Вопрос:
Как оформить и провести представительские расходы через под отчет. Организация применяет УСНО.
Ответ:
Бухучет
Подтвердить такие расходы можно документами, которые обоснуют тот или иной вид представительских расходов или их комплекс.
Законодательством не определен конкретный перечень подтверждающих документов , которые организация может использовать для обоснования представительских расходов.
В частности, это могут быть следующие документы:
– приказ (распоряжение) руководителя об осуществлении расходов на представительские цели (см. Приказ об осуществлении расходов на представительские цели );
– смета представительских расходов, утвержденная общим собранием учредителей или руководителем организации на определенный период (например, на квартал) (см. Смету представительских расходов );
– первичные учетные документы , подтверждающие понесенные расходы (например, авансовый отчет с приложенными товарным и кассовым чеками, квитанциями, слипами, чеками электронных терминалов);
– акт об осуществлении представительских расходов (см. Акт об осуществлении представительских расходов );
– а также любой первичный документ, свидетельствующий об обоснованности и производственном характере понесенных расходов, например отчет о представительских расходах (проведенном представительском мероприятии) (см. Отчет о проведении представительского мероприятия ), утвержденный руководителем организации и отвечающий критериям ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года . В отчете должны быть указаны цель проведенных мероприятий, их результаты, сумма понесенных расходов на представительские цели, место и время проведения мероприятий. При этом все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
Работник, чтобы подтвердить факт использования (расходования) по назначению (для выполнения служебного задания) денежных средств, полученных под отчет должен представить оправдательные документы. К ним в общем случае относятся:
– первичный учетный документ , который подтверждает факт приобретения товаров (работ, услуг). В частности, такими документами могут быть (а в ряде случаев – обязана быть) товарная накладная , чек ( товарный , кассовый – при соблюдении определенных условий ), акт выполненных работ, акт об оказании услуг, счет-заказ;
– и документы, которые подтверждают оплату приобретенных товаров (работ, услуг). Если работник расплатился наличными, то документами, подтверждающими оплату, могут быть, в частности, кассовый чек, бланк строгой отчетности (БСО), товарный чек (с установленными в законе о ККТ реквизитами ). При оплате банковской картой в качестве подтверждающих документов также могут быть представлены слипы и (или) чеки электронных терминалов, в которых в обязательном порядке указывается фамилия держателя банковской карты ( п. 3.1 Положения ЦБ РФ № 266-П от 24 декабря 2004 г. , письма Минфина России № 03-03-06/2/19106 от 6 апреля 2015 г. , № 03-03-06/1/59 от 10 февраля 2010 г. ). Причем если оплата расходов производится с банковской карты уполномоченного работника (корпоративной банковской карты) и это подтверждено приложенными к авансовому отчету документами (например, заявлением работника о выдаче денежных средств под отчет путем выдачи корпоративной карты), то оснований считать, что расходы понесены не подотчетным лицом, не имеется ( письмо Минфина России № 03-03-06/2/19106 от 6 апреля 2015 г. ).
Данные документы работник должен приложить к авансовому отчету в качестве подтверждения использования подотчетных средств по назначению. После утверждения авансового отчета руководителем организации (ИП) расходы организации (ИП), понесенные через подотчетное лицо, можно считать состоявшимися.
Подтверждение: п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций .
Подтверждение: письмо ФНС России № ЕД-4-3/11515 от 25 июня 2013 г.
В некоторых ситуациях (например, при приобретении материальных ценностей у частных лиц, на рынке) первичных документов, подтверждающих покупку, может не быть. В этом случае товары ( материалы ) можно принять на учет в порядке, аналогичном оформлению поступления при неотфактурованных поставках. Если товары (материалы) оприходованы, то авансовый отчет работника в таком случае можно признать утвержденным. Однако для целей налогообложения (в частности, налогом на прибыль ) стоимость материальных ценностей, поступивших по неотфактурованной поставке, учитывать нельзя (до момента поступления недостающих расчетных документов).
Подтверждение: письмо УФНС России по г. Москве № 28-11/23487 от 27 марта 2006 г. (в отношении вопроса удержания НДФЛ в ситуации, когда расходы, понесенные подотчетным лицом, не подтверждены документально) – его выводы верны и для случая подтверждения использования подотчетных средств по назначению при отсутствии оправдательных документов.
УСН
Организация не вправе учитывать данные расходы при расчете единого налога.
Порядок учета расходов при расчете единого налога при УСН зависит от применяемого объекта налогообложения : доходы или разница между доходами и расходами (п. 1 , 2 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).
Плательщики единого налога при УСН с объектом налогообложения в виде доходов по общему правилу расходы при расчете единого налога не учитывают ( п. 1 ст. 346.18 Налогового кодекса РФ ).
Плательщики с объектом налогообложения в виде разницы между доходами и расходами при расчете единого налога при УСН вправе учитывать расходы, поименованные в п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ . Их перечень является закрытым.
Представительские расходы в п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ не поименованы. Соответственно, ни факт оплаты, ни форма оплаты (включая оплату корпоративной банковской картой), а также экономическая оправданность таких расходов значения не имеют.
Вывод: представительские расходы при расчете единого налога при УСН плательщики учитывать не вправе независимо от применяемого объекта налогообложения.
Подтверждение: письмо Минфина России № 03-03-02-04/1/22 от 11 октября 2004 г.
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности .
Актуально на дату: 23.10.2017