Вопрос:
Списание в НУ ГСМ при УСН доходы минус расходы; первичные документы - путевой лист и акт на списание; нормы расходов из МинТранса - этого достаточно? Можно ли путевой самостоятельно разработать, как примерно он должен выглядеть.
Ответ:
Кроме документов на фактический расход необходимы документы, подтверждающие приобретение и оплату ГСМ. Кроме документального подтверждения, расходы должны быть экономически обоснованны. При списании данных расходов дожидаться, в частности, отпуска сырья и материалов в производство, как того требуют положения ст. 254 Налогового кодекса РФ , не нужно. Путевой лист можно разработать самостоятельно, утвердив его форму в учетной политике, и он должен содержать все обязательные реквизиты.
Перечень расходов, на которые можно уменьшать налоговую базу по УСН, содержится в п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ . Он является закрытым. При этом в нем содержатся такие виды расходов, как материальные и расходы на содержание служебного транспорта, к которым (при выполнении определенных условий) можно отнести и затраты на горюче-смазочные материалы (ГСМ) (пп. 5 , 12 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ). Они признаются при расчете единого налога в порядке, предусмотренном гл. 25 Налогового кодекса РФ ( п. 2 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ ). Соответственно, расходы на ГСМ организация вправе учитывать в том же порядке и при соблюдении тех же условий, что и при расчете налога на прибыль .
При этом возможность учета затрат на ГСМ не зависит от того:
– в составе каких активов учтено транспортное средство (основных средств или материально-производственных запасов) ;
– каков график его работы (при соблюдении определенных условий) ;
– арендует ли организация автомобиль у работника .
В случае, когда организация возмещает работнику расходы на ГСМ помимо выплаты ему компенсации за использование личного легкового автомобиля в служебных целях, стоимость ГСМ нельзя учесть в расходах.
Момент признания расходов определяется в общем порядке ( пп. 1 п. 2 ст. 346.17 Налогового кодекса РФ , письмо Минфина России № 03-11-11/17871 от 21 мая 2013 г. ).
То есть организация вправе признавать расходы на ГСМ при наличии документа, подтверждающего их приобретение и оплату, в частности:
– чека, приложенного к авансовому отчету работника, – при приобретении ГСМ за наличные ( Указания , утв. Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г.);
– чека терминала АЗС (акта приема-передачи проданных ГСМ) и платежного поручения о внесении аванса на топливную карту (реестра операций по картам) – при использовании топливных карт;
– чека терминала АЗС (отрывного купона к погашенному талону) и платежного поручения на оплату талонов (чека на оплату талонов) – при использовании топливных талонов.
Беспроблемный вариант
С учетом требования к экономической оправданности расходов организации целесообразно учитывать такие расходы при наличии документа, подтверждающего обоснованность затрат на ГСМ. Таким документом может являться путевой лист (другой документ, позволяющий достоверно определить пройденный автотранспортом путь) ( п. 2 ст. 346.16 , п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).
Помимо затрат на ГСМ организации целесообразно организовать учет топливных карт, приобретаемых за плату .
При этом любые расходы учитываются в целях расчета единого налога при УСН только в случае их экономической оправданности и соответствующего документального подтверждения ( п. 2 ст. 346.16 , п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ), а также не ранее их фактической оплаты или погашения задолженности перед контрагентами иным способом и установки на транспортном средстве ( п. 2 ст. 346.17 Налогового кодекса РФ ).
Документальное подтверждение
Подтверждением затрат на топливо служат первичные учетные документы, перечень и (или) формы которых утверждены в учетной политике для целей бухучета :
– при приобретении топлива – документы, подтверждающие фактическое приобретение (заправку) топлива в бак автомобиля (авансовый отчет, чеки АЗС, погашенные талоны АЗС, накладные и счета на оплату фактически отпущенного топлива);
– при расходовании топлива – документы, подтверждающие фактическое расходование топлива при работе транспорта :
– путевые листы по унифицированным или самостоятельно разработанным формам ;
– иные документы, позволяющие достоверно определить путь, пройденный транспортом, и выявить реальный расход топлива (например, отчет навигационной системы, установленной на транспорте). В любом случае такие первичные документы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Подтверждение: ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. , ч. 1 ст. 6 Федерального закона № 259-ФЗ от 8 ноября 2007 г. , письмо Минфина России № 03-03-06/1/354 от 16 июня 2011 г. (в части оформления путевых листов) – его выводы верны и в настоящее время в условиях применения положений Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-11079
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-17898
Признавать нужно налогоплательщику единого налога с объектом налогообложения в виде разницы между доходами и расходами при одновременном выполнении следующих условий:
– расходы произведены (т.е. материалы получены, работы выполнены, услуги оказаны). Авансы, выданные организацией (индивидуальным предпринимателем), при расчете единого налога в расходах не учитываются до момента получения материалов (выполнения работ, оказания услуг) (письма Минфина России № 03-11-06/2/49 от 30 марта 2012 г. , № 03-11-04/2/195 от 12 декабря 2008 г. );
– задолженность перед контрагентом погашена (путем перечисления денег на банковский счет, выдачи из кассы или иным способом).
