Профиль должности

Название должности:

делопроизводитель

Структурное подразделение:

секретариат

Должность непосредственного
руководителя работника:

офис-менеджер

Ф.И.О. работника,
составившего профиль:

Иванова Марина Евгеньевна

Основная цель должности/смысл ее существования/назначение

Ведет делопроизводство и документооборот в целях учета,
скорости прохождения, качества и сохранности документов ООО "Бета"

Основные задачи и действия
 

Задачи

Действия

1. Прием, регистрация и передача в структурные подразделения входящей корреспонденции

1. Получает входящую корреспонденцию.

2. Вскрывает конверты, коробки, сверяет наличие документации в соответствии с прилагаемыми описями вложений.

3. Заносит данные документов в программу регистрации, присваивает входящие номера документам.

4. Вписывает входящие номера документов в приложенный реестр.

5. При поступлении корреспонденции с пометкой "Лично" извещает получателя о поступившей корреспонденции.

6. Раскладывает зарегистрированные документы в ячейки структурных подразделений.

7. Сканирует реестры, отправляет отсканированные реестры по электронной почте в филиалы ООО "Бета".

8. Подшивает оригиналы реестров в дело.

9. Выдает корреспонденцию под подпись лицам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях.

10. Отвечает на телефонные звонки о регистрационных номерах документов.

11. Делает исходящие звонки в филиалы, ООО "Бета" с уточнениями по документации

2. Учет и систематизация получаемой и отправляемой корреспонденции

1. Формирует журналы входящей, внутренней, исходящей корреспонденции и дела с реестрами на полученную корреспонденцию.

2. Готовит дела для сдачи в архив