Вопрос:
Организация УСН (15%) Работник проходил в организации обучение по повышению квалификации (английский язык) срок обучения с мая по декабрь 2016 года, по инициативе предприятия, обучение не закончил и уволился. Работал с 01.01.2016 по 30,11,2016. Договор ученический , и доп. соглашения к трудовому договору не были заключены.
1. Обязательно ли их заключать? или достаточно приказа ген. директора?
2. Нужно ли при увольнении удерживать с него какую-то сумму за обучение и НДФЛ?
3. Можем ли мы принять сумму за обучение по акту к расходам по УСН?
Ответ:
Относительно документов и удержания за обучение
Если ученический договор (иное соглашение об обучении работника) не заключен, нарушения трудового законодательства в этом нет, поскольку отношения работника и работодателя по обучению находятся в сфере договорного регулирования. Однако оформление ученического договора (иного соглашения об обучении) – в интересах работодателя, поскольку только посредством договора можно урегулировать права и обязанности сторон по обучению. В частности, установить обязанности ученика отработать после обучения определенный период времени, возместить расходы на обучение в случае досрочного увольнения или невыполнения обязанностей по прохождению обучения (прогулы занятий, опоздания и т. п.). Приказа генерального директора для регулирования этих отношений недостаточно – приказ не является основанием для взыскания с работника при увольнении затрат, произведенных на обучение (при наличии оснований для такого взыскания).
Отношения по обучению работника можно урегулировать не только ученическим договором. Можно не заключать ученический договор, но условия об обучении включить в трудовой договор с работником или составить иное соглашение об обучении. При наличии таких условий в трудовом договоре (соглашении) это также дает работодателю право взыскивать с работника затраты на его обучение (при наличии оснований для такого взыскания).
Обязанность работника компенсировать расходы на обучение, предоставленное (оплаченное) организацией, может быть закреплена:
– в трудовом договоре ;
– или в ученическом договоре (см. Ученический договор с работником организации о профессиональном переобучении в образовательном учреждении );
– или ином соглашении об обучении (см. Соглашение о предоставлении гарантий и компенсаций при совмещении работы с обучением ).
Помимо самой обязанности компенсировать расходы на обучение, в данных документах необходимо предусмотреть также и другие условия, связанные с компенсацией затрат на обучение .
Подтверждение: ст. 249 , 199 , ч. 2 ст. 207 Трудового кодекса РФ.
Так, например, в ученический договор включаются следующие обязательные условия:
– наименования сторон (название работодателя и фамилию, имя, отчество ученика);
– указание конкретной квалификации, приобретаемой учеником;
– обязанность работодателя обеспечить работнику возможность обучения в соответствии с ученическим договором ;
– срок договора ;
– размер оплаты в период ученичества (размер стипендии , а также расценки за работу, выполненную на практических занятиях, если такие занятия предполагаются по условиям обучения);
– обязанность работника пройти обучение и в соответствии с полученной квалификацией отработать по трудовому договору с работодателем в течение срока, установленного в ученическом договоре (при увольнении до окончания данного срока в некоторых случаях на работника возлагается обязанность по компенсации стоимости обучения (ее части) ).
Подтверждение: ч. 1 ст. 199 , ст. 249 , 204 Трудового кодекса РФ.
Кроме обязательных условий в ученический договор могут включаться иные условия, определенные соглашением сторон. Например, сроки сдачи учеником квалификационных экзаменов, расписание теоретических занятий, графики практической работы и т.п. При этом дополнительные условия не должны противоречить Трудовому кодексу РФ, коллективному договору, соглашениям, иначе они будут являться недействительными. Такие условия не применяются, даже если они были включены в ученический договор.
Подтверждение: ст. 199 , 206 Трудового кодекса РФ.
В порядке, установленном сторонами трудового договора , организация вправе оплачивать обучение своих работников (ст. 41 , 57 , 199 Трудового кодекса РФ). Как правило, основным условием такой оплаты является обязанность работника после прохождения обучения отработать в организации определенный период времени. Если иное не предусмотрено соглашением между работником и работодателем, то при увольнении без уважительной причины до окончания срока отработки, установленного трудовым договором или иным соглашением об обучении, работник обязан компенсировать понесенные работодателем затраты на его обучение ( ст. 249 Трудового кодекса РФ ).
