Положение о проведении кадрового аудита

Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ООО "Бета"

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Бета"
___________________ А.И. Петров

26.07.2012

ПОЛОЖЕНИЕ

26.07.2012              № 1-П

г. Москва

О проведении кадрового аудита

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение разработано на основе действующего законодательства РФ с использованием Трудового кодекса РФ, Правил (стандарта) аудиторской деятельности "Требования, предъявляемые к внутренним стандартам аудиторских организаций" (одобрено Комиссией по аудиторской деятельности при Президенте РФ 20 октября 1999 г. Протокол № 6), государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003.
1.2. Кадровый аудит (аудит кадровой документации) ООО "Бета" проводится в целях:
– проверки и оценки соблюдения работниками отдела кадров действующего законодательства при оформлении кадровой документации;
– оценки соответствия действий работников отдела кадров установленным правилам и процедурам;
– оценки эффективности работы отдела кадров и системы кадрового документооборота ООО "Бета";
– выработки предложений, рекомендаций по оптимизации кадрового документооборота ООО "Бета";
– предоставления необходимой информации руководству и собственникам ООО "Бета" по интересующим их вопросам, касающимся кадрового аудита.
1.3. Кадровый аудит в ООО "Бета" проводится с периодичностью один раз в год на основании приказа генерального директора ООО "Бета". Продолжительность аудиторской проверки составляет от двух недель до двух месяцев в зависимости от целей и объемов аудиторской проверки.
1.4. Кадровый аудит в ООО "Бета" проводится комиссией по проведению кадрового аудита, формируемой приказом руководителя ООО "Бета", состоящей из объективных независимых специалистов.
1.5. Кадровый аудит в ООО "Бета" проводится в следующих формах:
– выборочный (в т. ч. тематический). В данном случае объектом проверки являются отдельные процедуры или отдельные группы документов в зависимости от целей аудиторской проверки;
– сплошной. В данном случае объектом проверки являются все кадровые процедуры или весь массив кадровых документов.

2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КАДРОВОГО АУДИТА

2.1. Все проверочно-контрольные мероприятия, проводимые в рамках кадрового аудита, подлежат обязательному документированию. К рабочей документации кадрового аудита относятся:

– планы проведения кадрового аудита;
– журналы проведения кадрового аудита, в которых фиксируется ход проверочно-контрольных мероприятий, промежуточные результаты, текущее состояние дел;
– справки, служебные (докладные) записки, отражающие сведения о проверочно-контрольных мероприятиях;
– аналитические записки, расчеты, в которых приводится анализ данных о проведении проверочно-контрольных мероприятий;
– отчеты (акты) об итогах проверочно-контрольных мероприятий и о состоянии дел;
– прочие документы (объяснительные записки, заявления, представленные работниками отдела кадров, копии документов и т.п.
Формы вышеуказанных документов приведены в Приложении № 1 к настоящему Положению.
2.2. Состав, количество и содержание документов, входящих в рабочую документацию кадрового аудита, определяются комиссией по проведению кадрового аудита с учетом содержания проверочно-контрольных мероприятий, времени на их выполнение, особенностей кадровой работы в проверяемом периоде и иных существенных обстоятельств.
2.3. Сведения, содержащиеся в рабочей документации кадрового аудита, являются конфиденциальными и не подлежат разглашению, за исключением случаев, предусмотренных законодательством и локальными актами ООО "Бета".
2.4. Документация, составляемая в ходе кадрового аудита, должна содержать:
– информацию о планируемом и фактическом содержании, времени и объеме проверочно-контрольных мероприятий;
– выводы, сделанные на основе сведений, полученных в ходе проверочно-контрольных мероприятий (промежуточные и итоговые).
Сведения, содержащиеся в рабочей документации кадрового аудита, должны быть полными, подробными, четкими и однозначными.

3. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Рабочая документация кадрового аудита должна оформляться своевременно и в соответствии с установленными требованиями.
3.2. Рабочая документация кадрового аудита оформляется в печатном виде с помощью компьютера с последующей распечаткой на лазерном принтере. Собственноручные пометки и записи в рабочую документацию (при необходимости) вносятся шариковой ручкой с синими или фиолетовыми чернилами.

Документы, составляющие рабочую документацию, оформляются на листах печатной бумаги формата А4 шрифтом Times New Roman (Courier New) 12–14-м размером кегля с абзацным отступом 1,25 см, с выравниванием по левому краю.
3.3. Документы, составляющие рабочую документацию, должны иметь следующие реквизиты:

– наименование документа;

– наименование организации;

– дату документа;

– регистрационный номер документа;

– заголовок к тексту;

– текст документа;

– подпись;

– визу согласования;

– сведения об исполнителе;

– идентификатор электронной копии документа.

4. ПОРЯДОК ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Рабочая документация кадрового аудита хранится в соответствии с общеустановленными требованиями к хранению документов ООО "Бета". Документация передается на хранение после завершения проверочно-контрольных мероприятий и мероприятий по исправлению обнаруженных недостатков. Ответственность за сохранность рабочей документации кадрового аудита в процессе хранения возлагается на отдел кадров ООО "Бета".
4.2. Рабочая документация кадрового аудита должна храниться оформленной в дела, совместно с иной документацией, относящейся к проверочно-контрольным мероприятиям. Не допускается хранение документации кадрового аудита совместно с документами, не имеющими отношения к данным мероприятиям.
4.3. По истечении установленных сроков хранения рабочая документация кадрового аудита подлежит экспертизе, после чего передается на хранение в государственный (ведомственный) архив либо уничтожается. Передача (уничтожение) документов, составляющих рабочую документацию, оформляется актом.

5. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

5.1. Настоящее Положение вступает в действие с момента его утверждения генеральным директором ООО "Бета".
5.2. Изменения, дополнения в настоящее Положение или его утверждение в новой редакции производятся при необходимости на основании приказа генерального директора ООО "Бета".

Положение составил:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

Согласовано:

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

26.07.2012