Бумажный документооборот продолжает стремительно уступать свои позиции электронному. Но у него есть существенный нюанс — необходим уникальный способ подтверждения достоверности вместо обычной подписи. Решение разработано и его активно применяют уже полтора десятка лет, — это ЭЦП. Разберёмся, как можно сделать электронную подпись самому, без помощи посредников.
И получите бесплатную круглосуточную экспертную поддержку по всем вопросам бухгалтерского учёта и налогообложения.
Получить доступЧто такое электронная подпись
Суть технологии заключена в привязке электронно-цифровой подписи, (ЭЦП), принадлежащей конкретному лицу или компании, к передаваемому файлу. Порядок её применения прописан в Федеральном законе от 06.04.2011 №63-ФЗ “Об электронной подписи”.
ЭЦП — это специальный файл с зашифрованной информацией о его владельце. Он может храниться непосредственно в компьютере, либо на переносном информационном носителе (флешке). Имеет ограниченный срок действия.
ИП и организациям, сдающим электронную отчётность в налоговую инспекцию, внебюджетные фонды или в статистику, ЭЦП обязательна. Поддержка подписания отчётов в электронном виде предусмотрена во всех бухгалтерских программах.
Виды электронной подписи и области применения
ЭЦП нужны не только организациям, но и частным лицам — для работы через мобильные и электронные приложения. Их применяют компании для внутреннего документооборота, а также для обмена защищёнными сообщениями с партнёрами и контрагентами. Исходя из реализуемых задач, различают три типа ЭЦП:
- простая;
- усиленная неквалифицированная;
- усиленная квалифицированная.
Кроме руководителя, и иные работники, имеющие право подписи в электронных документах, должны иметь свои сертификаты ЭЦП. Иначе их отправления будут считаться недействительными.
С 1 января 2022 года усиленные квалифицированные подписи руководителю предприятия или ИП выдаются только в удостоверяющих центрах ФНС России. Услуга предоставляется бесплатно, но нужно иметь свою флешку установленного образца.
Усиленные ЭЦП для других должностных лиц можно получить в аккредитованных удостоверяющих центрах, как и раньше.
Информация о том, кто и для чего выпускает электронные подписи, представлена в таблице:
| Вид ЭЦП | Кто выпускает | Сферы применения |
|---|---|---|
| Простая | Государственные органы для граждан — после личного обращения, через портал Госуслуг, личный кабинет налогоплательщика или МФЦ. Есть возможность самостоятельного изготовления | Преимущественно их применяют при отправке обращений на сайте Госуслуг, в налоговую службу. Можно применять для обмена документами между предприятиями и физлицами. |
| Усиленная неквалифицированная | Удостоверяющие центры (УЦ) или свои IT-подразделения. | Их используют в организациях для электронного документооборота внутри организации, обмена данными. Применяется для участия в торгах. |
| Усиленная квалифицированная | Выпускают аккредитованные УЦ, в подтверждение легитимности выдают бумажный сертификат. Шифруются при помощи криптопрограмм | Востребованы для отправки отчётов в ИФНС и иные контролирующие органы, обмена электронными документами с внешними контрагентами, и т.д. |
Теперь нужно ответить на вопрос как сделать электронно-цифровую подпись самому и бесплатно? Вариантов будет не так много.
Как сделать электронную печать и подпись самому
Простая ЭП
Различного рода пароли, подписи, логины, коды считаются вариантами простой ЭЦП. Создать такую электронную подпись самостоятельно очень просто. Самый лёгкий вариант — воспользоваться программой Microsoft Word:
- встаём на место, где нужно поставить подпись;
- кликаем на вкладку “Вставка”;
- нажимаем на кнопку “Строки подписи”;
- заполняем предложенные поля.
Получится такая подпись:
Пример того как сделать ЭЦП самому в программе Microsoft Word
Её можно усилить имеющейся цифровой подписью: нажимаем кнопку «Файл», затем «Сведения», затем «Защита документа» и выбираем функцию «Добавить цифровую подпись».
Усиленная неквалифицированная ЭП
В отличие от простой ЭЦП имеет защиту и формируется при помощи специальных программ. Может изготавливаться IT-специалистом или любым удостоверяющим центром, даже не имеющим аккредитации. Имеет ограниченное хождение.
Усиленная квалифицированная ЭП
Как сделать самому электронную подпись, чтобы она была при этом усиленной и квалифицированной? Самостоятельно никак. Нужно обращаться:
- в УЦ Федеральной налоговой службы (адрес ближайшего можно найти на сайте налоговой службы);
- в один из аккредитованных УЦ.
В УЦ ФНС выдадут бесплатную ЭЦП только на руководителя организации, ИП или нотариуса, а в аккредитованных УЦ — платные ЭЦП на всех остальных доверенных лиц.
Сделать ЭЦП для ИП или организаций самостоятельно можно только после посещения УЦ и подачи заявления на выдачу сертификата подписи.
Для юридического лица нужно собрать следующий пакет документов:
- выписка из ЕГРЮЛ;
- свидетельство о присвоении ИНН;
- учредительные документы;
- документы подтверждения полномочий сотрудника (приказ, доверенность);
- паспорт, иной документ подтверждающий личность.
- СНИЛС руководителя.
Проще всего сделать ЭЦП самому физическому лицу. От него потребуют лишь:
- паспорт;
- СНИЛС;
- ИНН.
Если речь идёт об ИП, достаточно добавить к этому списку выписку из ЕГРИП.
Чтобы получить усиленную квалифицированную подпись в УЦ ФНС, руководитель должен приехать сам, доверенности не действуют.
Вместо оригиналов в УЦ допускается предоставлять заверенные копии. Есть три варианта заверения:
- сотрудником удостоверяющего центра;
- руководителем организации;
- нотариусом.
После оформления договора нужно предоставить свой или купить новый контейнер (флешку) для записи на неё ЭЦП. Сам сертификат ЭЦП для руководителя обойдётся бесплатно, а для доверенных лиц в аккредитованных УЦ придётся его оплатить.
В течение 10-30 минут выдадут ключ для ЭП, записанный на флешку, и квалифицированный сертификат с ключом проверки ЭЦП. Такой комплект достаточен для идентификации собственника (согласно статьи 17 Федерального закона №63-ФЗ).
Срок действия ЭЦП
Для простых электронных подписей сроки действия не определены. Усиленные неквалифицированные подписи, если они выпущены УЦ, действуют в течение 15 месяцев — также как и усиленные квалифицированные ЭП.
По ЭЦП для внутреннего документооборота срок действия устанавливается её разработчиком.
Команда специалистов «Моё дело» возьмёт эту обязанность на себя, чтобы вы могли заняться более важными делами.
Оставить заявкуЭЦП для портала Госуслуг
При частом пользовании государственными и муниципальными услугами стоит разобраться как самостоятельно сделать электронную подпись для физлица:
- зарегистрироваться на портале Госуслуг, заполнить все необходимые данные;
- с подтверждающими документами (паспорт, СНИЛС) обратиться Центр обслуживания или в отделение Почты России;
- другой вариант — клиентам Сбербанка, Тинькофф банка и Почта-банка подтвердить данные можно через интернет-приложение данных банков.
После подтверждения данных ЭЦП автоматически обновится в личном кабинете портала Госуслуг.
ЭЦП для сайта Федеральной налоговой службы
Получить информацию, как самому бесплатно сделать электронную цифровую подпись, можно в личном кабинете налогоплательщика. Чтобы подавать декларации, отправлять и получать уведомления ИФНС, достаточно получить неквалифицированную ЭП. Её выдают при запросе из личного кабинета в течение 24 часов.
Срок действия неквалифицированной ЭП — 1 календарный год. По его истечении нужно заново подать заявку и дождаться её обработки.
