В современном бизнесе давно наблюдается тенденция перехода на электронный документооборот. Компании и предприниматели нанимают удалённых сотрудников, оформляя их онлайн, точно так же заключают сделки и отчитываются перед госорганами. Чтобы работать с электронными документами, предпринимателям и ООО требуется ЭП.
Поговорим об электронных подписях: какими они бывают и как их сейчас оформляют.
Что представляет собой электронная подпись
Законодательство Российской Федерации официально приравнивает электронную подпись к ручной. ЭП подтверждает, что действие совершило конкретное лицо, и обладает той же юридической силой.
Электронная подпись технически — код, уникальная комбинация символов, которую присваивают одному лицу. Её не получится подделать или скопировать — и в этом одно из её главных преимуществ над ручной.
Заверив документ своей ЭП, лицо подтверждает, что содержание подписанного корректно, и изменения в него больше не внесут.
Цифровые подписи — неотъемлемая часть электронного документооборота, который невозможен без официального юридического заверения.
Правительство планирует перевести отечественный бизнес на электронный формат к следующему году. Это намерение изложено в протоколе президиума Правительственной комиссии по цифровому развитию №24.
Воплощать планы в жизнь начали давно. Некоторые государственные органы уже взаимодействуют с компаниями и предпринимателями только в цифровой форме. Например, отдельные отчёты налоговая принимает исключительно электронно. Отчитываться в Росстат также можно только онлайн.
Некоторые компании переходят на ЭДО по своему желанию — это очень экономит время и ресурсы в работе с контрагентами и персоналом, избавляя руководство от бумажной рутины. С электронной подписью компаниям проще оформлять сделки, нанимать сотрудников из разных регионов, запрашивать госуслуги, проводить финансовые операции, взаимодействовать с другими лицами.
Электронная подпись требует технической подготовки — она работает вместе с криптографическими программами, которые нужно заранее установить на ПК. Самая распространённая утилита — КриптоПро, но есть и другие, например, ViPNet PKI Client или КриптоАРМ.
В целом, алгоритм подписания документов ЭП прост. Например, в КриптоПро это делается так:
- Токен с записанной электронной подписью подключают к ПК.
- Открывают сервис по ЭДО, например, личный кабинет «Моё дело». Загружают в него файл, который нужно подписать.
- Выбирают сертификат подписи.
- Нажимают на кнопку «Подписать».
Документ заверен, его можно отправлять адресату.
Что можно делать с электронной подписью
На самом деле, сейчас трудно найти человека, который ни разу бы не пользовался электронной подписью. ЭП бывают разными, и с некоторыми из них люди встречаются в жизни повсеместно.
Например, логин и пароль пользователя на любом сайте — это тоже электронная подпись, но простая. Юридически значимых действий с ней не совершить, её цель — подтвердить личность при авторизации на каких-то ресурсах. Смс-код, который отправляет банк или другая организация в подтверждение операции и личности, которая её совершает — тоже является электронной подписью.
Чтобы обмениваться документами и приравнять это к операции, потребуются более защищённые виды подписей, для которых уже понадобятся криптографические утилиты. Чаще всего их заводят компании.
Бизнесу может потребоваться цифровая подпись, чтобы:
- принимать участие в электронных закупках;
- проводить сделки с контрагентами, партнерами, инвесторами;
- подавать отчётность в госорганы;
- осуществлять кадровый документооборот;
- подавать исковые заявления в арбитражный суд и жалобы в контрольные органы.
Физлица тоже заводят себе ЭП, чтобы:
- подавать документы в учебные учреждения;
- взаимодействовать с информационными системами и государственными учреждениями;
- получать медицинские услуги и т.д.
У цифровых подписей есть ряд преимуществ перед ручными:
- Они позволяют быстро заверить документ и направить его адресату, вне зависимости от того, где находится человек.
- Их нельзя подделать или просто скопировать.
