Вопрос:
Директор участвовал в ИННОПРОМЕ (мероприятие, которое проводится в Свердловской области). И далее повел инвесторов в ресторан, оплатив там все расходы. Т.е. чек с ресторана оплачен директором (Сумма чека 15000 руб.) . Можно ли компенсировать директору данные расходы? Как их правильно оформить? Организация применяет УСН с объектом "доходы".
Ответ:
Компенсация расходов
Возместить можно на основании представленных работником документов, подтверждающих понесенные им расходы в интересах организации.
По общему правилу работнику для оплаты товаров (работ, услуг) для нужд организации выдаются денежные средства под отчет. Для отчета об израсходованных денежных средствах работник представляет авансовый отчет, на основании которого с работником производится окончательный расчет. Кроме того, авансовый отчет является необходимым документальным подтверждением произведенных расходов для целей расчета налога на прибыль.
Подтверждение: ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. , п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ , п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций .
При этом законодательство не содержит запрета на составление авансового отчета работником даже в том случае, если предварительно аванс он не получал.
Например, если работник (в т. ч. генеральный директор) потратил собственные денежные средства на нужды организации (не получив предварительно для этих целей денежные средства под отчет), он может составить авансовый отчет и отразить в нем потраченную сумму как перерасход.
При этом к авансовому отчету нужно приложить:
1) заявление о компенсации произведенных расходов. Формулировка заявления может быть следующая: "Прошу утвердить авансовый отчет № __ от __ и возместить перерасход в сумме __ руб., которая была израсходована на нужды организации";
2) оправдательные документы, чтобы подтвердить факт расходования (использования) по назначению денежных средств. К ним в общем случае относятся:
– первичный учетный документ, который подтверждает факт приобретения товаров (работ, услуг). В частности, такими документами могут быть товарная накладная, чек (товарный, кассовый – при соблюдении определенных условий ), акт выполненных работ, акт об оказании услуг, счет-заказ);
– и документы, которые подтверждают оплату приобретенных товаров (работ, услуг). Если работник расплатился наличными, то документами, подтверждающими оплату, могут быть, в частности, кассовый чек, бланк строгой отчетности (БСО). При оплате банковской картой в качестве подтверждающих документов помимо кассового чека могут быть представлены слипы и (или) чеки электронных терминалов ( п. 3.1 Положения ЦБ РФ № 266-П от 24 декабря 2004 г. ).
Подтверждение: письмо ФНС России № ЕД-4-3/11515 от 25 июня 2013 г.
Для возмещения работнику затрат на приобретение товаров (работ, услуг), оплаченных за счет его собственных средств, руководителю организации также следует подготовить приказ о возмещении нужной суммы.
После утверждения авансового отчета руководителем организации расходы организации (понесенные через подотчетное лицо) можно считать состоявшимися ( п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций ) и экономически обоснованными ( п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ ).
Пример
Генеральный директор ООО "Гамма" А.И. Петров подписал договор аренды от имени организации, но оплатил арендную плату за ближайшие два месяца своими наличными средствами, получив кассовый чек.
В рассматриваемой ситуации генеральному директору целесообразно заполнить авансовый отчет (с перерасходом). При этом к авансовому отчету он должен приложить все первичные документы и документы, подтверждающие оплату расходов.
Так, расчеты по арендной плате можно подтвердить документами, которые свидетельствуют о факте оказания услуг и возникновении у организации-арендатора расхода, а у арендодателя – дохода .
Внесение предоплаты за товары (работы, услуги), приобретаемые через подотчетное лицо (в частности, за арендную плату), в бухучете нужно отразить с использованием счета 60 (76) в корреспонденции со счетом 73 (71).
Беспроблемный вариант
Чтобы минимизировать риск возникновения претензий в части НДФЛ (в отношении возникновения дохода у гражданина в случае возмещения ему организацией понесенных расходов), лучше, если все документы по операции, проведенной работником, будут оформлены на организацию. Для этого у работника должна быть доверенность на приобретение товаров (работ, услуг) от организации.
