Вопрос:
Сотрудник не отчитался по подотчетным суммам, мотивируя это тем, что утеряны документы. При этом сотрудник работает. Каким образом можно списать эту сумму, какими документами оформить? Возникает ли налогооблагаемая база по НДФЛ и страховым взносам?
Ответ:
Относительно того, как оформить списание
Оформить нужно как прощение работнику его долга перед организацией.
Обязательство прекращается освобождением кредитором должника от возложенных на него обязанностей, если это не нарушает прав других лиц в отношении имущества кредитора. Каких-либо иных условий помимо волеизъявления кредитора и соблюдения имущественных интересов других лиц (например, кредиторов самого кредитора, его участников (акционеров)) гражданское законодательство не устанавливает.
Соответственно, прощение долга является односторонним юридическим действием, то есть не требует заключения какого-либо соглашения между сторонами. Оформляется оно путем отправки должнику уведомления.
Если должник в разумный срок не направил кредитору возражения против прощения долга, то обязательство считается прекращенным с момента получения должником уведомления кредитора о прощении долга.
В то же время должник вправе возражать против освобождения его от обязанности по погашению долга. В случае прощения части долга с условием погашения оставшейся задолженности, как правило, заключается соглашение, подписываемое обеими сторонами.
Подтверждение: ст. 415, п. 1 ст. 452 Гражданского кодекса РФ, п. 6.7 разд. VI Концепции развития гражданского законодательства РФ .
Относительно НДФЛ
При прощении работнику его долга перед организацией нужно удержать НДФЛ.
Выдача работнику подотчетных средств не признается выплатой в его пользу, поскольку эти денежные средства выдаются для несения расходов в интересах работодателя, соответственно, они не формируют объект налогообложения НДФЛ (ст.41,209 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России № 03-04-06/3-65 от 8 апреля 2010 г. ). Вместе с тем расходование средств на нужды работодателя должно иметь документальное подтверждение ( ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. , п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности ). Подтверждает обоснованность расходования подотчетных сумм авансовый отчет с приложением оправдательных документов. При этом в момент утверждения авансового отчета траты, подтвержденные приложенными к авансовому отчету документами, приобретают статус расходов.
Если же долг подотчетного лица будет списан за счет средств работодателя, то сумма прощенного долга образует доход подотчетного лица и подлежит включению в налоговую базу по НДФЛ (ст. 209 Налогового кодекса РФ, Постановление Президиума ВАС РФ № 14376/12 от 5 марта 2013 г. , письмо ФНС России № СА-4-7/23263 от 24 декабря 2014 г.).
При определении налоговой базы по НДФЛ необходимо учитывать все доходы гражданина, которые получены им (в т. ч. от работодателя) как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло, а такжедоходы в виде материальной выгоды (п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ). Исключение –перечень выплат, которые не облагаются НДФЛ ( п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Работодатель, от которого или в результате отношений с которым гражданин получил доход, признаетсяналоговым агентом и должен исполнить его обязанности, в том числеудержать НДФЛ ( п. 1 ст. 226 Налогового кодекса РФ).
Ответ на данный вопрос и дополнительная информация по нему содержатся в Сервисе по следующей ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-17235
Относительно страховых взносов
При прощении работнику его долга перед организацией нужно начислить страховые взносы.
Объектом обложения страховыми взносами являются, в частности, выплаты, начисленные в рамках трудовых отношений ( ч. 1 ст. 7 Федерального закона № 212-ФЗ от 24 июля 2009 г. , п. 1 ст. 20.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. ).
При этом не подлежит обложению страховыми взносами выданный аванс, который работник получает под отчет на хозяйственные нужды работодателя, поскольку не является вознаграждением в его пользу, выплаченным в рамках трудовых отношений ( п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций). Соответственно, на сумму денежных средств, выданных работнику под отчет, начислять страховые взносы не нужно. Вместе с тем расходование средств на нужды работодателя должно иметь документальное подтверждение ( ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. , п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности ). Подтверждает обоснованность расходования подотчетных сумм авансовый отчет с приложением оправдательных документов.
Если же долг подотчетного лица будет списан за счет средств работодателя (в частности, в случае если работник не представил вустановленный срок авансовый отчет или представил егоненадлежаще оформленным), то сумма прощенного долга признается выплатой, произведенной в рамках трудовых взаимоотношений, и подлежит включению в базу для расчета страховых взносов ( ч. 1 ст. 7 Федерального закона № 212-ФЗ от 24 июля 2009 г. , п. 1 ст. 20.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. ). С этой суммы работодатель обязан начислить и уплатить страховые взносы в общем порядке.
Если в дальнейшем работник оформит авансовый отчет о целевом расходовании подотчетной суммы (или ее части), то облагаемую страховыми взносами базу следует пересчитать с последующим зачетом (возвратом) страховых взносов, начисленных ранее на данную сумму.
Подтверждение: письма Минтруда России№ 17-3/В-609 от 17 декабря 2014 г., № 17-4/1647 от 7 октября 2013 г.
Ответ на данный вопрос и дополнительная информация по нему содержатся в Сервисе по следующей ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-17235
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности.