Бумажный документооборот продолжает стремительно уступать свои позиции электронному. Но у него есть существенный нюанс — необходим уникальный способ подтверждения достоверности вместо обычной подписи. Решение разработано и его активно применяют уже полтора десятка лет, — это ЭЦП. Разберёмся, как можно сделать электронную подпись самому, без помощи посредников.
Что такое электронная подпись
Суть технологии заключена в привязке электронно-цифровой подписи, (ЭЦП), принадлежащей конкретному лицу или компании, к передаваемому файлу. Порядок её применения прописан в Федеральном законе от 06.04.2011 №63-ФЗ “Об электронной подписи”.
ЭЦП — это специальный файл с зашифрованной информацией о его владельце. Он может храниться непосредственно в компьютере, либо на переносном информационном носителе (флешке). Имеет ограниченный срок действия.
ИП и организациям, сдающим электронную отчётность в налоговую инспекцию, внебюджетные фонды или в статистику, ЭЦП обязательна. Поддержка подписания отчётов в электронном виде предусмотрена во всех бухгалтерских программах.
Виды электронной подписи и области применения
ЭЦП нужны не только организациям, но и частным лицам — для работы через мобильные и электронные приложения. Их применяют компании для внутреннего документооборота, а также для обмена защищёнными сообщениями с партнёрами и контрагентами. Исходя из реализуемых задач, различают три типа ЭЦП:
- простая;
- усиленная неквалифицированная;
- усиленная квалифицированная.
Кроме руководителя, и иные работники, имеющие право подписи в электронных документах, должны иметь свои сертификаты ЭЦП. Иначе их отправления будут считаться недействительными.
С 1 января 2022 года усиленные квалифицированные подписи руководителю предприятия или ИП выдаются только в удостоверяющих центрах ФНС России. Услуга предоставляется бесплатно, но нужно иметь свою флешку установленного образца.
Усиленные ЭЦП для других должностных лиц можно получить в аккредитованных удостоверяющих центрах, как и раньше.
Информация о том, кто и для чего выпускает электронные подписи, представлена в таблице:
| Вид ЭЦП | Кто выпускает | Сферы применения |
|---|---|---|
| Простая | Государственные органы для граждан — после личного обращения, через портал Госуслуг, личный кабинет налогоплательщика или МФЦ. Есть возможность самостоятельного изготовления | Преимущественно их применяют при отправке обращений на сайте Госуслуг, в налоговую службу. Можно применять для обмена документами между предприятиями и физлицами. |
| Усиленная неквалифицированная | Удостоверяющие центры (УЦ) или свои IT-подразделения. | Их используют в организациях для электронного документооборота внутри организации, обмена данными. Применяется для участия в торгах. |
| Усиленная квалифицированная | Выпускают аккредитованные УЦ, в подтверждение легитимности выдают бумажный сертификат. Шифруются при помощи криптопрограмм | Востребованы для отправки отчётов в ИФНС и иные контролирующие органы, обмена электронными документами с внешними контрагентами, и т.д. |
Теперь нужно ответить на вопрос как сделать электронно-цифровую подпись самому и бесплатно? Вариантов будет не так много.
Как сделать электронную печать и подпись самому
Простая ЭП
Различного рода пароли, подписи, логины, коды считаются вариантами простой ЭЦП. Создать такую электронную подпись самостоятельно очень просто. Самый лёгкий вариант — воспользоваться программой Microsoft Word:
- встаём на место, где нужно поставить подпись;
- кликаем на вкладку “Вставка”;
- нажимаем на кнопку “Строки подписи”;
- заполняем предложенные поля.
Получится такая подпись:
Пример того как сделать ЭЦП самому в программе Microsoft Word
Её можно усилить имеющейся цифровой подписью: нажимаем кнопку «Файл», затем «Сведения», затем «Защита документа» и выбираем функцию «Добавить цифровую подпись».
Усиленная неквалифицированная ЭП
В отличие от простой ЭЦП имеет защиту и формируется при помощи специальных программ. Может изготавливаться IT-специалистом или любым удостоверяющим центром, даже не имеющим аккредитации. Имеет ограниченное хождение.
Усиленная квалифицированная ЭП
Как сделать самому электронную подпись, чтобы она была при этом усиленной и квалифицированной? Самостоятельно никак. Нужно обращаться:
- в УЦ Федеральной налоговой службы (адрес ближайшего можно найти на сайте налоговой службы);
- в один из аккредитованных УЦ.
В УЦ ФНС выдадут бесплатную ЭЦП только на руководителя организации, ИП или нотариуса, а в аккредитованных УЦ — платные ЭЦП на всех остальных доверенных лиц.
Сделать ЭЦП для ИП или организаций самостоятельно можно только после посещения УЦ и подачи заявления на выдачу сертификата подписи.
Для юридического лица нужно собрать следующий пакет документов:
- выписка из ЕГРЮЛ;
- свидетельство о присвоении ИНН;
- учредительные документы;
- документы подтверждения полномочий сотрудника (приказ, доверенность);
- паспорт, иной документ подтверждающий личность.
- СНИЛС руководителя.
Проще всего сделать ЭЦП самому физическому лицу. От него потребуют лишь:
- паспорт;
- СНИЛС;
- ИНН.
Если речь идёт об ИП, достаточно добавить к этому списку выписку из ЕГРИП.
Чтобы получить усиленную квалифицированную подпись в УЦ ФНС, руководитель должен приехать сам, доверенности не действуют.
Вместо оригиналов в УЦ допускается предоставлять заверенные копии. Есть три варианта заверения:
- сотрудником удостоверяющего центра;
- руководителем организации;
- нотариусом.
После оформления договора нужно предоставить свой или купить новый контейнер (флешку) для записи на неё ЭЦП. Сам сертификат ЭЦП для руководителя обойдётся бесплатно, а для доверенных лиц в аккредитованных УЦ придётся его оплатить.
В течение 10-30 минут выдадут ключ для ЭП, записанный на флешку, и квалифицированный сертификат с ключом проверки ЭЦП. Такой комплект достаточен для идентификации собственника (согласно статьи 17 Федерального закона №63-ФЗ).
Срок действия ЭЦП
Для простых электронных подписей сроки действия не определены. Усиленные неквалифицированные подписи, если они выпущены УЦ, действуют в течение 15 месяцев — также как и усиленные квалифицированные ЭП.
По ЭЦП для внутреннего документооборота срок действия устанавливается её разработчиком.
ЭЦП для портала Госуслуг
При частом пользовании государственными и муниципальными услугами стоит разобраться как самостоятельно сделать электронную подпись для физлица:
- зарегистрироваться на портале Госуслуг, заполнить все необходимые данные;
- с подтверждающими документами (паспорт, СНИЛС) обратиться Центр обслуживания или в отделение Почты России;
- другой вариант — клиентам Сбербанка, Тинькофф банка и Почта-банка подтвердить данные можно через интернет-приложение данных банков.
После подтверждения данных ЭЦП автоматически обновится в личном кабинете портала Госуслуг.
ЭЦП для сайта Федеральной налоговой службы
Получить информацию, как самому бесплатно сделать электронную цифровую подпись, можно в личном кабинете налогоплательщика. Чтобы подавать декларации, отправлять и получать уведомления ИФНС, достаточно получить неквалифицированную ЭП. Её выдают при запросе из личного кабинета в течение 24 часов.
Срок действия неквалифицированной ЭП — 1 календарный год. По его истечении нужно заново подать заявку и дождаться её обработки.
