Как организовать выдачу денег при ЕНВД у предпринимателя .У нас магазины по краю выручка на конец дня остается у продавцов , потом они ее сдают в банк или отдают водителю при поставке товаров на склад .У меня вопрос, как нам организовать учет ( ведь предприниматель на ЕНВД не обязан вести кассу) в программе управление торговли 1С мы данную выручку отдаем в по отчет продавцу ,но когда столкнулись с хищением денежных средств ,то наш под отчет не имеет юридической силы .Хоть у нас в организации утверждена форма ежедневного отчета выручки и расходов в магазине с подписью продавца. Помогите пожалуйста организовать документооборот форму ежедневного отчета высылаю.
Ответ:
Ответ подготовлен исходя из допущения, что ИП ведёт бухгалтерский учёт в полном объёме (согласно собственному решению).
Разработать документооборот индивидуальному предпринимателю следует самостоятельно с учётом целей обеспечения сохранности наличной выручки. Для этого целесообразно привлекать инкассаторскую службу, а также разработать систему внутреннего контроля.
Индивидуальные предприниматели вправе не соблюдать порядок ведения кассовых операций при выполнении определенных условий (в части обязанностей) и с учетом ряда особенностей.
В частности, индивидуальные предприниматели в рамках Указания о порядке ведения кассовых операций не обязаны:
– определять лимит остатка наличных денежных средств ;
– хранить на банковских счетах наличные денежные средства, полученные от предпринимательской деятельности, свыше установленного лимита;
– оформлять кассовые операции соответствующими кассовыми документами – приходными (расходными) кассовыми ордерами , вести кассовую книгу , при условии что в соответствии с налоговым законодательством ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности.
Подтверждение: абз. 10 п. 2 , абз. 4 п. 4.1 , абз. 9 п. 4.6 Указания о порядке ведения кассовых операций, п. 1 , 2 письма ФНС России № ЕД-4-2/13338 от 9 июля 2014 г.
Оптимальный вариант :
До официальных разъяснений контролирующих ведомств индивидуальным предпринимателям целесообразно продолжить оформление кассовых документов (приходных, расходных кассовых ордеров) в отсутствие иных подтверждающих документов (кассовых чеков, БСО и т.п.), в том числе по операциям, в отношении которых в соответствии с налоговым законодательством не предусмотрен учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения. Например, к таким операциям можно отнести расчеты с подотчетными лицами по выданным им под отчет суммам, приемку (выдачу) денежных средств в кассу по договорам займа между индивидуальными предпринимателями.
Косвенно данный вывод подтверждается положениями п. 5 , 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций, в которых сохранено упоминание об индивидуальном предпринимателе как о составителе кассовых документов, а также требованиями законодательства о том, что каждая хозяйственная операция должна быть подтверждена документально.
Также в рамках Указания ЦБ РФ № 3073-У от 7 октября 2013 г. индивидуальные предприниматели:
– вправе расходовать из кассы наличные денежные средства, полученные от предпринимательской деятельности (наличной выручки и страховых премий), на личные (потребительские) нужды, не связанные с ведением ими предпринимательской деятельности, без соблюдения предельного лимита наличных расчетов ;
– могут по своему усмотрению распоряжаться денежными средствами, хранящимися на расчетном счете, переводить их на свой текущий счет, снимать со счета и использовать на любые цели, в том числе не связанные с предпринимательской деятельностью.
Составлять авансовый отчет о суммах наличных денежных средств, израсходованных непосредственно индивидуальным предпринимателем на любые цели, не нужно.
Вместе с тем при ведении кассовых операций и работе с наличными денежными средствами индивидуальные предприниматели должны соблюдать, в частности:
– правила допуска работников к работе с наличными денежными средствами. Кассовые операции ведутся работником (работниками), определенным индивидуальным предпринимателем (например, в приказе) с установлением ему должностных прав и обязанностей, с которыми кассир (старший кассир) должен ознакомиться под подпись ( п. 4 Указания о порядке ведения кассовых операций );
– мероприятия по обеспечению сохранности наличных денежных средств (который индивидуальный предприниматель вправе определить самостоятельно ) ( п. 7 Указания о порядке ведения кассовых операций );
– цели расходования наличной выручки в рамках предпринимательской деятельности (например, расходовать наличную выручку при расчетах по договорам аренды недвижимого имущества, выдаче (возврату) займов нельзя) (п. 2 , 4 Указания ЦБ РФ № 3073-У от 7 октября 2013 г.);
– предельный размер расчета наличными с другими организациями и индивидуальными предпринимателями ( п. 6 Указания ЦБ РФ № 3073-У от 7 октября 2013 г. ).
Также если индивидуальный предприниматель решит установить лимит остатка денежных средств в кассе или не выполнит условия применения освобождения в части оформления кассовых документов и кассовый книги, в отношении него будут действовать общие правила, применяемые к организациям (за исключением малых (в т. ч. микро-) предприятий).
Нарушение индивидуальными предпринимателями порядка ведения кассовых операций и работы с наличными денежными средствами может повлечь за собой административную ответственность, в том числе за:
– отсутствие приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги – при невыполнении условий для освобождения от обязанности по их ведению;
– нецелевое расходование наличной выручки ;
– несоблюдение предельного размера расчета наличными .
Подтверждение: абз. 2 ст. 2.4 , ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.
Порядок оформления индивидуальным предпринимателем первичных документов зависит от применяемой им системы налогообложения , а также от того, ведет он бухучет или нет . Исключение – документы, для которых применение унифицированных форм установлено нормативно-правовыми актами, не относящимися к сфере бухучета или учета для целей расчета налогов.
Причем индивидуальные предприниматели (ИП) вправе не вести бухучет, если они ведут учет доходов, расходов или иных объектов налогообложения, физических показателей деятельности в соответствии с налоговым законодательством ( пп. 1 п. 2 ст. 6 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. ).
Требования к документам при ведении бухучета
Если индивидуальный предприниматель (ИП) решил вести бухучет, он должен следовать порядку оформления первичных документов, предусмотренному ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. В частности, требованиям, предъявляемым к коммерческим организациям:
– по применяемым формам первичных документов и наличию в этих формах обязательных реквизитов . А именно – первичные документы можно оформлять по самостоятельно разработанным формам (за рядом исключений) или продолжать использование установленных форм унифицированных первичных документов (при условии, что они содержат все необходимые реквизиты);
– по способам заполнения первичных документов ;
– по срокам их хранения ;
– по методике исправления ошибок в документах .
Причем такой порядок не зависит от применяемой индивидуальным предпринимателем системы налогообложения ( ОСНО , УСН , ЕСХН , ЕНВД , ПСН ).
Подтверждение: пп. 4 п. 1 ст. 2 , п. 1 ч. 2 ст. 6 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Требования к документам при неведении бухучета (если индивидуальный предприниматель применяет спецрежим)
Для индивидуальных предпринимателей, которые не ведут бухучет и применяют иные режимы налогообложения (УСН, ПСН, ЕНВД, ЕСХН), порядок оформления первичных документов в профильных документах, регулирующих порядок организации учета в рамках данных режимов, никак не регламентирован.
Про оформление первичных учетных документов индивидуальными предпринимателями ничего не говорится в следующих нормативных документах:
– в Порядке заполнения книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН , утв. Приказом Минфина России № 135н от 22 октября 2012 г.;
– в Порядке заполнения книги учета доходов индивидуальных предпринимателей, применяющих патентную систему налогообложения , утв. Приказом Минфина России № 135н от 22 октября 2012 г.;
– в Порядке заполнения книги учета доходов и расходов индивидуальных предпринимателей, применяющих систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (ЕСХН) , утв. Приказом Минфина России № 169н от 11 декабря 2006 г.
При этом нужно учитывать, что право на применение любого спецрежима индивидуальный предприниматель может потерять в любом отчетном (налоговом) периоде, и тогда его первичные документы должны будут соответствовать Порядку , утв. Приказом Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13 августа 2002 г.
В то же время клиенты и партнеры индивидуального предпринимателя, ведущие бухучет, заинтересованы в том, чтобы оформляемые индивидуальным предпринимателем первичные документы соответствовали требованиям Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Оптимальный вариант :
Индивидуальным предпринимателям при любой системе налогообложения, ведущим или не ведущим бухучет, целесообразно применять унифицированные формы первичных учетных документов (при их наличии для конкретной операции), утвержденные ранее Госкомстатом России и Росстатом. Если унифицированной формы для конкретной операции нет, то нужно разработать форму документа самостоятельно, включив в нее реквизиты, которые будут соответствовать и ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. , и п. 9 Порядка , утв. Приказом Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13 августа 2002 г.
При этом первичные документы вправе подписывать не только сам ИП , но и работники индивидуального предпринимателя или третьи лица (например, его родственники) – при наличии соответствующих полномочий на совершение юридических и фактических действий от его имени.
Особенности оформления отдельных первичных документов
Отдельные нормативно-правовые акты, не относящиеся к сфере бухучета или учета для целей расчета налогов, предписывают для оформления операций использовать унифицированные формы документов. Такие документы обязательны для применения индивидуальными предпринимателями (если они распространяются на них) независимо от применяемой системы налогообложения и их решения вести или не вести бухучет.
Например, обязательно применение следующих форм документов:
– транспортной накладной по форме , утв. Постановлением Правительства РФ № 272 от 15 апреля 2011 г., – при перевозке грузов автотранспортом;
– расчетных документов , форма которых утверждается банковским законодательством (в частности, Положением ЦБ РФ № 383-П от 19 июня 2012 г. ), – при проведении безналичных расчетов.
Подтверждение: Информация Минфина России № ПЗ-10/2012 от 4 декабря 2012 г. , письмо ФНС России № ЕД-4-2/11941 от 23 июня 2014 г.