При отсутствии ученического договора, иного соглашения об обучении либо условий об обучении в трудовом договоре у работодателя нет оснований для взыскания с работника при увольнении затрат на его обучение.
Работник обязан компенсировать организации понесенные затраты на его обучение, если одновременно соблюдены следующие условия:
– в трудовом договоре (ином соглашении об обучении) есть условие об обучении работника за счет средств организации;
– работодатель оплатил обучение работника, что подтверждено документально ;
– в трудовом договоре (ином соглашении об обучении) есть условие о том, что работник должен отработать определенный период времени после окончания обучения ;
– трудовой договор (иное соглашение об обучении) не содержит отдельное основание в виде условия, освобождающего работника от обязанности компенсировать стоимость обучения;
– работник увольняется до истечения срока отработки, установленного в трудовом договоре (ином соглашении об обучении);
– отсутствуют уважительные (обоснованные) причины увольнения.
Если при соблюдении вышеуказанных условий работник не компенсирует затраты на свое обучение, организация вправе взыскать их с него. По общему правилу расчет такой компенсации проводится пропорционально не отработанному после окончания обучения времени ( ст. 249 Трудового кодекса РФ ).
Поскольку порядок возмещения затрат (в частности, порядок расчета отработанного после окончания обучения времени), связанных с обучением работника, трудовым законодательством не предусмотрен, то его целесообразно закреплять в документах, регулирующих условия проведения и оплаты обучения работников (например, в ученическом договоре, соглашении об обучении). При этом в трудовой договор (соглашение об обучении) не может быть включено условие о том, что работник должен возмещать понесенные организацией затраты на его обучение в полном размере (объеме) независимо от отработанного после обучения срока. Такое условие будет ограничивать права работника по сравнению с установленными трудовым законодательством. Положения трудовых (коллективных) договоров, соглашений, которые содержат условия, ограничивающие права или снижающие уровень гарантий работников по сравнению с предусмотренными действующим трудовым законодательством, применению не подлежат ( ст. 9 Трудового кодекса РФ ).
Подтверждение: письмо Роструда № 549-6-1 от 13 апреля 2012 г. , Определение Верховного суда РФ № 56-КГ12-7 от 28 сентября 2012 г.
Если организация не предусмотрела специальный порядок взыскание затрат, связанных с обучением работника (в случае его увольнения без уважительных причин до истечения срока отработки после обучения), то их сумма признается материальным ущербом организации-работодателя. В этом случае применяются общие положения ст. 248 Трудового кодекса РФ , регулирующие порядок взыскания суммы ущерба с работника .
Подтверждение: письмо Роструда № 852-6-1 от 18 октября 2013 г. , Определение Конституционного суда РФ № 1005-О-О от 15 июля 2010 г.
Относительно НДФЛ с доходов работника (гражданина) при обучении в интересах работодателя
НДФЛ не облагается (при соблюдении определенных условий).
По общему правилу НДФЛ не облагается сумма платы за обучение работника (гражданина) как по общеобразовательным, так и по профессиональным образовательным программам (в т. ч. по программам основного или дополнительного профессионального образования, профессиональной подготовки и переподготовки), которое проходит:
– либо в российском образовательном учреждении, которое имеет соответствующую лицензию;
– либо в иностранном образовательном учреждении, которое имеет соответствующий статус.
Подтверждение: п. 3 , 21 ст. 217 Налогового кодекса РФ.
При этом необходимость обучения работников (граждан) (в т. ч. по основным профессиональным образовательным программам и дополнительным профессиональным программам) для собственных нужд определяет работодатель. Условия и порядок такого обучения предусматриваются трудовым (коллективным) договором (иным соглашением). Формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников устанавливаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников.
Подтверждение: ст. 196 Трудового кодекса РФ .
При соблюдении необходимых условий стоимость обучения освобождается от налогообложения НДФЛ независимо:
– от того, является место работы гражданина основным или по совместительству ( письма Минфина России № 03-04-06/48063 от 11 ноября 2013 г. );
– от наличия трудовых отношений между гражданином и организацией (индивидуальным предпринимателем). То есть организация (индивидуальный предприниматель) вправе оплачивать обучение не только своим работникам, но и их детям, а также соискателям, с которыми планирует заключить трудовой договор (письма Минфина России № 03-03-06/1/58742 от 10 октября 2016 г. , № 03-03-06/1/58742 от 10 октября 2016 г. , № 03-04-06/12857 от 9 марта 2016 г. , № 03-04-06/17104 от 15 апреля 2014 г. );
– от формы оплаты обучения – перечисление средств работодателем образовательной организации (индивидуальному предпринимателю) или возмещение понесенных гражданином расходов ( письмо Минфина России № 03-04-06/12870 от 16 апреля 2013 г. ).
