Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ПРАВИЛА хранения документов в
№ 1-П
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1 .1 . Настоящие Правила хранения документов в кадровой службе (далее – Правила) разработаны в соответствии с Правилами, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г. , Федеральным законом № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г., Перечнем, утв. Приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 г. , и являются локальным нормативным актом ООО "Бета" .
1.2. Настоящие Правила регламентируют порядок рационального размещения документов в отделе кадров ООО "Бета" , их учета, контроля за движением, физическим состоянием, выдачи во временное пользование (с последующим возвратом в места хранения), а также обеспечения сохранности документов в процессе обращения с момента их группировки в дела до передачи на архивное хранение.
1. 3 . Термины и определения .
А рхив – структурное подразделение ООО "Бета" , осуществляющ е е хранение, к омплектование, учет и использование архивных документов.
А рхивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит установленному сроку хранения.
Архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации.
Х ранение архивных документов – хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
Д окументы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.
Единица хранения – физически обособленные документ или совокупность документов, имеющие самостоятельное значение; единица хранения документов на бумажной основе (дело) – совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку.
Комплектование архива – систематическое пополнение архива документами.
Н оменклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в ООО "Бета" , с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
О пись дел, документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания документов хранения, учета, закрепления их систематизации внутри архива и их учета; описи дел являются первичным учетным документом для учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу; опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.
О рганизация работы с документами – совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии, их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.
О рганизация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению.
О формление дела – комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
У чет документов в архиве ООО "Бета" – определение их количества и состава в установленных единицах учета и фиксация (регистрация) принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общего их количества в учетных документах; учет документов в архиве ООО "Бета" является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.
У четный документ – документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
Ф ормирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дел.
Э кспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение; экспертиза ценности документов проводится в делопроизводстве (при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел , при подготовке дел к передаче в архив либо уничтожению ); в архиве (в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение либо на уничтожение ).
Э кспертная комиссия – комиссия, выполняющая комплекс работ по организации и проведению экспертизы ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение либо на уничтожение документов .
2. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Документы, сгруппированные в дела, подлежат хранению по месту их формирования после чего передаются в архив ООО "Бета" не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Личные дела уволенных государственных и муниципальных работников передаются в архив по истечении 10 лет со дня увольнения.
2.2. Документы, переданные в архив, нужно хранить в течение срока, установленного Перечнем, утв. Приказом Росархива № 236 от 20 декабря 2019 г.
2. 3 . Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в кадровых подразделениях ООО "Бета" и по истечении сроков хранения, после проведения экспертизы ценности подлежат уничтожению. Если нет условий для их хранения, то они по решению руководителя ООО "Бета" подлежат передаче в архив для обеспечения их сохранности в течение установленных сроков хранения.
3. ТРЕБОВАНИЯ К ХРАНИЛИЩАМ И СРЕДСТВАМ ХРАНЕНИЯ. ПОРЯДОК РАЗМЕЩЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ХРАНЕНИИ
3.1. Рациональное размещение документов в период текущего хранения предполагает: – наличие пригодных для организации хранения дел помещений (далее – хранилищ); – наличие достаточного числа исправных сре дств хр анения (шкафов, сейфов, стеллажей, столов с ящиками).
3.2. До размещения документов в хранилищах пригодность последних для использования по назначению должна быть установлена посредством экспертизы. Экспертиза проводится комиссией, назначаемой приказом генерального директора ООО "Бета" . В необходимых случаях к участию в работе комиссии привлекаются специалисты (эксперты) сторонних организаций, имеющих лицензии на осуществление соответствующих видов деятельности.
3.3. Результаты экспертизы фиксируются в акте, содержащем заключение о пригодности (непригодности) исследованного помещения для текущего хранения документов. Текущее хранение документов не допускается в помещениях: – с неудовлетворительными эксплуатационными характеристиками (в т. ч. ветхих, сырых, неотапливаемых и т.д.); – не отвечающих санитарным требованиям; – расположенных в зданиях, занятых объектами общественного питания, продовольственными складами, складами агрессивных и пожароопасных веществ, подразделениями, применяющими опасные (в т. ч. химические) технологии.
3.4. В а рхив е ООО "Бета" размещается: – архивохранилище; – помещение для приема, временного хранения документов; – помещение для использования документов (читальный зал, участок выдачи документов и информационно-поисковых средств); – рабочие комнаты сотрудников архива, изолированные от архивохранилища.
