Вопрос:
ИП на УСН 6% хотел бы выплачивать сотрудникам компенсацию за использование личного автомобиля. Какую сумму компенсации за использование личного транспорта мы можем установить? Облагается ли эта сумма взносами и налогами, если да то какими? Обязательно ли автомобиль должен быть в собственности ?
Ответ:
Размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора. Ограничения предусмотрены для целей налогового учета в целях налогообложения. Если же предприниматель применяет УСН с объектом налогообложения доходы, то компенсация не учитывается в расходах полностью. Но если сумма компенсации будет явно завышена, есть риски переквалификации сделки и доначисления налогов/взносов.
Если работник - собственник автомобиля, компенсация не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами. Если автомобиль не в собственности работника, нужно удерживать НДФЛ и взносы. Да, автомобиль обязательно должен быть в собственности, личной или совместной.
Организация обязана выплачивать работнику компенсацию за использование его личного имущества (в т. ч. автомобиля) в служебных целях ( ст. 188 Трудового кодекса РФ ).
Размер и порядок выплаты такой компенсации организация может предусмотреть в отдельном пункте трудового договора (см. Трудовой договор с условием о компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях ). В частности, такое возможно, если необходимость использования личного автомобиля в служебных целях организация оговаривает с будущим работником при приеме на работу . Например, если принимает на работу водителя такси.
Если необходимость использования автомобиля работника возникла после заключения с ним трудового договора (условие о выплате компенсации в трудовом договоре не предусмотрено), то к нему можно заключить дополнительное соглашение (см. Дополнительное соглашение к трудовому договору с работником. Назначение компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях ). В соглашении нужно прописать размер и порядок выплаты компенсации.
Вместе с тем условие о выплате компенсации за использование личного имущества работника не является обязательным условием трудового договора. Поэтому организация может прописать размер и порядок выплаты компенсации во внутреннем документе и согласовать его с работником (например, в отдельном приказе). Форму приказа организация разрабатывает самостоятельно с учетом требований, приведенных в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. (см., например, Приказ о назначении компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях ).
Подтверждение: ст. 57 , 72 Трудового кодекса РФ, письмо Минфина России № 03-03-06/2/49 от 3 мая 2012 г.
К документам, подтверждающим обоснованность начисления компенсации, в частности, относятся:
– копии документов, подтверждающих принадлежность автомобиля работнику (например, паспорта транспортного средства (ПТС)). Если работник управляет автомобилем, который принадлежит супруге и куплен в браке, то есть признается совместно нажитым имуществом ( п. 1 ст. 256 Гражданского кодекса РФ ), то вместе с ПТС необходимо будет дополнительно представить копию свидетельства о заключении брака;
– документы, свидетельствующие о фактическом использовании автомобиля в служебных поездках ( например, путевые листы ).
Подтверждение: письмо Минфина России № 03-04-07-01/387 от 23 декабря 2009 г. (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС России № МН-17-3/15 от 27 января 2010 г. ).
Основанием для выплаты компенсации при наличных расчетах служат:
– расходный кассовый ордер по форме № КО-2 , если компенсация выплачивается в день, который не совпадает с днем выплаты зарплаты, установленным в организации;
– или расчетно-платежная (платежная) ведомость по форме № Т-49 ( № Т-53 ), если дни выплаты зарплаты и компенсации совпадают.
Подтверждение: п. 6 , 6.1 , 6.2 Указания о порядке ведения кассовых операций, Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-53, № Т-49) , утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г., Указания по применению и заполнению форм по учету кассовых операций (№ КО-2) , утв. Постановлением Госкомстата России № 88 от 18 августа 1998 г.
Перечислять необходимые средства организация вправе и в безналичной форме:
– платежным поручением на общую сумму с подачей реестра на перечисление сумм выплат (в т. ч. компенсации за использование автомобиля), если выплаты производятся сразу нескольким получателям – как в целях перевода денежных средств нескольким работникам, которые обслуживаются одним банком, так и в целях перевода денежных средств нескольким работникам, обслуживаемым разными банками (в случаях, предусмотренных договором);
– отдельным платежным поручением, если выплаты (в т. ч. компенсации) производятся одному работнику.
