Вопрос:
ИП на ЕНВД (розничный магазин), поступила встречная проверка с налоговой инспекции, проверяют нашего поставщика, запросили документы за 2 года (накладные, счет-фактуры, договор, карточку сч. 60), предоставить накладные не можем, так как не храним их, бух. учет ведется (касса, банк, з/п), отчитываемся в налоговую декларацией ЕНВД, обязаны ли мы хранить накладные? магазин в аренде, ИП даже их хранить негде, договор есть, карточку предоставить можем, а вот накладные храним год и ИП их уничтожает, после подписания акта сверки. Как нам быть в данной ситуации и правомерны ли мы делаем?
Ответ:
Хранить товарные накладные, полученные от поставщика, ИП обязан не менее пяти лет. Уничтожать товарные накладные по истечении года после даты их составления неправомерно.
Первичные документы нужно хранить в течение сроков, которые устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года ( ч. 1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. ). Определять такой срок можно, руководствуясь, например, Перечнем, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г. ( ч. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. ).
Оптимальный вариант
Указанным правилам бухгалтерского законодательства целесообразно следовать и индивидуальным предпринимателям (даже если они не ведут бухучет ). Дело в том, что в соответствии с налоговым законодательством как налогоплательщики (налоговые агенты) они также должны обеспечивать сохранность документов (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ).
По общему правилу первичные учетные документы хранятся пять лет ( п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г.). Однако для отдельных документов могут быть установлены специальные сроки.
Так, документы, подтверждающие начисление амортизации основных средств в бухучете (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения), хранятся постоянно ( п. 429 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г.).
Кроме того, при применении указанных правил необходимо учитывать особенности хранения, установленные другими нормативными документами.
Отметим, что документы (распоряжения, наряды, требования, накладные) об отпуске товаров со складов и отгрузке продукции должны храниться 5 лет.
Подтверждение: п. 762 Приказа Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г.
Так, в соответствии с общими положениями налогового законодательства налогоплательщики (налоговые агенты) обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, если иное не предусмотрено специальными положениями Налогового кодекса РФ. Это относится в том числе к документам, подтверждающим получение доходов, несение расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов .
Подтверждение: пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ.
Например, в течение этого срока нужно хранить документы, на основании которых определяется первоначальная стоимость амортизируемого имущества (т.е. подтверждаются расходы в виде сумм амортизации). Причем указанный срок хранения нужно отсчитывать начиная с момента завершения начисления амортизации по объекту в налоговом учете.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/1/7604 от 12 февраля 2016 г., № 03-03-06/1/270 от 26 апреля 2011 г.
Оптимальный вариант
В бухучете документы, подтверждающие начисление амортизации основных средств, подлежат хранению на постоянной основе. Поэтому в целях единообразия сроков хранения таких документов (например, актов) для целей налогообложения прибыли целесообразно также установить бессрочный период.
Иной порядок в налоговом законодательстве применяется, например, к документам, подтверждающим полученный организацией убыток. Они должны храниться в течение всего срока, пока сумма убытка не будет полностью погашена (п. 4 ст. 283,абз. 7 п. 7 ст. 346.18, абз. 7 п. 5 ст. 346.6 Налогового кодекса РФ). Причем проведение налоговой проверки, которой был подтвержден размер убытка, не является причиной для уменьшения срока хранения таких документов ( письмо Минфина России № 03-03-06/1/278 от 25 мая 2012 г. ).
АО хранят документы в течение срока, который установлен Постановлением ФКЦБ России № 03-33/пс от 16 июля 2003 г. (с учетом положений Приказа Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г.). Порядок хранения документов ООО должен быть закреплен в уставе организации ( абз. 10 п. 2 ст. 12 Федерального закона № 14-ФЗ от 8 февраля 1998 г. ).
Если первичные документы составлены в электронном виде, помимо самих документов потребуется обеспечить сохранность средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи. Срок их хранения – не менее пяти лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Подтверждение: ч. 2 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
До утверждения федерального стандарта, устанавливающего требования к бухгалтерским документам и документообороту в бухучете, для организации хранения первичных учетных документов, включая документы, составленные в электронном виде и подписанные электронной подписью, применяются:
– Положение, утв. Минфином СССР № 105 от 29 июля 1983 г. (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее);
– Правила, утв. Приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г.
Подтверждение: разд. III Рекомендаций, направленных письмом Минфина России № 07-04-09/2355 от 22 января 2016 г., Информация Минфина России № ПЗ-13/2015 от 11 сентября 2015 г.
Оптимальный вариант
Целесообразно утвердить локальный нормативный акт (например, Положение об архиве), в котором будут прописаны правила и порядок хранения всех документов (в т. ч. первичных учетных документов).
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе по следующей ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-19437
Вывод :
В рассматриваемой ситуации хранить товарные накладные, полученные от поставщика, ИП обязан не менее пяти лет. Уничтожать товарные накладные по истечении года после даты их составления неправомерно
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо её конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности.