Должностная инструкция заведующего архивом

Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ООО "Бета"

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Бета"
___________________ А.И. Петров

20.07.2012

Должностная инструкция заведующего архивом

20.07.2012              № 266-ДИ

г. Москва

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Заведующего архивом ООО "Бета".

1.2. Заведующий архивом назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО "Бета".

1.3. Заведующий архивом подчиняется непосредственно генеральному директору ООО "Бета".

1.4. На должность Заведующего архивом назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее двух лет.

1.5. Заведующий архивом должен знать:
– нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела;
– порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;
– порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
– Единую государственную систему делопроизводства;
– порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
– порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
– порядок ведения, учета и составления отчетности;
– структуру ООО "Бета";
– основы организации производства, труда и управления;
– современные средства и методы компьютерной техники и возможности их применения для целей своей работы;
– основы трудового законодательства;
– правила и нормы охраны труда.

1.6. В своей деятельности Заведующий архивом руководствуется:
– нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению архивного дела;
– локальными нормативными актами ООО "Бета", в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением об архиве;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО "Бета";
– настоящей Должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия Заведующего архивом его обязанности возлагаются на должностное лицо, назначаемое приказом генерального директора ООО "Бета".

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Заведующий архивом выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела в ООО "Бета".
2.2. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
2.3. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов.
2.4. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов.
2.5. Инструктирует должностных лиц и работников структурных подразделений ООО "Бета" о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.
2.6. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
2.7. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения.
2.8. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли.
2.9. Контролирует состояние документов, своевременность их восстановления, соблюдение в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
2.10. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок, выписок, копий на основе данных, имеющихся в документах архива.
2.11. Составляет установленную отчетность.
2.12. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела;
2.13. Соблюдает режим защиты персональных данных при работе с документами, содержащими персональные данные работников.

3. ПРАВА

Заведующий архивом имеет право:
3.1. Требовать от генерального директора ООО "Бета" содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Запрашивать лично или по поручению генерального директора ООО "Бета" от работников отчеты и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.4. Знакомиться с проектами решений генерального директора ООО "Бета", касающимися деятельности Заведующего архивом.
3.5. Представлять на рассмотрение генерального директора ООО "Бета" предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО "Бета".
3.6. Получать от работников ООО "Бета" информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Заведующий архивом несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО "Бета"), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Заведующего архивом определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО "Бета".
5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Заведующего архивом в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО "Бета".

Должностная инструкция разработана в соответствии с Приказом генерального директора ООО "Бета" № 1-Пр от 01.06.2012.

Должностную инструкцию составил:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

С инструкцией ознакомлен:

20.07.2012 ________________ С.С. Михалков

Согласовано:

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

20.07.2012