Современный бизнес использует множество ПО для разных задач: бухгалтерские сервисы, товароучётные программы, CRM-системы. Расскажем, как учесть программное обеспечение в бухгалтерском учёте.
Учёт программного обеспечения: основное
Согласно статье 1225 Гражданского кодекса, ПО — результат интеллектуального труда. Интеллектуальная собственность защищается авторским правом. Учёт зависит от того, какой частью прав обладает бизнес.
Компания или ИП могут разработать программное обеспечение самостоятельно или пользоваться сервисами, созданными третьими лицами. Работать с чужим ПО без документально оформленного разрешения его владельцев незаконно. Поэтому необходима передача интеллектуальных прав.
Варианта два:
- Отчуждение прав на ПО. В этом случае изначальный правообладатель передаёт все имущественные права на программу бизнесу, который сможет пользоваться им без ограничений.
- Передача неисключительных прав. Бизнес получает только часть прав и может пользоваться ПО на условиях, оговорённых с правообладателем.
Если бизнес получает исключительные права на ПО, необходимо подписать договор отчуждения. Признаки таких соглашений определены статьёй 1234 Гражданского кодекса. В содержании необходимо указать:
- предмет договора — подробное описание ПО, из которого должно чётко следовать, на какую именно программу передаются права;
- стоимость передачи исключительных прав;
- порядок оплаты;
- факт передачи исключительных прав от одной стороны к другой.
Договор отчуждения сам по себе подразумевает, что после вступления соглашения в силу бизнес становится новым правообладателем ПО. Можно дополнительно детализировать этот факт и прописать, какие именно права получает вторая сторона: на распространение, видоизменение, продажу объекта и т.д.
Когда бизнес получает права частично, подписывают лицензионный или сублицензионный договор. Условия подписания таких соглашений указаны в статье 1235 Гражданского кодекса. Здесь также важно предусмотреть все детали:
- предмет договора;
- стоимость и порядок оплаты — например, ежемесячная оплата или процент за пользование;
- перечень способов использования ПО, которые получает бизнес за вознаграждение.
Это ключевые пункты, которые обязательно должны быть в лицензионных соглашениях. Отдельно можно указать несущественные параметры, например, ограничения по территории использования ПО или срок действия договора.
Документы необходимы, чтобы отразить расходы на программное обеспечение в учёте. Бизнесу потребуются:
- договор на передачу прав на ПО;
- акт приёмки-передачи.
От объёма прав, которые бизнес получает на ПО, зависит дальнейший учёт.
Как отразить программное обеспечение в бухгалтерском учёте при наличии исключительных прав
Программы обычно относят к категории нематериальных активов. Для этого требуется соблюдение нескольких условий:
- бизнес может подтвердить права на объект документально;
- нематериальный актив можно отделить от остальных;
- у объекта нет вещественной формы;
- в течение минимум года бизнес не собирается передавать права на объект кому-то другому;
- объект будет использоваться для целей бизнеса ради получения экономической выгоды;
- срок использования объекта — от 12 месяцев (если срок ровно 12 месяцев, то не считается НМА).
При соблюдении всех критериев исключительные права на программу в бухгалтерском учёте относят к категории НМА В налоговом учёте ПО признают амортизируемым имуществом.
В бухучёте программу необходимо учитывать по первоначальной стоимости, в которую можно включить все расходы на приобретение: покупку домена, оплату по договору отчуждения прав и т.д. Последующие расходы, например, обслуживание сайта или обновления, учитывать в первоначальной стоимости нельзя.
Какие проводки используются в учёте на данном этапе:
| Д/т | К/т | Операция |
|---|---|---|
| 08 | 10, 02, 05, 70, 68, 69, 23, 25, 26, 76, 60 | Отразили затраты на приобретение или создание ПО |
| 04 | 08 | Приняли ПО к учёту в качестве объекта НМА |
Лимит стоимости объектов НМА компании вправе установить самостоятельно. Рекомендуется приблизить его к значениям налогового учёта (100 тыс. руб.), чтобы избежать разницы в показателях и упростить учёт.
Средства, потраченные на создание и приобретение НМА ниже лимита, списываются в расходы в том периоде, когда завершились капвложения в объект. Используется проводка:
- Д/т 20, 23, 25, 26, 44, 91.2;
- К/т 10, 02, 05, 70, 60, 69, 8, 23, 25, 26, 76, 60.
Балансовую стоимость объекта необходимо подвергать переоценке, чтобы сохранять справедливые значения в соответствии с данными активного рынка. Что здесь необходимо предпринять:
- составить решение о переоценке нематериального актива;
- определить периодичность переоценки, например, раз в год или чаще;
- выбрать способ переоценки — пересчёт балансовой стоимости или пересчёт первоначальной стоимости и накопленной амортизации отдельно.
