Расходно-кассовый ордер (РКО)

Сотрудники фирмы не имеют права просто взять или внести деньги в кассу предприятия. Любое движение наличных средств необходимо отражать в первичных документах. При поступлении наличности заполняется приходный ордер, при выдаче – расходный ордер. На их основании делаются бухгалтерские проводки по отражению факта выдачи или поступления наличных денежных средств из кассы. Отсутствие этих документов считается нарушением кассовой дисциплины и карается штрафом. 

Расходник – это не бланк строгой отчетности, поэтому его не обязательно заказывать в типографии, а можно распечатывать на обычном принтере. Допускается заполнять РКО на компьютере или при помощи специальных бухгалтерских программ, а потом распечатывать для подписи. Форма расходного кассового ордера КО-2 была утверждена еще в 1998 году Постановлением Госкомстата РФ и успешно действует по настоящее время.

Чтобы скачать бланк расходного кассового ордера и образец заполнения в разных ситуациях, зарегистрируйтесь в сервисе «Моё дело».

Кто заполняет

Все организации при операциях с наличностью. Индивидуальные предприниматели от соблюдения кассовой дисциплины освобождены, но могут оформлять кассовые документы в добровольном порядке.

Варианты использования

Расходный бланк заполняется непосредственно во время совершения кассовой операции, то есть в момент выдачи денег. 

Одна из распространенных ситуаций – выдача заработной платы из кассы предприятия. Помимо выплаты зарплаты, кассово расходный ордер выписывается для оформления следующих операций:

• Сдача наличной выручки за товары и услуги в банк.
• Расчеты с контрагентами.
• Выдача наличности подотчетному лицу.
• Выплата материальной помощи.

Порядок заполнения 

В расходнике не допускаются помарки и ошибки. 

В бланк нужно внести следующую информацию:

• 1. Код ОКПО.
• 2. Наименование юридического лица, из кассы которого выдаются средства. Оно должно соответствовать данным, отраженным в выписке из ЕГРЮЛ либо ЕГРИП.
• 3. Порядковый номер. В течение года, начиная с 01 января, организация обязана непрерывно вести нумерацию всех РКО. 
• 4. Корреспондирующие счета (зависят от задачи, для которой предусмотрены средства), код подразделения и код аналитического учета (эти поля заполняются редко). ИП и компании, которые ведут бухучет по упрощенному порядку, счета по дебету и кредиту не ставят, эти поля остаются пустыми.
• 5. Код целевого назначения (для бюджетных организаций).
• 6. Сумма в рублях с копейками. Рубли от копеек отделяются дефисом или запятой (например, 2-45 или 2,45).
• 7. Имя, фамилия и отчество получателя денег. При сдаче выручки в банк, в графе «Выдать» указывается Ф.И.О сотрудника, который выполняет эту задачу. Основанием будет «Сдача наличных в банк».
• Если деньги выдаются другому юридическому лицу, в строке «Выдать» вписываются данные представителя, а в строке «Приложение» указываются данные доверенности.
• 8. Основание для выдачи денег: распоряжение, приказ, квитанция, доверенность и т.д.
• 9. Сумма прописью с заглавной буквы. Словами прописываются только рубли, копейки проставляются в цифрах.
• 10. Реквизиты документа, удостоверяющего личность покупателя.

В день выдачи заработной платы можно выписать один расходник на всю сумму, тогда в строке «Выдать» нужно вписать фразу «Работникам предприятия». В качестве основания будет фигурировать платежная ведомость, а поля «По», «Подпись» и «Получил» останутся пустыми.

После заполнения реквизитов проставляются подписи руководства и главного бухгалтера.

В строке «Получил» человек, получающий наличные, прописывает сумму рублей словами, копейки цифрами, ставит дату и подпись.

После оформления РКО, кассир проверяет правильность составления, ставит штамп «Оплачено» или штамп предприятия и дату гашения.

Расходник заполняется в одном экземпляре и остается в кассе предприятия. После оформления РКО необходимо оставить запись в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров по форме КО-3. Нумерация в журнале должна совпадать с нумерацией на бланке РКО.

Срок хранения

РКО подшиваются к отчетам кассира и хранятся в течение пяти лет.

Кассовая дисциплина в сервисе «Моё дело»

Пользователи, ведущие учет в нашей интернет-бухгалтерии, могут даже не искать бланки РКО и ПКО. В сервисе они формируются автоматически, как и кассовая книга. Вам останется только распечатать и подписать документ. 

Это просто и удобно. Зарегистрируйтесь – и убедитесь в этом сами.