Подтверждение: ст. 863 Гражданского кодекса РФ , п. 1.17 Положения ЦБ РФ № 383-П от 19 июня 2012 г.
НДФЛ
НДФЛ не облагаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм), в частности – связанных с выполнением работником трудовых обязанностей и возмещением ему расходов ( п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ ).
Компенсация за использование личного имущества работника, а также возмещение расходов предусмотрены трудовым законодательством. Размер такой компенсации (сумма возмещения расходов) определяется по соглашению сторон трудового договора.
Подтверждение: ст. 188 Трудового кодекса РФ .
При этом у работодателя должны быть документы , подтверждающие, в частности, принадлежность используемого имущества, расчеты компенсаций, а также фактическое использование личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей.
Соответственно, с суммы компенсации (возмещения расходов) за использование в служебных целях личного автомобиля работника удерживать НДФЛ при соблюдении определенных условий не нужно .
Исключение: НДФЛ облагается компенсация, выплачиваемая работнику за использование автомобиля, которым он управляет по доверенности (праву пользования) , за исключением ряда случаев.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-04-05/24421 от 27 июня 2013 г. , № 03-04-06/3-78 от 27 марта 2012 г. , № 03-04-07-01/387 от 23 декабря 2009 г. (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС России № МН-17-3/15 от 27 января 2010 г. ).
При расчете налоговой базы по НДФЛ необходимо учитывать все доходы работника , которые получены им как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды в соответствии со ст. 212 Налогового кодекса РФ ( п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ ).
При этом НДФЛ не облагаются все виды предусмотренных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм), в частности, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей и возмещением ему расходов ( п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ ).
Компенсация за использование личного имущества работника в интересах работодателя предусмотрена трудовым законодательством. Размер такой компенсации определяется по соглашению сторон трудового договора .
Подтверждение: ст. 188 Трудового кодекса РФ .
В свою очередь, компенсационные выплаты за использование имущества, не принадлежащего работнику, Трудовым кодексом РФ не предусмотрены. Соответственно, для подтверждения принадлежности имущества работнику для целей признания расчетов с ними компенсационными работодатель должен располагать копиями соответствующих документов, подтверждающих право собственности на него за работником .
По общему правилу личным признается имущество работника, принадлежащее ему на праве собственности ( ст. 209 Гражданского кодекса РФ ). Кроме того, личным имуществом можно считать совместную собственность супругов ( п. 1 ст. 256 Гражданского кодекса РФ , ст. 34 Семейного кодекса РФ ).
При этом данное правило не действует, если автомобиль:
– приобретен супругом (супругой) до вступления в брак;
– получен в период брака кем-либо из супругов по договору дарения или по наследству;
– является единоличной собственностью супруга (супруги) на основании брачного договора.
В такой ситуации автомобиль не является совместной собственностью супругов ( п. 2 ст. 256 Гражданского кодекса РФ ).
Вывод: выплата компенсации за использование в служебных целях легкового автомобиля, который не принадлежит работнику на подтвержденном праве собственности (единоличной или совместной), не подпадает под действие п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ и облагается НДФЛ в общем порядке.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-04-05/6-1004 от 27 августа 2012 г. , № 03-03-06/2/49 от 3 мая 2012 г.
Страховыми взносами не облагаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм), в частности, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей ( пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ от 24 июля 2009 г. , пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. ).
Компенсация за использование личного имущества работника, а также возмещение расходов предусмотрены трудовым законодательством.
Соответственно, на сумму компенсации (возмещения расходов) за использование в служебных целях личного имущества работника страховые взносы начислять не нужно .
При этом у работодателя должны быть документы, подтверждающие , в частности, принадлежность используемого имущества к собственности работника, расчеты компенсаций, а также фактическое использование личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении трудовых обязанностей.
Исключение: страховыми взносами облагается компенсация, выплачиваемая работнику за использование автомобиля, которым он управляет по доверенности (праву пользования) , за исключением ряда случаев.
Подтверждение: письма Минтруда России № 17-3/В-291 от 27 июля 2016 г. ,
Узнать подробнее про: