи оборудования предприниматель или организация составляет, когда покупает, арендует, получает по договору комиссии или вводит в эксплуатацию оборудование. Данный первичный документ подтверждает получение активов по договору, заключенному с другим ИП или ООО.
Акт приёма-передачи оборудования является основанием для внесения оборудования в состав производственных мощностей. После того как подписи под документом поставят уполномоченные на то лица, акт передают в бухгалтерию, а само оборудование можно поставить на учёт.
