Должностная инструкция начальника отдела делопроизводства

Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ООО "Бета"

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Бета"
___________________ А.И. Петров

03.04.2017

Должностная инструкция начальника отдела делопроизводства

03.04.2017              № 400-ДИ

г. Москва

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Начальника отдела делопроизводства ООО "Бета".

1.2. Начальник отдела делопроизводства назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО "Бета".

1.3. Начальник отдела делопроизводства подчиняется непосредственно генеральному директору ООО "Бета".

1.4. На должность Начальника отдела делопроизводства назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности начальника группы отдела или документоведа не менее одного года.

1.5. Начальник отдела делопроизводства должен знать:
− законодательные и нормативные правовые акты в сфере делопроизводства;
− структуру ООО "Бета";
− организацию делопроизводства;
− схемы документооборота;
− порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
– стандарты и унифицированные формы управленческой документации;
− сроки и порядок передачи дел в архив;
− системы организации контроля за исполнением документов;
– средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в отделе делопроизводства;
− оргтехнику и иные технические средства труда;
− основы экономики, организации производства, труда и управления;
− основы трудового законодательства;
− правила охраны труда, производственной санитарии и личной гигиены, пожарной безопасности.

1.6. В своей деятельности Начальник отдела делопроизводства руководствуется:
– локальными нормативными актами ООО "Бета", в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО "Бета";
– настоящей Должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия Начальника отдела делопроизводства его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО "Бета".

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Начальник отдела делопроизводства выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Руководит организацией работы отдела делопроизводства.
2.2. Организует эффективное взаимодействие работников отдела делопроизводства, направляет их усилия на своевременное, полное и качественное выполнение задач по организации делопроизводства.
2.3. Контролирует надлежащее выполнение работниками отдела делопроизводства их должностных обязанностей.
2.4. Организует работу отдела делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат.
2.5. Принимает участие в разработке проектов бизнес-планов ООО "Бета", обеспечивает их согласование по вопросам организации работы отдела делопроизводства.
2.6. Руководит планированием работы отдела делопроизводства, ежемесячно представляет проект плана работы на рассмотрение заместителя директора.
2.7. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства и организует их внедрение.
2.8. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку отчетов о соблюдении сроков исполнения документов..
2.9. Организует разработку и внедрение прогрессивных технологических процессов работы с документами и документированной информацией на основе организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2.10. Обеспечивает своевременное и качественное внедрение систем ведения документации, стандартов по вопросам делопроизводства.
2.11. Руководит работой по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документооборота.
2.12. Осуществляет организационно-методическое руководство работой по отбору документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

3. ПРАВА

Начальник отдела делопроизводства имеет право:
3.1. Требовать от непосредственного руководителя содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Знакомиться с проектами решений генерального директора ООО "Бета", касающимися деятельности канцелярии.
3.3. Представлять на рассмотрение генерального директора ООО "Бета" предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО "Бета".
3.4. Получать от работников ООО "Бета" информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Начальник отдела делопроизводства несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО "Бета"), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Начальника отдела делопроизводства определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО "Бета".
5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Начальника отдела делопроизводства в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО "Бета".

Должностная инструкция разработана в соответствии с Приказом генерального директора ООО "Бета" № 1-Пр от 01.06.2015.

Должностную инструкцию составила:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

С инструкцией ознакомлен:

03.04.2017 ________________ Д.В. Ефремов

Согласовано:

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

03.04.2017