- С электронной подписью бизнес может ускорить ряд процессов, сократить расходы на канцелярию и операции, присущие бумажному документообороту.
- Компаниям доступно множество закупок — большинство торгов сейчас проводится электронно, и без ЭП нельзя ни зарегистрироваться на торговой площадке, ни подать заявку.
Действующие виды электронной подписи в 2023
Итак, электронные подписи бывают разными. Они классифицируются по степени защищённости. Чем выше уровень защиты, тем больше операций можно выполнять.
В настоящее время действует три вида ЭП:
| Вид ЭП | Что собой представляет | Какие операции можно проводить |
|---|---|---|
| Простая (сокращённо ПЭП) | Логин в связке с паролем, код по смс или электронной почте. Конкретно этот вид ЭП к ручной не приравнивают, но он подтверждает личность и согласие лица совершить какое-то действие. |
Уровень защиты ПЭП совсем низкий, поэтому выполнить серьёзные юридически значимые действия с ней не получится. ПЭП не подойдёт для подачи отчётности в органы, проведения любых сделок, оформления персонала, участия в закупках. Простая подпись требуется для авторизации в интернет-ресурсах или подтверждения простых действий, например, онлайн-покупок. |
| Неквалифицированная (НЭП) | Программное обеспечение преобразует данные в код, который хранится в облаке или на физическом носителе. | У такой электронной подписи — средняя степень защиты. Её можно использовать во внутреннем документообороте компании. Взаимодействовать с банками, госорганами или участвовать в госзакупках с НЭП нельзя. |
| Квалифицированная (КЭП) | Уникальный шифр, созданный криптографической программой и записанный на защищённый физический носитель — токен. Такую электронную подпись могут оформить только аккредитованные УЦ или налоговая. |
КЭП обладает самым надёжным уровнем защиты, поэтому с ним можно совершать любые действия. |
Как сейчас работать с электронной подписью
Не так давно правила работы с электронными подписями изменились. До нововведений ЭП выдавали на компанию, и ей могли пользоваться работники. Иногда руководители оформляли дубликаты для бухгалтеров или других уполномоченных сотрудников, чтобы те самостоятельно взаимодействовали с органами и банками.
Сейчас раздавать одну подпись нескольким лицам нельзя по закону. ЭП заводят на первое лицо предприятия, которое может без доверенности действовать от его имени — руководителя. Скопировать ключ ЭП и передать его другим сотрудникам невозможно.
Что до сотрудников, им заводят собственные подписи физических лиц. Затем руководитель оформляет машиночитаемую доверенность — в ней перечислен список полномочий, которые присваиваются тем, кому выдадут доверенность.
То есть:
- сотрудники компании работают с собственными подписями;
- их полномочия определяются машиночитаемой доверенностью;
- сотрудники могут уволиться и забрать свои ЭП с собой — руководитель просто отзовёт доверенность, и работники потеряют доступ к операциям.
Можно создать доверенность на одного человека или сразу на команду.
Правительство планировало начать работать по таким правилам ещё весной нынешнего года. На практике оказалось, что всё не так просто — из-за технических особенностей бизнесу потребовалось больше времени, чтобы выполнить переход. Компаниям дали отсрочку до сентября.
Теперь такому порядку обязаны следовать все юрлица. Все электронные подписи, которые были выданы сотрудникам до перехода, аннулировали.
Отличия современной электронной подписи физлица от предыдущей ЭП
Раньше в цифровых подписях указывали реквизиты предприятий, в которых трудились сотрудники. Это привязывало их ЭП к месту работы — пользоваться подписью они могли, выполняя операции для определённой компании.
Теперь же подписи персонализированы. Поэтому сотрудники могут забрать ЭП с собой после увольнения и пользоваться ими у нового работодателя, а также применять их не только для рабочих, но и личных операций: оформлять сделки купли-продажи, подавать документы в органы, направлять жалобы, получать различные услуги.
