Вопрос:
Можно ли списать в расходы по прибыли затраты на приобретение чая, кофе, сливок,сахара, конфет для сотрудников и клиентов компании? Если да, то какие документы для этого требуются. Правильно ли я понимаю, что НДФЛ начислять не нужно. Компания на ОСНО.
Ответ:
Налог на прибыль.
В общем случае учесть затраты на приобретение продуктов питания для работников при расчете налога на прибыль нельзя. Исключение – ситуация, когда бесплатное питание работников предусмотрено трудовым (коллективным) договором в качестве оплаты труда, при этом величина дохода, полученного работником в виде бесплатного питания, может быть определена.
Организация вправе учесть любые понесенные ею расходы при расчете налога на прибыль, если они экономически обоснованы, документально подтверждены и направлены на извлечения доходов (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).
В ряде случаев по требованию законодательства на организацию возлагается обязанность обеспечивать работников бесплатным питанием и (или) компенсировать его стоимость. Например, это касаетсяработников, занятых во вредных производствах ( ст. 222 Трудового кодекса РФ).
Во всех остальных случаях организация вправе предусмотреть дополнительные выплаты (гарантии), в том числе организацию питания, как в трудовом договоре с каждым работником, так и в коллективном договоре (ст. 8,ч. 3 ст. 41, ч. 4 ст. 57 Трудового кодекса РФ).
При расчете налога на прибыль в составе расходов на оплату труда организация вправе учитывать стоимость питания и продуктов, предоставляемых бесплатно в соответствии трудовым и (или) коллективным договорами, в том числе при организации питания по системе "шведский стол". Такие затраты можно учитывать в уменьшение налогооблагаемой прибыли, если бесплатное питание работников предусмотрено в качестве оплаты труда (при условии соблюдения ограничения, установленного в отношении зарплаты, выданной в натуральной форме, при расчете налога прибыль).
Подтверждение: п. 4,25 ч. 2 ст. 255,п. 25 ст. 270 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России № 03-07-11/12142 от 6 марта 2015 г.
Вместе с тем компенсация стоимости бесплатного питания не учитывается в составе расходов при расчете налога на прибыль ( п. 25 ст. 270 Налогового кодекса РФ). Подобная компенсация в понимании ст. 255 Налогового кодекса РФ не является оплатой за выполнение работником трудовых обязанностей. Соответственно, затраты организации по выплате денежной компенсации взамен бесплатного питания не являются для целей налогообложения расходами на оплату труда и не уменьшают налогооблагаемую прибыль.
Вывод: организация вправе учитывать стоимость предоставленного ею по собственной инициативе бесплатного питания (в т. ч. организованного по системе "шведский стол") в составе расходов на оплату труда при соблюдении определенных условий. Денежную компенсацию взамен бесплатного питания включать в расходы нельзя.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-04-05/5487 от 11 февраля 2014 г.,№ 03-03-06/1/292 от 4 июня 2012 г., № 03-03-06/4/26 от 31 марта 2011 г.
Что касается продуктов питания для клиентов компании.
По мнению Минфина России затраты на приобретение чая, кофе, конфет, печенья, предлагаемых представителям других организаций вне проведения официального приема (переговоров) (например, затраты на приобретение продуктов питания, выкладываемых на столе для контрагентов, ожидающих документы) не соответствуют положениям п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ и не могут быть включены в состав представительских расходов в целях налогообложения прибыли (письмо № 03-03-06/1/327 от 12 мая 2010 г.).
Согласно п. 16 ст. 270 Налогового кодекса РФ расходы в виде безвозмездно переданного имущества не учитываются при определении налогооблагаемой прибыли.
Вывод: расходы на приобретение продуктов питания для представителей других организаций вне проведения официального приема (переговоров) в расходах по налогу на прибыль лучше не учитывать.
Вместе с тем, при определенных обстоятельствах организация может учесть расходы на приобретение продуктов питания для клиентов в составе представительских расходов.
Под представительскими расходами в целях расчета налога на прибыль понимаются затраты, связанные с официальным приемом и (или) обслуживанием следующих лиц:
– представителей других организаций, которые участвуют в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
– участников заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа организации-налогоплательщика;
– официальных лиц организации-налогоплательщика, которые участвуют в переговорах;
– граждан (в т. ч. индивидуальных предпринимателей), которые являются как фактическими, так и потенциальными клиентами организации ( письмо Минфина России № 03-03-06/2/32859 от 5 июня 2015 г.).
Под официальным приемом понимается завтрак, обед или иное аналогичное мероприятие.
Под обслуживанием понимается:
– транспортное обеспечение доставки участников к месту проведения мероприятия и обратно;
– буфетное обслуживание во время переговоров;
– оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации-налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.
При этом возможность учесть представительские расходы не зависит от места проведения мероприятий.
Например, в составе представительских расходов организация вправе учитывать следующие затраты:
– на приобретение посуды, предназначенной для использования во время официальных встреч с партнерами организации ;
– на оплату делового ужина с партнерами, проведенного в ресторане во время командировки.
Представительскими не являются расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Также организация не вправе учитывать расходы, которые связаны с представительскими мероприятиями, но, в частности:
– не относятся ни к одному виду представительских расходов, указанных в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ. Например, не относятся к представительским расходам затраты на приобретение цветов для партнеров организации;
– произведены некоммерческой организацией за счет целевых поступлений от других организаций или граждан ( письмо ФНС России № ГД-4-3/18838 от 18 сентября 2014 г.).
