Табель учета рабочего времени Т-12

По правилам для учета рабочего времени организации могут воспользоваться:

• Табелем унифицированного формата Т-12 или Т-13. Последний используется на предприятиях с автоматической фиксацией явок/неявок (турникеты, проходные).
• Самостоятельно разработанной формой. Если выбирается этот вариант, то форма должна содержать обязательные реквизиты из ч. 2 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Разработанный бланк нужно утвердить и закрепить в учетной политике предприятия. При разработке своего бланка можно полностью или частично использовать коды из унифицированной формы, дополнять их своими.

Универсальный вариант – табель учета рабочего времени Т-12, скачать бланк вы можете на нашем сайте. В нашей базе вы найдете и другие формы документов, которые могут понадобиться в работе.

Этот бланк подходит для всех организаций. Он удобен тем, что содержит обязательные поля, а на титульном листе приведен перечень буквенных и цифровых кодов для обозначения любых ситуаций. Работодатель сам выбирает, какой тип обозначений использовать. Заполняет форму сотрудник табельного бюро (если оно есть в структуре предприятия), отдела кадров, или другой уполномоченный на это сотрудник.

Состав формы Т-12

Бланк состоит из титульного листа с перечнем кодов и двух разделов. В первом разделе ведется учет рабочего времени, во втором отображаются расчеты с персоналом по оплате труда. Причем если расчеты работодатель учитывает отдельным документом, то он может заполнять только первый раздел, это допускается.

Как заполнять

Существует два способа:

1) Сплошная регистрация, когда отображается все отработанное и неотработанное время. Для каждого работника отводится две строки. В одной отображается код, в другой продолжительность отработанного или неотработанного времени.

Например, в день, когда сотрудник отработал полный день, в верхней строке ставится код «Я» (или 01), а в нижней «8» (или другое положенное количество часов).

Если сотрудник проработал больше положенного времени, например, 2 часа, то чтобы оформить сверхурочные часы используют код «С» (или 04). В верхней строке ставится «Я/С» (или 01/04), в нижней «8/2».

Можно использовать не запись через дробь, а ввести в графы 4 и 6 дополнительные строки, и каждый факт отмечать в отдельной строке.

2) Регистрация только отклонений: сверхурочной работы, прогулов, больничных и т.д.

При заполнении учитывайте следующие нюансы:

• При необходимости, можно указывать неполные часы. Например, в определенный день сотрудник проработал 5 часов 24 минуты. В табеле отображается 5,4 (24 минуты это 4/10 от часа).
• Если причина отсутствия работника предполагает отсутствие полный день (командировка, отпуск, больничный), то проставляется только код отсутствия, без указания количества часов.
• Итоги проставляются за первую половину месяца, за вторую, а затем за весь месяц.
• Каждый новый сотрудник добавляется в табель в том месяце, в котором он был принят, а каждый уволенный исключается со следующего после увольнения месяца.
• Если сотрудник трудится в режиме неполного рабочего времени, все дни, которые он трудился положенные ему часы, отмечаются как полностью отработанные, т.е. с кодом «Я» или «01», а в нижней строке отмечается количество часов.
• Что, если человек отработал весь рабочий день, а затем попал в больницу, и ему выписали больничный с этого дня? В таком случае работодатель этот день все равно должен отметить как полностью отработанный.

Готовая форма подписывается в последний день месяца и передается в бухгалтерию для расчета заработной платы. Если последний день – выходной, можно это сделать в ближайший после него рабочий.

Как учитывать рабочее время совместителей

Совместителям ставится полностью отработанные часы, но при этом нужно следить, чтобы общая сумма часов не превысила верхний предел для совместителей – это половина от нормы работников, которые выполняют ту же работу в режиме полного дня.

В ситуации, когда совместитель внутренний, то есть из числа своих же сотрудников, ему нужно присвоить еще один табельный номер. Таким образом, в табеле этот сотрудник будет присутствовать два раза – по основной должности, и по совмещаемой.

Если работника по основной работе направят в командировку, в должности совместителя ему нужно оформить отпуск без сохранения заработной платы и проставить отсутствие с соответствующим этой причине кодом ДО или «16». А вот если работник уйдет на больничный, то в обоих случаях нужно поставить код «Б» или «19».

Скачайте бланк табеля Т-12 в Excel в «Моё дело» – в нашей базе содержатся только актуальные данные.