Должностная инструкция секретаря-ресепшиониста

Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ООО "Бета"

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Бета"
___________________ А.И. Петров

02.11.2011

Должностная инструкция секретаря-ресепшиониста

02.11.2011              № 17-ДИ

г. Москва

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Секретаря-ресепшиониста ООО "Бета".

1.2. Секретарь-ресепшионист назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО "Бета" по представлению Офис-менеджера.

1.3. Секретарь-ресепшионист подчиняется непосредственно Офис-менеджеру.

1.4. На должность Секретаря-ресепшиониста назначается лицо, имеющее среднее (полное) общее образование и стаж работы не менее одного года.

1.5. Секретарь-ресепшионист должен знать:
– структуру и руководящий состав ООО "Бета" и его структурных подразделений;
– расположение структурных подразделений и отдельных специалистов ООО "Бета";
– организацию делопроизводства;
– методы оформления и обработки документов;
– машинопись;
– правила пользования приемно-переговорными устройствами и другой оргтехникой;
– основы этики и эстетики;
– правила делового общения;

– основы организации труда и управления;
– правила эксплуатации вычислительной техники;
– основы административного права и законодательства о труде.

1.6. В своей деятельности Секретарь-ресепшионист руководствуется:
– методическими и нормативными материалами по вопросам ведения делопроизводства;
– локальными нормативными актами ООО "Бета", в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО "Бета" и непосредственного руководителя;
– настоящей Должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия Секретаря-ресепшиониста его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО "Бета".

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-ресепшионист выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Принимает и распределяет телефонные звонки.
2.2. Принимает посетителей в приемной офиса ООО "Бета". Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.
2.3. Выясняет потребности звонящих и посетителей ООО "Бета".
2.4. Регистрирует время, цель обращения, а также данные о принятых действиях (инициалы лица, к которому был переадресован посетитель, наименование структурного подразделения, номер кабинета и т.д.).
2.5. Дает ответы на вопросы посетителей в пределах своей компетенции.
2.6. Объясняет посетителям маршрут движения внутри офиса ООО "Бета".
2.7. Организует сопровождение посетителя в требуемое структурное подразделение или к ответственному работнику ООО "Бета".
2.8. Сообщает соответствующим структурным подразделениям и работникам о предстоящем визите посетителя, о его переносе или отмене.

3. ПРАВА

Секретарь-ресепшионист имеет право:
3.1. Требовать от своего непосредственного руководителя и генерального директора содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от работников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.4. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися деятельности Секретаря-ресепшиониста.
3.5. Представлять на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО "Бета".
3.6. Получать от работников ООО "Бета" информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-ресепшионист несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО "Бета"), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Секретаря-ресепшиониста определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО "Бета".

5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Секретаря-ресепшиониста в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО "Бета".

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора ООО "Бета" № 1-Пр от 23.08.2011.

Должностную инструкцию составил:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

С инструкцией ознакомлена:

02.11.2011 ________________ С.В. Юдина

Согласовано:

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

02.11.2011