Однако переоценка проводится добровольно, по желанию руководства. Среди обязанностей бизнеса в рамках бухучёта ПО и других НМА — проводить проверку на обесценение минимум раз в год.
Амортизация программного обеспечения как объекта НМА
Стоимость амортизируемых нематериальных объектов списывается в расходы не единовременно, а постепенно. Порядок амортизации зависит от того, какие правила приняты в компании для каждого конкретного НМА.
В учётной политике необходимо прописать ключевые элементы:
-
Срок полезного использования каждого нематериального актива. Есть два варианта. Первый определяется временем, в течение которого объект будет способен приносить бизнесу выгоду. Этот способ используется чаще всего.
Второй — срок полезного использования определяется из объёма товаров или услуг, которые можно произвести, используя НМА. Это менее распространённый способ. В этом случае необходима прямая связь между использованием объекта и производством продукции / оказанием услуг. - Стоимость ликвидации. Также устанавливается для каждого объекта исходя из стоимости продажи после окончания срока использования за вычетом расходов на ликвидацию.
- Способ начисления амортизации. Их несколько: линейный, уменьшаемого остатка или пропорционально объёму продукции. Выбор зависит от того, какой срок полезного использования установили для объекта и как бизнес рассчитывает получать выгоду от работы с ним. Например, линейный метод будет актуален, если компания рассчитывает получать выгоду равномерно в течение срока использования.
- Сроки начала и окончания амортизации. Есть два основных метода. Первый — со дня признания НМА в учёте и до даты выбытия. Второй — с первой даты месяца, идущей за месяцем признания НМА в учёте, до первого дня месяца, следующего за месяцем выбытия.
- Периодичность начисления амортизации. Срок может быть любым. Чаще всего выбирают ежемесячное начисление.
В бухгалтерском учёте для отражения амортизационных начислений используется бухсчёт 05 в корреспонденции с затратными счетами: 20, 23, 25, 26, 44.
Подробнее о порядке бухгалтерского учёта в отношении объектов НМА прописано в ФСБУ 14/2022, который применяется с отчётности за 2024 год.
Как вести учёт неисключительных прав на программное обеспечение
Многие сервисы используются по лицензионному договору, когда бизнес не становится полноценным правообладателем, но может работать с обозначенным функционалом ПО. В этом случае программу не учитывают в качестве нематериального объекта.
В бухгалтерском учете расходы на ПО сроком до 12 месяцев списываются единовременно на расходы. В налоговом учете - равномерно последним числом каждого месяца.
Здесь между налоговым и бухгалтерским учётами могут появляться расхождения. Во многих договорах срок пользования не указывается. В целом, это значит, что бизнес вправе установить в учёте любой срок. Но надёжнее исходить из закона, по которому договоры без указанного срока пользования объектом по умолчанию действуют 5 лет.
Пока бизнес пользуется программным обеспечением, права на которое принадлежат третьему лицу — учитывать ПО нужно на забалансовом счёте. В Плане счетов нет специального бухсчёта для операций с программами, поэтому компания может самостоятельно открыть специальный забалансовый бухсчёт.
При учете неисключительных прав на программное обеспечение стандартные операции оформляются так:
- Д/т 20, 23, 25, 26, 44, К/т 60 — списали стоимость лицензии единовременно.
Плательщики УСН «Доходы минус расходы» могут включать затраты на неисключительные права при пользовании ПО в расчёт налоговой базы по факту оплаты.
Бухгалтерский учёт при обновлениях или обслуживании ПО
Иногда бизнес оплачивает обновление программы. Обслуживание сервисов часто требует ежемесячных платежей.
Такие расходы учитываются как текущие в момент оказания услуги. Используется корреспонденция:
- Д/т 20, 23, 25, 26, 44; К/т 60 — списали оплату обслуживания или обновления программы.
Учет программного обеспечения в бухгалтерском учёте: главное
- Порядок учёта зависит от того, кто является правообладателем программного обеспечения — сам бизнес или третье лицо.
- Право пользования ПО оформляется документально. Если компания покупает программу, необходимо подписать договор отчуждения прав — тогда бизнес станет законным правообладателем ПО.
- Когда права на ПО принадлежат компании, она может учитывать её в качестве нематериального актива. Правила прописаны в ФСБУ 14/2022.
- Если бизнес может реализовывать только часть прав — то есть, пользоваться определённым функционалом ПО без перехода права собственности — оформляется лицензионный договор.
- Расходы на неисключительные права на ПО списываются в бухгалтерском учёте единовременно на расходы.