Подтверждение: п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ.
Cпорный момент: отражение в составе представительских расходов затрат на приобретение сувениров для участников (партнеров) деловой встречи .
Представительские расходы должны быть экономически оправданны идокументально подтверждены ( п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).
Законодательством не определен конкретный перечень подтверждающих документов, которые организация может использовать для обоснования представительских расходов ( пп. 22 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).
В частности, это могут быть следующие документы:
– приказ (распоряжение) руководителя об осуществлении расходов на представительские цели (см. Приказ об осуществлении расходов на представительские цели);
– смета представительских расходов, утвержденная общим собранием учредителей или руководителем организации на определенный период (например, на квартал) (см. Смету представительских расходов);
– первичные учетные документы, подтверждающие понесенные расходы (например, авансовый отчет с приложенными товарным и кассовым чеками, квитанциями, слипами, чеками электронных терминалов);
– акт об осуществлении представительских расходов (см. Акт об осуществлении представительских расходов);
– а также любой первичный документ, свидетельствующий об обоснованности и производственном характере понесенных расходов, например отчет о представительских расходах (проведенном представительском мероприятии) (см. Отчет о проведении представительского мероприятия), утвержденный руководителем организации и отвечающий критериям ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года. В отчете должны быть указаны цель проведенных мероприятий, их результаты, сумма понесенных расходов на представительские цели, место и время проведения мероприятий. При этом все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
Подтверждение: абз. 2, 4 п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ, письма Минфина России № 03-03-РЗ/16288 от 10 апреля 2014 г.,№ 03-03-06/1/675 от 1 ноября 2010 г.,№ 03-03-06/4/26 от 22 марта 2010 г., ФНС России № ГД-4-3/8852 от 8 мая 2014 г.
НДФЛ
С доходов работников, а также представителей других организаций удерживать НДФЛ не нужно, если нет возможности персонифицировать и оценить экономическую выгоду конкретного физического лица.
НДФЛ не облагаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм), в частности, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей ( п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
В ряде случаев по требованию законодательства на организацию возлагается обязанность обеспечивать работников бесплатным питанием и (или) компенсировать его стоимость. Например, это касаетсяработников, занятых во вредных производствах ( ст. 222 Трудового кодекса РФ).
Во всех остальных случаях организация вправе предусмотреть дополнительные выплаты (гарантии), в том числе организацию питания, как в трудовом договоре с каждым работником, так и в коллективном договоре (ст. 8,ч. 3 ст. 41, ч. 4 ст. 57 Трудового кодекса РФ).
При этом стоимость бесплатного питания (сумма денежной компенсации взамен питания) работникам, которым по законодательству оно не положено, не признается компенсацией для целей налогообложения (п. 1 ст. 11 Налогового кодекса РФ, ст.164, 165 Трудового кодекса РФ). Соответственно, такие выплаты не подпадают под действие п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ.
Соответственно, при получении бесплатного питания в общем случае у работниковформируется доход в натуральной форме, который облагается НДФЛ (ст. 41,п. 1 ст. 210, пп. 1 п. 2 ст. 211 Налогового кодекса РФ).
Данное правило применяется и в том случае, когда в целях соблюдения законодательно установленных санитарных норм работники не имеют возможности обеспечить себя питанием (например, если приносить пищевые продукты и воду на территорию организации запрещено) и работодатель, руководствуясь положениями ст. 163 Трудового кодекса РФ, обеспечивает их питанием без взимания платы ( письмо Минфина России № 03-04-06/6-340 от 4 декабря 2012 г. ).
Исключение из данных правил составляют доходы в натуральной форме в виде бесплатного питания для работников, которые привлечены к проведению сезонных полевых работ. Они освобождаются от НДФЛ по прямому указанию налогового законодательства ( п. 44 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Для расчета налога такой доход нужно оценить ( ст. 41 Налогового кодекса РФ). При этом удерживать НДФЛ со стоимости бесплатного питания нужно только в том случае, если есть возможность персонифицировать и оценить экономическую выгоду конкретного работника.
Для оценки экономической выгоды каждого работника организация должна организовать и обеспечить индивидуальный учет доходов, в том числе в виде бесплатного питания, каждого работника ( п. 1 ст. 230 Налогового кодекса РФ). Каким образом сделать это законодательство не разъясняет.
Мнение Минфина России в письмах№ 03-04-06/6-117 от 18 апреля 2012 г., № 03-11-04/2/167 от 19 июня 2007 г.: доход каждого работника можно рассчитать на основе общей стоимости предоставляемого питания и данных табеля учета рабочего времени или других аналогичных документов.
Мнение Минфина России в письмах № 03-04-06/6-262 от 30 августа 2012 г.,№ 03-04-06/6-107 от 13 мая 2011 г., № 03-04-06-01/86 от 15 апреля 2008 г.: организация должна принимать все возможные меры по оценке и учету экономической выгоды, получаемой работниками. Однако если возможность персонифицировать и оценить выгоду каждого работника при потреблении еды (воды) отсутствует, доход, подлежащий налогообложению НДФЛ, не возникает. Например, невозможность оценить выгоду при предоставлении питания может быть признана обоснованной, если работники потребляют продукты в разном количестве, различной стоимости из предложенного ассортимента, выполняют работы различного характера (в частности, если некоторые их них имеют разъездной характер работ и в течение дня не находятся в офисе).
Актуально на дату: 06.07.2015