Памятка работнику при направлении в командировку

Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ООО "Бета"

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Бета"
___________________ А.И. Петров

10.01.2013

ПАМЯТКА
работнику при направлении в командировку

10.01.2013              № 3-ПАМ

г. Москва

Перед началом командировки

В отделе кадров Вам необходимо ознакомиться под подпись с приказом (распоряжением) о направлении в командировку. В этом документе содержится служебное поручение, которое Вам необходимо будет выполнить в период командировки.

В бухгалтерии Вам необходимо получить аванс на командировочные расходы (суточные, денежные средства на проезд, оплату жилья и т.п.). Выдача аванса на командировочные расходы производится только при условии полного отчета по ранее выданному любому авансу (на командировочные, хозяйственные и другие расходы). Передача выданных под отчет наличных денег другим работникам запрещается.

При направлении в загранкомандировку

Если Вы направлены в загранкомандировку, дополнительно необходимо получить в отделе кадров загранпаспорт с оформленной визой и медицинскую страховку.

В период командировки

Все Ваши расходы в период командировки должны быть подтверждены документами. Не подтвержденные документами расходы возмещаться не будут. Не выбрасывайте никакие документы, подтверждающие расходы в период командировки, даже если Вы считаете, что они не понадобятся.

Документы, подтверждающие Ваши расходы в период командировки, необходимо передать в бухгалтерию.

Документы, подтверждающие расходы на проезд. Сохраняйте все проездные документы (авиа-, железнодорожные и автобусные билеты). Если Вы ехали на поезде, по окончании поездки не забудьте забрать билет у проводника. Если во время поездки Вы пользовались постельными принадлежностями, потребуйте у проводника документ, подтверждающий оплату этой услуги.

Если Вы ехали к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном или служебном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле), сохраняйте документы, подтверждающие использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).

В качестве расходов на проезд Вам могут быть возмещены:
– стоимость проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) междугороднего сообщения;
– расходы на оплату услуг по предварительной продаже проездных документов;
– плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;
– расходы на проезд транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта;
– расходы на проезд к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном или служебном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) (при использовании данного вида транспорта).

Документы, подтверждающие расходы на проживание. Выписываясь из гостиницы (отеля, мотеля и т.п.), не забудьте взять на ресепшен документы, подтверждающие стоимость проживания (счет на бланке строгой отчетности или счет-фактуру и чек ККМ). При этом проследите, чтобы в гостиничном счете или других документах был выделен НДС. Прочие документы (акты произвольной формы, квитанции к приходным кассовым ордерам) не заменяют указанных документов.

Документы, подтверждающие цель командировки. Сохраняйте все документы, имеющие отношение к выполнению служебного поручения работодателя (например, проект договора (соглашения), программу конференции, семинара и т.п.).

При выполнении служебного поручения

При нахождении в организации, в которую Вы командированы, подчиняйтесь установленному в ней распорядку.

При возникновении каких-либо сложностей при выполнении служебного поручения или появлении обстоятельств, из-за которых невозможно выполнить служебное поручение, свяжитесь со своим непосредственным руководителем для решения вопроса о возможности досрочного возвращения из командировки.

По окончании командировки 

Оформите авансовый отчет (бланк можно взять в бухгалтерии) и приложите к нему все подтверждающие документы. Если Вы не знаете, как заполнить ту или иную графу авансового отчета, проконсультируйтесь у работника бухгалтерии.

Если Вы ехали к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном или служебном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле), фактический срок пребывания в командировке Вам необходимо указать в служебной записке на имя руководителя организации. Данную служебную записку Вам нужно представить после возвращения из командировки одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевым листом, маршрутным листом, счетами, квитанциями, кассовыми чеками и иными документами, подтверждающими маршрут следования транспорта).

В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания в командировке Вам необходимо будет подтвердить документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице срок пребывания нужно подтвердить договором об оказании гостиничных услуг по месту командирования, содержащим сведения, предусмотренные Правилами, утв. Постановлением Правительства РФ № 1085 от 9 октября 2015 г.

При отсутствии проездных документов, документов по найму жилого помещения либо договора об оказании гостиничных услуг по месту командирования для подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования Вам необходимо представить служебную записку на имя руководителя организации и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) срока прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командирования).

В течение трех дней по возвращении из командировки передайте в бухгалтерию заполненный авансовый отчет, неизрасходованную сумму аванса, полученную на командировочные расходы. В случае перерасхода после обработки авансового отчета получите в бухгалтерии остаток суммы на возмещение расходов.

Оплата времени командировки

За рабочие дни в командировке (включая дни в пути) Вам будет выплачена средняя зарплата за все рабочие дни недели по графику, установленному в месте постоянной работы. Поэтому зарплата, начисленная за месяц, в котором была командировка, будет отличаться от установленного должностного оклада.

Выходные и праздники в командировке

Если период командировки включает выходные и праздничные дни, то другие дни отдыха по возвращении из командировки Вам не предоставляются. Исключение составляют случаи, когда в выходной или праздничный день Вы по указанию руководителя работали в период командировки. В этом случае Вы имеете право на двойную оплату или предоставление другого дня отдыха с одинарной оплатой за день работы в праздник или выходной в соответствии со ст. 153 Трудового кодекса РФ.

При возникновении вопросов обращайтесь в отдел кадров и бухгалтерию:
бухгалтер Юдина Светлана Владимировна – 8 (495) 123-45-66;
директор по персоналу Семенова Виктория Владимировна – 8 (495) 123-45-67.

Памятку составила:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

Согласовано:

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

10.01.2013

Главный бухгалтер _________________________ Ю.В. Серебрякова

10.01.2013