3.5. В отношении архивохранилищ а должны соблюдаться следующие требования: – помещение должно быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов; – помещение отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов; – не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды; – помещение должно быть безопасным в пожарном отношении, защищенным от затопления, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам; – помещения должно быть оборудовано средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; – должна быть естественная или искусственная вентиляция, обеспечивающая рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей; – в отделке помещения нужно использовать неагрессивные, непылящиеся материалы; – архивохранилища (за исключением располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками; – архивные документы следует хранить в темноте. Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей , защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью; – помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли; – хранилища архива не должны располагаться в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня земли, за исключением тех, где есть защита от проникновения воды.
Рассчитыва емая площадь архивохранилища с учетом расположения стеллажей и их наполнения, должна разместить 400 единиц хранения на 1 кв.м площади хранилища.
Все поступающие в архив ООО "Бета" к адровые документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и (или) передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах в порядке, соответствующем описям. При расстановк е стеллаже й нужно руководствоваться п. 80-82 Правил , утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.
Документы, температурно-влажностный режим хранения которых различен, размещаются в разных архивохранилищах.
3.6. Архивные документы, за исключением находящихся в системе хранения электронных документов (СХЭД), размещаются в первичных средствах хранения: – на бумажном носителе – в коробках, папках, конвертах; – аудиовизуальные – в коробках и бюксах, ящиках для фильмов ( яуфах ), конвертах; – электронные на физически обособленных носителях – в упаковке, рекомендованной производителями носителей.
3.7. В хранилище необходимо не реже одного раза в месяц проводить влажную уборку полов, обеспыливание оборудования и первичных сре дств хр анения, обработку цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков.
3. 8 . Расстановка сре дств хр анения в хранилище организуется исходя из их общего количества, конструктивных особенностей и действующих нормативов. Размещение в средствах хранения дел производится в соответствии с нижеследующими правилами:
3. 8 .1. Дела в средствах хранения следует размещать в соответствии со сводной номенклатурой дел.
3. 8 .2. Для обеспечения быстрого и правильного поиска документов на внутренних сторонах дверок сре дств хр анения (в иных аналогичных местах) должны располагаться выписки из номенклатуры дел, а средства хранения – нумероваться (в пределах хранилища по ходу часовой стрелки). В необходимых случаях, кроме того, может производиться (в направлении сверху вниз) последовательная нумерация полок шкафов (сейфов, стеллажей).
3. 8 .3. Дела следует хранить в вертикальном положении корешками наружу.
3. 8 .4. С целью предохранения дел от пыли и воздействия солнечного света двери (створки и т.п.) сре дств хр анения следует держать закрытыми (сдвинутыми).
3. 8 .5. Средства хранения должны быть оборудованы надежными и исправными запорными устройствами.
3 . 9 . Доступ к средствам хранения должны иметь только назначаемые приказом генеральный директор ООО "Бета" работники, ответственные за обеспечение сохранности дел (документов), состоящих на текущем хранении.
3. 10 . Состоящие на текущем хранении электронные документы (базы данных) могут размещаться вместе с бумажными документами (в выделенных для этой цели средствах хранения) либо отдельно от них в соответствующем структурном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т.д.). Резервные копии электронных документов (баз данных) на автономных машинных носителях хранятся отдельно от их оригиналов.
4. УЧЕТ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
4.1. Учет дел ведется по номенклатуре, листам-заверителям и другим учетным документам (описям, карточкам и др.). Учет документов в составе дел ведется по журналам, книгам и внутренним описям дел. Для учета электронных документов (баз данных) используются их учетные карточки (см. ).
4. 2 . Учетные данные подлежат систематическому контролю. В процессе контроля проверяются их сохранность, полнота и достоверность, а также соответствие этих данных фактическому наличию дел (документов).
4. 3 . Основными контрольными мероприятиями учета являются проверка и ревизия. Проверки, как правило, носят локальный ( выборочный) характер, проводятся в плановом и внеплановом порядке. В ходе ревизии учетные данные (как на бумажных, так и на машинных носителях) подвергаются полной проверке, в необходимых случаях принимаются меры к восстановлению утраченных данных (например, посредством перезаписи с одного машинного носителя на другой). Ревизии проводятся один раз в полгода.
4. 4 . В особых случаях ООО "Бета" должна проводить комплексные проверки состояния учета дел и учетных данных. Такие проверки носят обязательный характер: – при перемещении дел (изменении мест текущего хранения); – при подготовке дел к передаче в архив ООО "Бета" ; – при смене руководителя ООО "Бета" ; – при реорганизации (ликвидации) ООО "Бета" .