В отношении ведения кассовых операций необходимо учитывать следующее:
1) ИП вправе не соблюдать порядок ведения кассовых операций при выполнении определенных условий (в части обязанностей) и с учетом ряда особенностей. Например, индивидуальные предприниматели могут не оформлять приходные ( расходные) кассовые ордера при условии, что в соответствии с налоговым законодательством ведут учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности ( абз. 4 п. 4.1 Указания о порядке ведения кассовых операций );
2) при проведении расчетов наличными денежными средствами и (или) с использованием электронных средств платежа по общему правилу ИП должны применять онлайн-ККТ . Тогда использование форм, предусмотренных Альбомом унифицированных форм первичных документов , утв. Постановлением Госкомстата России № 132 от 25 декабря 1998 г., не является обязательным .
Вместе с тем законодательно установлен перечень случаев, когда можно не применять контрольно-кассовую технику (ККТ) или предусмотрена отсрочка ее применения до 1 июля 2018 года.
Так, организации (индивидуальные предприниматели), применяющие ЕНВД (ПСН), вправе до 1 июля 2018 года не применять контрольно-кассовую технику (ККТ) при условии выдачи по требованию клиента документа, подтверждающего прием денежных средств (товарного чека, квитанции или другого документа) за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги не населению ( ч. 7 ст. 7 Федерального закона № 290-ФЗ от 3 июля 2016 г. ). При этом выдавать такой документ необходимо в старом порядке (т.е. в порядке, действовавшем до 15 июля 2016 года). Соответственно, выдаваемый документ должен содержать следующие реквизиты:
– наименование документа;
– порядковый номер и дата выдачи документа;
– наименование организации (фамилия и инициалы индивидуального предпринимателя);
– ИНН организации (индивидуального предпринимателя), выдавшей (выдавшего) документ;
– наименование и количество оплачиваемых приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг);
– сумма оплаты, которая производится наличными денежными средствами и (или) с использованием платежной карты, в рублях;
– должность, фамилия и инициалы лица, выдавшего данный документ;
– и его личная подпись.
Подтверждение: п. 2.1 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ от 22 мая 2003 г. , письмо ФНС России № ЕД-3-20/3721 от 15 августа 2016 г.
Индивидуальные предприниматели вправе не устанавливать (и, соответственно, не соблюдать) лимит остатка наличных денежных средств в кассе. При этом в целях обеспечения сохранности наличных фиксируется сумма остатка в кассе по завершении рабочего дня.
Подтверждение: п. 1 , 2 Указания о порядке ведения кассовых операций, письма ФНС России № ЕД-4-2/13338 от 9 июля 2014 г. , ЦБ РФ № 29-1-1-6/9698 от 8 декабря 2014 г.
Относительно системы внутреннего контроля
Федеральный закон № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. предусматривает два вида внутреннего контроля:
— фактов хозяйственной жизни – для всех экономических субъектов без исключения;
— бухучета и бухгалтерской отчётности – для экономических субъектов, бухгалтерская (финансовая) отчётность которого подлежит обязательному аудиту. Исключение – случаи, когда руководитель экономического субъекта принял обязанность ведения бухучета на себя.
Подтверждение: ст. 19 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Факт хозяйственной жизни – сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Рекомендации по организации и осуществлению экономическим субъектом (за исключением организаций сектора государственного управления) внутреннего контроля содержатся в Информации Минфина России № ПЗ-11/2013 от 26 декабря 2013 г. Данный порядок рекомендован для применения экономическими субъектами (за исключением организаций сектора государственного управления), а также аудиторскими организациями (индивидуальными аудиторами) при оценке исполнения требований законодательства о бухучете ( письмо Минфина России № 07-04-15/57289 от 25 декабря 2013 г. ).
Необходимость и цели внутреннего контроля
По общему требованию законодательства в организациях (экономических субъектах), которые обязаны вести бухучет , все факты хозяйственной жизни подпадают под сплошной контроль. При этом под фактами хозяйственной жизни понимаются сделки, события, операции, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение организации, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств. Если же организация подлежит обязательному аудиту , то под внутренний контроль подпадает ведение бухучета в полном объеме и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности. Исключение – случаи, когда руководитель возложил обязанность ведения бухучета на себя.
Подтверждение: ч . 8 ст. 3 , ст. 19 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Внутренний контроль — это процесс, направленный на получение достаточной уверенности в том, что организация (экономический субъект) обеспечивает:
– эффективность и результативность своей деятельности, в том числе достижение финансовых и операционных показателей, сохранность активов;
– достоверность и своевременность бухгалтерской (финансовой) и иной отчетности;
– соблюдение применимого законодательства, в том числе при совершении фактов хозяйственной жизни и ведении бухучета.
Внутренний контроль способствует достижению организацией целей своей деятельности. Он должен обеспечивать предотвращение или выявление отклонений от установленных правил и процедур, а также искажений данных бухучета, бухгалтерской (финансовой) и иной отчетности. Эффективность внутреннего контроля может быть ограничена:
– изменением экономической конъюнктуры или законодательства, возникновением новых обстоятельств вне сферы влияния руководства экономического субъекта;
– превышением должностных полномочий руководством или иным персоналом экономического субъекта, включая сговор персонала;
– возникновением ошибок в процессе принятия решений, осуществления фактов хозяйственной жизни, ведения бухучета, в том числе составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Подтверждение: п. 3-4 Информации Минфина России № ПЗ-11/2013 от 26 декабря 2013 г.
Основные элементы и правила внут