Оптимальный вариант
Если документы по операции оформлены на работника (в т. ч. на генерального директора), при возникновении претензий со стороны налоговой инспекции целесообразно опираться на положения ст. 183 Гражданского кодекса РФ . В ней сказано, что при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица (в данном случае – гражданина), только если другое лицо – представляемый (в данном случае – организация) впоследствии прямо не одобрит данную сделку. Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения.
При этом под прямым последующим одобрением сделки представляемым, в частности, могут пониматься:
– письменное или устное одобрение, независимо от того, адресовано оно непосредственно контрагенту по сделке или нет;
– конкретные действия представляемого, если они свидетельствуют об одобрении сделки (например, полная или частичная оплата товаров, работ, услуг, их приемка для использования).
При одобрении представляемым (организацией) соответствующей сделки (независимо от формы одобрения) оно должно исходить от лица, уполномоченного в силу закона, учредительных документов или договора заключать такие сделки или совершать действия, которые могут рассматриваться как одобрение (например, от руководителя организации).
Подтверждение: п. 5 информационного письма Президиума ВАС РФ № 57 от 23 октября 2000 г.
Законодательством не определен конкретный перечень подтверждающих документов, которые организация может использовать для обоснования представительских расходов ( пп. 22 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ ).
В частности, это могут быть следующие документы:
– приказ (распоряжение) руководителя об осуществлении расходов на представительские цели (см. Приказ об осуществлении расходов на представительские цели);
– смета представительских расходов, утвержденная общим собранием учредителей или руководителем организации на определенный период (например, на квартал) (см. Смету представительских расходов);
– первичные учетные документы, подтверждающие понесенные расходы (например, авансовый отчет с приложенными товарным и кассовым чеками, квитанциями, слипами, чеками электронных терминалов);
– акт об осуществлении представительских расходов (см. Акт об осуществлении представительских расходов);
– а также любой первичный документ, свидетельствующий об обоснованности и производственном характере понесенных расходов, например отчет о представительских расходах (проведенном представительском мероприятии) (см. Отчет о проведении представительского мероприятия), утвержденный руководителем организации и отвечающий критериям ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года . В отчете должны быть указаны цель проведенных мероприятий, их результаты, сумма понесенных расходов на представительские цели, место и время проведения мероприятий. При этом все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
Подтверждение: абз. 2, 4 п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ, письма Минфина России № 03-03-РЗ/16288 от 10 апреля 2014 г.,№ 03-03-06/1/675 от 1 ноября 2010 г., № 03-03-06/4/26 от 22 марта 2010 г., ФНС России № ГД-4-3/8852 от 8 мая 2014 г.
Ответ на данный вопрос можно посмотреть в Сервисе, перейдя по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-17371
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-31086
УСН
Не вправе учитывать.
Порядок учета расходов при расчете единого налога при УСН зависит от применяемого объекта налогообложения : доходы или разница между доходами и расходами (п. 1 , 2 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).
Плательщики единого налога при УСН с объектом налогообложения в виде доходов по общему правилу расходы при расчете единого налога не учитывают ( п. 1 ст. 346.18 Налогового кодекса РФ ).
Плательщики с объектом налогообложения в виде разницы между доходами и расходами при расчете единого налога при УСН вправе учитывать расходы, поименованные в п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ . Их перечень является закрытым.
Представительские расходы в п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ не поименованы. Соответственно, ни факт оплаты, ни форма оплаты (включая оплату корпоративной банковской картой), а также экономическая оправданность таких расходов значения не имеют.
Вывод: представительские расходы при расчете единого налога при УСН плательщики учитывать не вправе независимо от применяемого объекта налогообложения.
Подтверждение: письмо Минфина России № 03-03-02-04/1/22 от 11 октября 2004 г.
Ответ на данный вопрос можно посмотреть в Сервисе, перейдя по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-9455