Такой порядок применяется, в частности, при признании в составе расходов стоимости:
– сырья и материалов ;
– инструментов, приспособлений, инвентаря, хозяйственных принадлежностей ;
– услуг производственного характера .
Если организацией (индивидуальным предпринимателем) в счет оплаты приобретаемых материалов (работ, услуг) был выдан вексель, датой признания расхода является либо дата погашения векселя (при расчетах собственными векселями), либо дата передачи векселя по индоссаменту (при расчетах векселями третьих лиц).
Подтверждение: п. 2 ст. 346.17 Налогового кодекса РФ .
В случае когда организация (индивидуальный предприниматель) выдает работнику денежные средства на приобретение ТМЦ под отчет, признать материальные расходы она сможет в момент утверждения авансового отчета (так как в момент выдачи денежных средств расходы еще не произведены и отсутствуют документы, их подтверждающие). При приобретении работником ТМЦ за свой счет их стоимость может быть учтена в расходах в том отчетном периоде, в котором задолженность перед работником будет погашена.
Подтверждение: письмо Минфина России № 03-11-11/4 от 17 января 2012 г.
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-8946
В соответствии с п. 2 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ по ряду материальных расходов должны соблюдаться условия их признания, действующие при расчете налога на прибыль ( ст. 254 Налогового кодекса РФ ). Однако расходы на приобретение сырья и материалов не подпадают под указанный порядок.
По расходам на приобретение сырья и производственных материалов гл. 26.2 Налогового кодекса РФ прямо устанавливает необходимость соблюдения лишь общих правил признания расходов на УСН (после оплаты и получения). Соответственно, при списании данных расходов дожидаться, в частности, отпуска сырья и материалов в производство, как того требуют положения ст. 254 Налогового кодекса РФ , не нужно.
Подтверждение: пп. 1 п. 2 ст. 346.17 Налогового кодекса РФ , письма Минфина России № 03-11-11/30607 от 31 июля 2013 г. , № 03-11-11/366 от 7 декабря 2012 г. , № 03-11-11/284 от 27 октября 2010 г .
Данное правило применяется и при передаче сырья (материалов) в переработку сторонней организации на давальческих началах. При определении налоговой базы их стоимость учитывается в расходах независимо от факта оказания услуг по переработке.
Подтверждение: письмо Минфина России № 03-11-11/17871 от 21 мая 2013 г.
Если организация приобретает сырье и материалы, в стоимости которых выделен входной НДС, то учитывать его в расходах рекомендуется по отдельной статье затрат ( пп. 8 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ ).
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-8953
Нормирование расходов на ГСМ
Налоговым кодексом РФ не предусмотрено нормирование расходов на ГСМ при расчете налога на прибыль. В то же время все расходы организации должны быть экономически оправданны ( п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ ).
Мнение Минфина России и ФНС России: обоснованность расходов на приобретение топлива для целей учета при налогообложении прибыли связана с их нормированием. Организация вправе, но не обязана при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива учитывать нормы:
– приведенные в Методических рекомендациях , утв. Распоряжением Минтранса России № АМ-23-р от 14 марта 2008 г., или разработанные по индивидуальной заявке специализированными научными организациями (в отношении транспортных средств, нормы расхода топлива для которых не установлены) (письма Минфина России № 03-03-06/1/2875 от 27 января 2014 г. , № 03-03-06/2/12 от 30 января 2013 г. , № 03-03-06/4/67 от 10 июня 2011 г. , ФНС России № СК-6-5/281 от 15 апреля 2008 г. );
– указанные производителем транспортного средства в технической документации к нему или в иной информации производителя (письма Минфина России № 03-03-06/4/67 от 10 июня 2011 г. , № 03-03-06/4/61 от 22 июня 2010 г. ).
Для отдельных отраслей могут быть утверждены нормы расхода ГСМ, касающиеся специализированных (по типу отраслей) транспортных средств. Например, Приказом Рослесхоза № 180 от 13 сентября 1999 г. утверждены нормы расхода ГСМ для техники (в т. ч. тракторов, машин-орудий), которая используется в механизированных работах в лесном хозяйстве.
