Вопрос:
Может ли предприятие оплачивать проезд к месту работы (судно) с места жительства работника и обратно минуя офис, если это оговорено в трудовом договоре?
Ответ:
Может.
В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Подтверждение: ст. 8 , ч. 3 ст. 41 , ч. 4 ст. 57 Трудового кодекса РФ.
При этом следует учесть, что такие затраты не всегда можно учесть в целях налогообложения.
Актуально на дату: 26.02.2015
Вопрос-2:
В каких случаях такие затраты можно учесть в целях налогообложения?
Ответ-2:
Ответ подготовлен исходя из допущения, что организация применяет ОСНО, является плательщиком налога на прибыль организаций, в целях налогообложения прибыли учитывает доходы и расходы методом начисления.
Расходы на доставку работников до места работы организация вправе учитывать в зависимости от основания организации такой доставки (в соответствии с требованиями законодательством или по инициативе работодателя) при соблюдении определенных условий.
При этом если работнику установлен разъездной характер работ, то работодатель обязан выплачивать ему компенсацию (в т. ч. по оплате расходов на проезд), которую можно учитывать при расчете налога на прибыль . В зависимости от порядка формирования данной компенсации этот факт нужно учитывать при списание на расходов на доставку работников к месту работы и обратно.
Доставка работников организуется в соответствии с требованиями законодательства
В ряде случаев по требованию законодательства на работодателя возлагается обязанность по организации доставки работников к месту работы (обратно). Например, для работников организаций, которые используют вахтовый метод, законодательством предусмотрен ряд гарантий и компенсаций (ст. 302 Трудового кодекса РФ ). При вахтовом методе работники не могут ежедневно приезжать на работу и возвращаться домой. Поэтому расходы на проезд работающим в таких условиях от места жительства до пункта сбора и места работы (объекта, участка) и обратно оплачивает работодатель (п. 2.5 Положений , утв. Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР № 794/33-82 от 31 декабря 1987 г.).
Затраты на доставку работников до места работы и обратно, понесенные в соответствии с законодательством, могут уменьшать налоговую базу в составе:
– прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией , на основании пп. 12.1 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (как расходы на доставку от места жительства (сбора) до места работы и обратно работников, занятых в организациях, которые работают вахтовым способом или в полевых (экспедиционных) условиях) – если указанные расходы предусмотрены в коллективном договоре (в т. ч. путем ссылки на Положение о вахтовом методе организации работ). Порядок оплаты расходов на доставку (непосредственная оплата расходов транспортной компании или возмещение работникам расходов на проезд), а также пункт отправления (прибытия) в данном случае значения не имеют.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/1/17142 от 16 мая 2013 г. , № 03-04-06/0-197 от 2 сентября 2011 г.
При этом необходимо учитывать, что трудовое законодательство не обязывает работодателей заключать коллективный договор с работниками, если трудовые договоры содержат все основные положения, касающиеся оплаты труда, форм работы и ее условий. Поэтому если в трудовых договорах с работниками предусмотрено условие о доставке их до места работы и обратно, организация, которая ведет деятельность вахтовым способом или в полевых условиях, может учитывать расходы по такой доставке при налогообложении прибыли.
Подтверждение: п. 4 письма Минфина России № 03-05-02-04/135 от 12 июля 2005 г. ;
– прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (как расходы на содержание служебного транспорта, например расходы на ГСМ, – в пределах норм), расходов на оплату труда работников, производящих доставку (ст. 255 Налогового кодекса РФ ), если доставка организована собственным транспортом организации.
Доставка работников организуется по инициативе работодателя
Организация вправе компенсировать расходы на проезд работников (оплачивать их доставку) к месту работы и обратно по собственной инициативе (ст. 8 , ч. 3 ст. 41 , ч. 4 ст. 57 Трудового кодекса РФ).
При этом при расчете налога на прибыль организации вправе учитывать затраты на оплату проезда работников:
– транспортом общего пользования к месту работы и обратно, если такая обязанность работодателя предусмотрена трудовыми и (или) коллективным договорами (ст. 255 Налогового кодекса РФ );
– ведомственным транспортом, специальными маршрутами, если доставка происходит в силу технологических особенностей производства (формируя расходы на производство и (или) реализацию).
Подтверждение: п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ .
При этом любые расходы организации должны быть документально подтверждены и экономически оправданны (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ ).
1. Доставка работников при наличии технологических особенностей
Мнение Минфина России: поскольку трудовое законодательства не выделяет технологические особенности производства в основания, формирующие обязанность работодателя по оплате проезда работников, затраты организации на доставку работников в таких условиях могут быть учтены в уменьшение налогооблагаемой прибыль, только если условие об их оплате предусмотрено трудовым (коллективным) договором (письма № 03-03-06/4/49 от 20 мая 2011 г. , № 03-03-06/1/810 от 13 ноября 2007 г. , № 03-03-06/1/777 от 7 ноября 2007 г. ).
Под технологическими особенностями производства, которые являются основанием для доставки работников до места работы и обратно, в частности, понимаются:
– возможность добраться до места работы только на служебном транспорте при отсутствии другого (рейсового) транспорта;
– многосменный режим работы в условиях, когда расписание движения общественного транспорта не позволяет работникам вовремя прибыть к началу смены.
Подтверждение: п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ , письма Минфина России № 03-03-06/1/18198 от 21 апреля 2014 г. , № 03-03-06/1/449 от 31 августа 2012 г. , № 03-03-02/43 от 2 августа 2005 г.
Порядок оплаты расходов на доставку при наличии технологических особенностей производства (непосредственная оплата расходов транспортной компании, самостоятельная доставка или возмещение работникам расходов на проезд) значения не имеет.
Соответственно, затраты организации по доставке работников к месту работы и обратно, которые обусловлены технологическими особенностями производства и предусмотрены трудовыми и (или) коллективным договорами, можно учитывать, в частности, в составе:
– прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией , на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией), если доставка организована по договору с транспортной организацией;
– прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ (как расходы на содержание служебного транспорта, например расходы на ГСМ, – в пределах норм), расходов на оплату труда работников, производящих доставку (ст. 255 Налогового кодекса РФ ), если доставка организована собственным транспортом организации.
2. Доставка работников при отсутствии технологических особенностей
При отсутствии технологических особенностей производства расходы на оплату проезда работников к месту работы и обратно, предусмотренные в трудовых и (или) коллективном договорах, можно учитывать при расчете налога на прибыль только как часть зарплаты, выдаваемой в натуральной форме (с учетом ограничения, предъявляемого к этой форме оплаты труда трудовым законодательством).
Компенсация стоимости проезда работникам в данном случае не может быть учтена в составе расходов при расчете налога на прибыль (п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ), поскольку иные виды доплат должны отвечать условиям их экономической обоснованности (п. 25 ч. 2 ст. 255 Налогового кодекса РФ ). Подобная компенсация в понимании ст. 255 Налогового кодекса РФ не является оплатой за выполнение работником трудовых обязанностей. Соответственно, затраты организации по выплате денежной компенсации взамен организации доставки работников до места работы и обратно не являются для целей налогообложения расходами на оплату труда и не уменьшают налогооблагаемую прибыль.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/1/18 от 21 января 2013 г. , № 03-03-06/4/49 от 20 мая 2011 г.
Общие условия признания расходов
Любые расходы организации должны быть экономически оправданны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ ).
Документальным подтверждением, произведенных расходов могут быть, например:
– приказ руководителя об организации доставки работников до места работы и обратно;
– коллективный и (или) трудовые договоры с работниками;
– внутренние документы организации, предусматривающие работу вахтовым методом (например, Положение о вахтовом методе работы ), график работы на вахте ;
– если доставка организована силами сторонней организации – договор, заключенный с транспортной организацией, акт выполненных работ (с указанием подробного перечня, какие конкретно работы выполнены) и иные документы;
– документы, подтверждающие фактическое возникновение расходов на доставку (перевозку) работников до места работы и обратно собственным транспортом (например, путевые листы, расчетно-платежные ведомости (форма № Т-49 ) на оплату труда водителей и др.).
Момент признания таких расходов зависит от:
– метода учета доходов и расходов , который организация использует при расчете налога на прибыль: метода начисления или кассового метода ;
– статьи учета затрат (в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, или в составе расходов на оплату труда).
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе, который можно найти по запросу "налог на прибыль оплата проезда" или по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-2078.
Актуально на дату: 27.02.2015