Вопрос:
В строительной организации заключен договор подряда на выполнение СМР в другом населенном пункте. Для выполнения СМР необходимо командировать сотрудников организации в другой город. СМР производятся на территории заказчика, он предоставляет рабочие места. Работы будут производится в течении года. Оформлять ли каждый раз приказы о направлении сотрудников в командировки? Могу ли я выдавать командировочные в размере 700 рублей в день на каждого работника? Если да, смогу ли я суммы командировочных расходов учитывать в расходах при расчете налога на прибыль? Не будут ли эти суммы командировочных признаваться оплатой труда работников и необходимо ли будет с них считать НДФЛ и взносы? Как начисляется зарплата работникам при работе таким способом? Как обычно по окладу или от среднего заработка?
Ответ:
Относительно оформления работы
В рассматриваемой ситуации организация может установить для работников вахтовый метод работы (при соответствии условий труда установленным признакам данного метода) или направить их в командировку на строительный объект. Продолжительность вахты не должна превышать одного месяца.
Командировка
Работодатель вправе направлять в командировку работника на срок, который он определяет самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения .
Работники направляются в командировку на основании письменного решения работодателя ( абз. 2 п. 3 Положения , утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.), которое, как правило, оформляется в виде приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку . В этом приказе нужно указать срок командировки. Приказ подписывает руководитель организации (уполномоченное им на это лицо) или индивидуальный предприниматель.
Максимальный срок нахождения работника в командировке (как по России, так и за границей) законодательством не установлен . Исключение – иностранные работники, в отношении них определение максимального срока нахождения в командировке имеет свои особенности ( п. 6 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ от 25 июля 2002 г. , приложение к Приказу Минздравсоцразвития России № 564н от 28 июля 2010 г.).
При этом командировка не может быть бессрочной, потому что она оформляется на определенный срок для выполнения конкретного служебного поручения (задания) работодателя. Срок командировки ограничен днями выезда к месту командирования и возвращения из нее .
Подтверждение: ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ , п. 1 , 4 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-06/1/304 от 28 апреля 2010 г.
При этом действующее трудовое законодательство не предусматривает какого-либо разделения командировок на краткосрочные и длительные ( письмо Минздравсоцразвития России № 924-12 от 16 марта 2010 г. ). Однако работодатель в своем локальном нормативном акте (см., например, Положение о служебных командировках ) может определить продолжительность краткосрочных и длительных командировок, в частности, в целях установления сроков хранения командировочных документов ( ч. 2 ст. 5 , ст. 8 Трудового кодекса РФ).
Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, которые представляет работник после возвращения из командировки.
Вывод: срок командировки законодательно не ограничен. Работники могут быть направлены в командировку сразу на весь год (если они уезжают на объект и не возвращаются до окончания работ). Тогда приказ на командировку составляется один раз. Но делать это не целесообразно. В этом случае, перед отправкой в командировку необходимо выдать работникам суточные за все время командировки. Если работники проводят на объекте какой-то срок и возвращаются, а затем едут снова, то командировка оформляется на каждый такой срок отдельно.
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе по следующим ссылкам:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-19526
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-19525
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-19517
Относительно суточных
Если организация направляет работника в командировку, ему положены суточные.
Суточные – это оплата дополнительных расходов, связанных с проживанием вне постоянного места жительства, помимо оплаты проезда, проживания командированного работника и иных затрат, понесенных им в служебной поездке (на питание, химчистку, Интернет и т.д.) ( ст. 168 Трудового кодекса РФ ).
Конкретный размер суточных, а также порядок их выплаты (как и возмещения иных расходов на командировку) устанавливаются в коллективном договоре (ином локальном нормативном документе, например в Положении о служебных командировках ). При этом следует учитывать, что законодательство не предусматривает возмещения личных расходов (на питание, химчистку, Интернет и т.д.) за счет суточных. Если же стоимость таких трат (например, питания) выделена в документах на проживание или проезд, то решение о ее компенсации согласовывается отдельно с работодателем в порядке, установленном в локальном документе.
Причем это касается как командировок по России, так и загранкомандировок.
Подтверждение: ст. 168 Трудового кодекса РФ , п. 11 , абз. 2 п. 16 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-07/11901 от 2 марта 2017 г.
Суточные нужно выплатить за:
– каждый день нахождения в командировке (в т. ч. выходные и нерабочие праздничные дни );
– дни нахождения в пути (в т. ч. за время вынужденной остановки в пути). При этом в дни нахождения в пути включаются день отъезда работника в командировку и день его возвращения.
Подтверждение: абз. 3 п. 11 Положения , утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письма Минтруда России № 14-2/3044898-4415 от 5 сентября 2013 г. , Роструда № ПГ/5136-6-3 от 20 июня 2013 г.
