Должностная инструкция секретаря руководителя

Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ООО "Бета"

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Бета"
___________________ А.И. Петров

02.11.2011

Должностная инструкция секретаря руководителя

02.11.2011              № 18-ДИ

г. Москва

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Секретаря руководителя ООО "Бета".

1.2. Секретарь руководителя назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО "Бета" по представлению Офис-менеджера.

1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.4. На должность Секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы не менее одного года или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее двух лет.

1.5. Секретарь руководителя должен знать:
– постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности ООО "Бета" и ведения делопроизводства;
– структуру и руководящий состав ООО "Бета" и его структурных подразделений;
– организацию делопроизводства;
– методы оформления и обработки документов;
– архивное дело;
– машинопись;
– правила пользования приемно-переговорными устройствами и другой оргтехникой;
– стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
– правила написания деловых писем с использованием типовых форм;
– основы этики и эстетики;
– правила делового общения;

– основы организации труда и управления;
– основы трудового законодательства.

1.6. В своей деятельности Секретарь руководителя руководствуется:
– методическими и нормативными материалами по вопросам ведения делопроизводства;
– локальными нормативными актами ООО "Бета", в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО "Бета" и непосредственного руководителя;
– настоящей Должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия Секретаря руководителя его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО "Бета".

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь руководителя выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Технически обеспечивает административно-распорядительную деятельность генерального директора .
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
2.4. Принимает документы на подпись генерального директора .

2.5. Готовит документы и материалы, необходимые для работы генерального директора.
2.6. Контролирует своевременное рассмотрение и представление структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых генеральному директору на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.
2.7. Организует проведение телефонных переговоров генерального директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает, принимает, своевременно доводит до сведения генерального директора ООО "Бета" информацию, полученную по любым каналам связи.
2.8. По поручению генерального директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.10. Контролирует исполнение работниками ООО "Бета" изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений генерального директора, взятых на контроль.
2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку по приказам, распоряжениям, поручениям и указаниям генерального директора.
2.12. Обеспечивает рабочее место генерального директора необходимыми средствами оргтехники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
2.13. Печатает по указанию генерального директора служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.16. Копирует документы на копировальном аппарате, сканирует документы с использованием сканера.

3. ПРАВА

Секретарь руководителя имеет право:
3.1. Требовать от генерального директора содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от работников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.4. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися деятельности Секретаря руководителя.
3.5. Представлять на рассмотрение генерального директора предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО "Бета".
3.6. Получать от работников ООО "Бета" информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь руководителя несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО "Бета"), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Секретаря руководителя определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО "Бета".

5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Секретаря руководителя в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО "Бета".

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора ООО "Бета" № 1-Пр от 23.08.2011.

Должностную инструкцию составил:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

С инструкцией ознакомлена:

02.11.2011 ________________ М.Е. Иванова

Согласовано:

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

02.11.2011