ЭП для организации оформляют на директора. Передавать её другим сотрудникам и доверенным лицам нельзя.
Как оформить электронную подпись
Ещё с января прошлого года организации и предприниматели оформляют усиленные ЭП в инспекции ФНС или аккредитованных удостоверяющих центрах. Аккредитацию УЦ получают в Минцифры, в подтверждение соответствия актуальным требованиям. Список центров опубликован на сайте Министерства.
Это касается коммерческих учреждений. Организациям с отдельным статусом подписи оформляют другие органы:
| Тип учреждения | Куда обращаться за электронной подписью |
|---|---|
| Банки | В удостоверяющий центр Банка РФ |
| Государственные органы | Казначейство |
Оформление подписи в налоговой бесплатно. Инспекторы заведут ЭП, сделают сертификат и выдадут его владельцу. Но получателю придётся заплатить за токен, который необходимо подать вместе с заявлением на получение подписи.
Удостоверяющие центры берут плату за услуги, но делают всё под ключ — и заполняют документы, и предоставляют токен.
Носитель требуется специальный, обычная флеш-карта здесь не подойдёт. Токен должен быть сертифицирован ФСТЭК или ФСБ. На сайте налоговой можно подробнее узнать о том, какие форматы USB-носителей допускаются.
Куда обращаться за ЭП руководителям или сотрудникам:
| Кто оформляет подпись | Кто может её выдать |
|---|---|
| Обычный гражданин или сотрудник компании | Аккредитованный УЦ |
| Руководитель компании | Инспекция налоговой или доверенные лица |
| Предприниматель | Инспекция налоговой или аккредитованный УЦ |
Порядок процедуры зависит от того, кто именно получает ЭП — руководитель или сотрудник.
Как оформить КЭП по действующим нормам
Руководителю нужно подать в УЦ или ИФНС:
- заявление на оформление ЭП;
- паспорт;
- СНИЛС.
Иногда базового комплекта документов недостаточно. Органы могут запросить:
- выписку из госреестра;
- копию Устава компании;
- решение и приказ на директора.
Вместе с документами сразу подаётся токен и сертификат — и то, и другое выдаст продавец накопителя.
Саму подпись изготовят быстро — руководитель может забрать её в тот же день.
Кроме директора предприятия, подпись обычно нужна другим сотрудникам:
- Кадровики используют ЭП во внутреннем кадровом документообороте, чтобы нанимать удалённых сотрудников, оформлять электронные ТК, заводить больничные, отчитываться в Росстат, СФР и другие службы.
- Бухгалтеру ЭП нужна для работы с отчётностью и подачей документов в налоговую, Социальный фонд, Центробанк, Росприроднадзор и ряд других госорганов. Подпись используется также для оформления первичной документации и обмена документами с контрагентами и партнёрами.
- Юристы компании пользуются цифровыми подписями, чтобы подавать исковые заявления, оформлять сделки и соглашения, от лица компании взаимодействовать с государственными службами.
Руководитель может инициировать организованную выдачу подписей для своих работников в удостоверяющем центре. Сотрудники также могут завести ЭП самостоятельно, обратившись как физлица.
Работнику для получения ЭП нужно подать:
- заявление;
- паспорт;
- СНИЛС;
- ИНН.
Предоставлять доверенность от работодателя не нужно, потому что его ЭП будет персонифицирована и выдана лично ему.
Как получить квалифицированную электронную подпись: алгоритм
Пошагово о том, как сейчас завести ЭП:
- Определиться, кому нужна подпись и что он с ней будет делать.
- Изучить список аккредитованных УЦ и выбрать подходящий.
- Оформить заявление.
- Подготовить и приложить необходимые документы.
- Оплатить услуги Центра или купить токен, если документы подаются в инспекцию.
- Дождаться выдачи подписи с сертификатом.
Полный функционал бухгалтерского обслуживания в «Моё дело» — первые 3 дня бесплатно!
Подробнее