4. 5 . В ходе комплексных проверок особое внимание обращается на установление фактического местонахождения дел, в том числе выданных во временное пользование, их реального физического состояния. Проверка наличия дел производится путем сверки учетных данных с описанием дел, находящихся в местах хранения, на обложке (с простановкой отметок о наличии в рабочем экземпляре номенклатуры дел). Проверка физического состояния дел производится путем их просмотра. Результаты проверки, включая выявленные недостатки, фиксируются в акте. Местонахождение и состояние дел, выданных во временное пользование, устанавливаются на основании сведений, зафиксированных в соответствующей документации.
4. 6 . В отношении дел (документов), не обнаруженных в ходе проверки, безотлагательно организуются поисково-розыскные мероприятия. В отношении дел, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, – мероприятия по восстановлению их нормального физического состояния.
5. ВЫДАЧА ДОКУМЕНТОВ ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ
5.1. Выдача состоящих на текущем хранении документов (дел) во временное пользование производится с соблюдением мер, обеспечивающих их сохранность и своевременный возврат в места хранения. Документы (дела), состоящие на текущем хранении, выдаются другим структурным подразделениям и иным пользователям (уполномоченным органам) с разрешения начальника отдела кадров ООО "Бета" .
5.2. Срок выдачи документов для их использования не должен превышать: – работникам структурных подразделений ООО "Бета" и иным пользователям – одного месяца; – судебным, правоохранительным и иными уполномоченным органам в соответствии с законодательством РФ – шести месяцев.
5.3. Выдача кадровых документов из архив а регистрируется в книге выдачи дел по рекомендуемому образцу , приведенному в приложении № 23 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г., и оформляется: – заказом (служебной запиской) на выдачу дел; – актом о выдаче дел во временное пользование по рекомендуемому образцу , приведенному в приложении № 21 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г., – при выдаче в сторонние организации.
5.4. Документы на бумажном носителе выдает и принимает обратно работник архива в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела. При необходимости работник архива проводит полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате. Вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов должна размещаться карта-заместитель дела. При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве организации.
Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов по рекомендуемому образцу , приведенному в приложении № 20 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г.
5.5. Электронные документы выдаются из архив а в виде электронных или бумажных копий. При необходимости заверения копий используется электронная подпись руководителя ООО "Бета" или уполномоченного им должностного лица, либо заверяется копия на бумажном носителе .
5.5. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает: – выемку архивных документов; – сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов; – проверку физического состояния дела .
5.6. При транспортировке дел на любые расстояния обеспечиваются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды.
5.7. На место выдаваемых документов и описей дел нужно помещать (подкладывать) карту-заместитель по рекомендуемому образцу , приведенному в приложении № 22 к Правилам, утв. Приказом Росархива № 77 от 31 июля 2023 г. При возвращении документов карта-заместитель изымается и хранится, пока в ней есть необходимость.
5. 8 . Трудовые книжки выдаются с разрешения начальника отдела кадров ООО "Бета" только по заявке лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.
5. 9 . По истечении установленного срока документы (дела) должны быть возвращены в место хранения. В особых случаях срок выдачи документов может быть продлен с разрешения генерального директора ООО "Бета" на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении (обеспечении сохранности) документов.
5.10. Изъятие документов из дел, состоящих на текущем хранении и подлежащих в дальнейшем передаче на архивное хранение, допускается в исключительных случаях и производится с разрешения генерального директора ООО "Бета" . В этом случае в деле должна быть оставлена надлежащим образом заверенная копия документа.
5. 11 . Причины выдачи подлинника документа отражаются в акте. Акт составляется в двух экземплярах – по одному для пользователя и владельца дела. Подписи лиц, подписавших акт, заверяются оттисками гербовых печатей. После возвращения дел в места хранения экземпляр акта, выданный организации-пользователю, остается в его распоряжении, а второй экземпляр хранится в организации.
5. 12 . По истечении срока выдачи дело должно быть возвращено в место его хранения , после чего при необходимости выдано повторно.
5. 13 . Органам суда и прокуратуры дела во временное пользование должны выдаваться с соблюдением вышеописанных правил на срок до прекращения дела либо до вынесения судебного решения. Продление сроков выдачи дел во временное пользование указанным органам допускается в особых случаях (при наличии соответствующих оснований) с разрешения генерального директора ООО "Бета" и только после получения от пользователя письменного подтверждения о сохранности дел.
6. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
6.1. Настоящие Правила вступают в силу с момента утверждения генеральным директором ООО "Бета" и действу ю т до их отмены (принятия новых Правил).
6.2. Изменения (дополнения) в настоящие Правила вносятся на основании приказа генерального директора ООО "Бета" .
Правила составил:
Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева
Юрист _________________________ Н.А. Павлов