Беспроблемный вариант
Чтобы избежать спора с контролирующими ведомствами, организации целесообразно при учете расходов на ГСМ утвердить собственные обоснованные нормы их расхода или использовать законодательно утвержденные нормативы (из перечисленных выше документов).
Применение нормативов списания расходов на ГСМ для целей их учета не означает, что все сверхнормативные затраты учитывать нельзя. Исходя из буквального толкования законодательства (и отсутствия прямого установления норм в нем) при условии экономического обоснования списать на расходы можно и сверхнормативное потребление ГСМ. Обоснованное сверхнормативное потребление может быть вызвано, в частности:
– особыми условиями эксплуатации транспортного средства (например, при длительном движении с низкой скоростью по загруженным дорогам), что могут подтвердить путевые листы, объяснительные записки работников организации, доступная информация сторонних лиц;
– его техническим состоянием, что могут подтвердить акты обследования (замеров потребления), документы обслуживающей организации (дилера);
– качеством приобретенных ГСМ, что также могут подтвердить акты обследования (замеров потребления), документы обслуживающей организации (дилера), акты экспертизы ГСМ.
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-19414
Форма путевого листа
Первичные учетные документы, применяемые организацией, должны быть утверждены в учетной политике для целей бухучета. Организация вправе самостоятельно разработать формы первичных учетных документов , в том числе взять за основу (либо продолжать использовать) ранее применявшиеся унифицированные формы (ч. 1 , 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.).
Поэтому организация вправе самостоятельно разработать форму путевого листа (см., например, Путевой лист легкового автомобиля ) либо использовать соответствующие унифицированные формы путевых листов, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 78 от 28 ноября 1997 г. , дополнив их необходимыми реквизитами или удалив ненужные.
В любом случае форма путевого листа (см., например, Путевой лист легкового автомобиля ) должна содержать:
– обязательные реквизиты, предусмотренные п. 3 разд. II Приказа Минтранса России № 152 от 18 сентября 2008 г. , а также, реквизиты, требование о наличии которых предъявляет разд. III Приказа Минтранса России № 152 от 18 сентября 2008 г. :
– дата и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотра водителя с заверением их штампами "прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен" и "прошел послерейсовый медицинский осмотр" и подписью (с указанием Ф.И.О.) медицинского работника ( п. 16 разд. III Приказа Минтранса России № 152 от 18 сентября 2008 г. , п. 16 , 17 Правил, утв. Приказом Минздрава России № 835н от 15 декабря 2014 г.);
– дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Данные сведения проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью (с указанием Ф.И.О.) ( п. 16.1 разд. III Приказа Минтранса России № 152 от 18 сентября 2008 г. );
– обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-07/51 от 30 ноября 2012 г. , № 03-03-06/2/161 от 25 августа 2009 г. (в части оформления путевых листов) – их выводы верны и в настоящее время в условиях применения положений Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Указание маршрута следования транспорта
В путевом листе должен быть указан:
– или конкретный маршрут следования транспорта (например, "Место отправления" – г. Москва, ул. Свободы, д. 57; "Место назначения" – г. Москва, ул. Новаторов, д. 36, корп. 1). То есть такая запись, как "поездка по городу", в путевом листе недопустима;
– или ссылка на документ, в котором указан этот конкретный маршрут (например, на отчет навигационной системы).
Помимо этого в нем необходимо указывать время выезда и время возвращения автомобиля, а также количество пройденных километров по каждому маршруту. Если путевой лист не будет содержать указанную выше информацию, то подтвердить расходы на приобретение топлива будет проблематично.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/1/354 от 16 июня 2011 г. , № 03-03-04/1/129 от 20 февраля 2006 г. , Росстата № ИУ-09-22/257 от 3 февраля 2005 г.
Путевые листы можно оформлять на один день или иной срок, который не превышает одного месяца. То есть путевой лист необходимо составлять с такой периодичностью, чтобы на его основании можно было судить об обоснованности произведенного расхода. В любом случае путевой лист следует оформлять на срок не менее одного рейса транспортного средства. Например, если рейс (движение от территории организации к месту (местам) назначения и обратно в организацию) длится пять суток, то и путевой лист должен быть оформлен не менее чем на пять суток.
Подтверждение: п. 10 разд. III Приказа Минтранса России № 152 от 18 сентября 2008 г. , письмо Минфина России № 03-03-07/51 от 30 ноября 2012 г. (в части периодичности составления путевых листов) – его выводы верны и в настоящее время в условиях применения положений Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
При этом путевой лист должен быть оформлен на каждое транспортное средство. Если несколько водителей используют автомобиль посменно (в течение срока действия путевого листа), то допускается оформление нескольких путевых листов на один автомобиль (отдельно на каждого водителя).
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-22875
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности .
Актуально на дату: 03.03.2017