Документы, подтверждающие расходы в виде суточных
Как таковых документов, подтверждающих расходы в виде суточных, не требуется. Для определения размера компенсации суточных за каждый день нахождения в командировке нужно учитывать срок пребывания работника в поездке, который можно установить, например, на основании следующих оправдательных документов .
Подтверждение: п. 11 , 18 , 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе по следующим ссылкам:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-25304
Налог на прибыль
Можно учесть.
Командировочные расходы (за рядом исключений) при расчете налога на прибыль учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией ( пп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ) . К таким расходам относятся, в частности, затраты на наем жилого помещения, оформление и выдачу виз, проезд к месту командировки и обратно, суточные и т.д.
Для целей налогообложения прибыли командировочные расходы не нормируются, а учитываются в сумме фактических затрат ( кроме представительских расходов , которые в ряде случаев могут быть понесены во время командировки, – пп. 22 п. 1 , п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ). Например, суточные можно учитывать при расчете налога на прибыль в размере, определенном организацией к выплате работнику самостоятельно (в коллективном договоре, локальном нормативном документе).
Любые расходы в целях расчета налога на прибыль учитываются, только если они экономически оправданны и документально подтверждены ( п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ ). При этом законодательством не определен конкретный перечень подтверждающих документов, которые организация может использовать, чтобы обосновать расходы на командировки работников.
Работники направляются в командировку на основании письменного решения работодателя ( абз. 2 п. 3 Положения , утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.), которое, как правило, оформляется в виде приказа о направлении в командировку . Конкретные размеры, а также порядок возмещения командировочных расходов закрепляются в коллективном договоре (ином локальном нормативном акте – например, в Положении о служебных командировках ) ( ст. 168 Трудового кодекса РФ ).
По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник обязан представить авансовый отчет с приложением к нему оформленных надлежащим образом документов, которые подтверждают как срок пребывания в командировке , так и фактически понесенные расходы на наем жилья и проезд к месту командирования и обратно (например, документы, подтверждающие расходы на приобретение электронного проездного билета ), иные расходы , связанные с командировкой ( п. 26 Положения , утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
Расходы в виде суточных можно подтвердить документами, свидетельствующими исключительно о нахождении работника в командировке, в частности, авансовым отчетом ( п. 11 Положения , утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г., письмо Минфина России № 03-03-06/2/72711 от 11 декабря 2015 г. ). Представление чеков и квитанций, подтверждающих расходование работником суточных, не требуется.
Авансовый отчет, оформленный с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к нему в виде подтверждающих документов или ненадлежащее их оформление влекут несоответствие авансового отчета требованиям законодательства. В этом случае сумма средств, указанная в нем, не может быть включена в состав командировочных расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения. Например, при отсутствии посадочного талона или справки авиаперевозчика, приложенных к авансовому отчету, расходы на проезд работника к месту командирования и (или) обратно воздушным транспортом не принимаются к учету для целей налогообложения прибыли.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-07/50992 от 1 сентября 2016 г. , № 03-03-06/2/52238 от 10 сентября 2015 г. , № 03-03-06/2/28296 от 18 мая 2015 г.
НДФЛ
Удерживать нужно с суммы, превышающей установленный законодательством норматив (за рядом исключений).
При направлении работника в служебную командировку ему необходимо компенсировать (возместить) ряд расходов, в том числе суточные ( ст. 168 Трудового кодекса РФ , п. 11 Положения , утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.). Суточные выплачиваются в размере , который организация определяет самостоятельно в коллективном договоре, ином локальном нормативном документе (например, в Положении о служебных командировках ) ( ст. 168 Трудового кодекса РФ ).
НДФЛ не облагаются все виды предусмотренных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм), в частности, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей, в том числе возмещение командировочных расходов .
При этом сумма суточных за каждый день нахождения в командировке не облагается НДФЛ в размере:
– 700 руб. – за каждый день нахождения в командировке на территории России;
– 2500 руб. – за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Лимит применяется к сумме суточных, порядок выплаты которых при поездках за границу имеет особенности (в части оплаты суточных за дни пересечения границы при выезде и въезде) .
Лимит для целей удержания НДФЛ нужно определять на дату утверждения авансового отчета .
Подтверждение: абз. 9 , 12 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, письма Минфина России № 03-04-06/6-205 от 6 сентября 2010 г. , № 03-04-06/6-140 от 7 июля 2010 г.
Если организация по собственной инициативе компенсирует работнику НДФЛ, который был удержан с величины выплаченных ему сверх норматива суточных, то с суммы такой компенсации также необходимо удержать НДФЛ. Это объясняется тем, что данная компенсация не является законодательно предусмотренной и не подпадает под действие п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ . Соответственно, она в полном объеме признается доходом работника, который облагается НДФЛ в общем порядке (ст. 41 ,
Узнать подробнее про: