Должностная инструкция секретаря

Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ООО "Бета"

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Бета"
____________________ А.И. Петров

02.11.2011

Должностная инструкция секретаря

02.11.2011              № 16-ДИ

г. Москва

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Секретаря ООО "Бета".

1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО "Бета" по представлению Офис-менеджера.

1.3. Секретарь подчиняется непосредственно Офис-менеджеру.

1.4. На должность Секретаря назначается лицо, имеющее среднее (полное) общее образование

и стаж работы не менее одного года.

1.5. Секретарь должен знать:
– постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности ООО "Бета" и ведения делопроизводства;
– структуру и руководящий состав ООО "Бета" и его структурных подразделений;
– организацию делопроизводства;
– методы оформления и обработки документов;
– архивное дело;
– машинопись;
– правила пользования приемно-переговорными устройствами и другой оргтехникой;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– правила написания деловых писем с использованием типовых форм;
– основы этики и эстетики;
– правила делового общения;
– основы организации труда и управления;
– основы трудового законодательства.

1.6. В своей деятельности Секретарь руководствуется:
– методическими и нормативными материалами по вопросам ведения делопроизводства;
– локальными нормативными актами ООО "Бета", в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО "Бета" и непосредственного руководителя;
– настоящей Должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия Секретаря его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО "Бета".

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Готовит по поручению генерального директора и непосредственного руководителя необходимые документы и материалы (письма, запросы, справки и т.п.).
2.2. Обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документов.
2.3. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководителям ООО "Бета".
2.4. Контролирует исполнение документов и поручений руководителей ООО "Бета", принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
2.5. Получает и распределяет входящую почту, отправляет исходящую почту.
2.6. Обеспечивает оперативную связь со сторонними коммерческими и государственными организациями.
2.7. Принимает и распределяет телефонные звонки, отправляет и получает документы по факсу.
2.8. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.9. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.10. Копирует документы на копировальном аппарате, сканирует документы с использованием сканера.

3. ПРАВА

Секретарь имеет право:
3.1. Требовать от своего непосредственного руководителя и генерального директора содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от работников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.4. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися деятельности Секретаря.
3.5. Представлять на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО "Бета".
3.6. Получать от работников ООО "Бета" информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО "Бета"), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Секретаря определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО "Бета".

5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Секретаря в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом Генерального директора ООО "Бета".

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом Генерального директора ООО "Бета" № 1-Пр от 23.08.2011.

Должностную инструкцию составил:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

С инструкцией ознакомлена:

02.11.2011 ________________ М.Е. Иванова

Согласовано:

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

02.11.2011