Соответственно, со стоимости обучения гражданина, предоставляемого (оплачиваемого) в интересах работодателя, удерживать НДФЛ не нужно, если выполняются требования, установленные законодательством.
В частности, работодатель вправе не удерживать НДФЛ (при выполнении названных выше условий) со стоимости обучения работника в своих интересах:
– иностранному языку (например, в рамках программы повышения квалификации) ;
– на конгрессе бухгалтеров и аудиторов (например, в рамках программы повышения квалификации бухгалтера) ;
– на курсах вождения автомобиля (если обучение проводится в рамках освоения профессиональной программы) ;
– по программе MBA (например, в рамках переподготовки руководителя) .
Расходы на такое обучение работников вправе учитывать работодатель с объектом налогообложения в виде разницы между доходами и расходами при соблюдении определенных условий.
Однако если работник отработал в организации менее года, оплату за обучение (ранее учтенную в расходах) нужно будет включить во внереализационные доходы в периоде расторжения трудового договора.
На основании пп. 33 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ при расчете единого налога при УСН в состав расходов включаются затраты на подготовку и переподготовку кадров в порядке, предусмотренном п. 3 ст. 264 Налогового кодекса РФ ( п. 2 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ ).
При этом должны соблюдаться следующие условия:
– обучение проходит на основании договора с российским образовательным учреждением, которое имеет соответствующую лицензию, либо с иностранным образовательным учреждением, которое имеет соответствующий статус;
– с работником организации заключен трудовой договор. Расходы на обучение соискателя при расчете единого налога при УСН не учитываются (а также затраты на выплату стипендии соискателю на время обучения в интересах работодателя );
– понесенные расходы отвечают требованиям п. 2 ст. 346.16 , п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ (в частности, документально подтверждены , а знания, полученные работником, соответствуют профилю деятельности организации и выполняемой им работе).
Подтверждение: пп. 33 п. 1 , п. 2 ст. 346.16, п. 3 ст. 264 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России № 03-03-06/1/312 от 25 мая 2007 г. (в части учета расходов на обучение работника при расчете налога на прибыль) – его выводы верны в отношении учета расходов на обучение работника при расчете единого налога при УСН.
Моментом признания данных расходов при расчете единого налога при УСН является дата погашения организацией задолженности по оплате таких услуг ( п. 2 ст. 346.17 Налогового кодекса РФ ).
Данные правила распространяются в том числе на обучение:
– совместителя, так как он является работником организации и с ним заключается трудовой договор (с указанием на то, что работа является совместительством) ( ст. 282 Трудового кодекса РФ );
– работника (бухгалтера) по программе подготовки и аттестации профессиональных бухгалтеров;
– работников, связанное с новым видом деятельности организации, которым она только планирует заниматься;
– работника по программе MBA, которое представляет собой профессиональную переподготовку специалистов в области делового администрирования (переподготовку руководителей) и проводится по дополнительным профессиональным образовательным программам ( Приказ Минобразования России № 574 от 5 марта 1999 г. , письма Минфина России № 03-03-04/1/657 от 8 сентября 2006 г. , № 03-03-04/2/35 от 2 августа 2005 г. (в части учета затрат на обучение работника по программе MBA при расчете налога на прибыль) – их выводы верны и при расчете единого налога при УСН).
При этом включить сумму платы за обучение (учтенную ранее в расходах) во внереализационные доходы нужно будет в том случае, если работник отработал в организации менее одного года после заключения трудового договора . Сделать это нужно в том отчетном (налоговом) периоде, в котором прекратил действие трудовой договор с работником.
Исключение – случаи прекращения ранее установленного срока трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон ( ст. 83 Трудового кодекса РФ ).
Подтверждение: пп. 2 п. 3 ст. 264 , п. 3 ч. 2 ст. 250 Налогового кодекса РФ
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности .
Актуально на дату: 08.12.2016