Вопрос:
В трудовом договоре с водителем установлен оклад+ компенсация за разъездной характер 500р за каждый рейс за пределы города. В должностной инструкции водителя определены маршруты за которые будет оплата +500р в виде компенсации. Каждый такой рейс выполняется в течении дня (подтверждение-путевые листы, ттн), т.е. менее суток. Делаем приказ о направлении в командировку. Основные функции водителя - экспедирование и доставка нашей продукции до клиента.
Нужно ли облагать страховыми взносами и НДФЛ данную компенсацию водителю и как отразить в учете.
Ответ:
Относительно оформления приказа о направлении в командировку водителя
Согласно ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Вывод: если водителю установлен разъездной характер работы, то оформлять документы о направлении его в командировку (в т. ч. приказ о направлении в командировку) не нужно. Исключение составляют случаи, когда в трудовом договоре с водителем указан регион (субъект РФ), в пределах которого он выполняет свою разъездную работу.
Дополнительная информация по данному вопросу содержится в Сервисе:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-10934
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-10034
Относительно НДФЛ
С компенсации расходов по служебной поездке работнику, чья работа имеет разъездной характер, удерживать НДФЛ не нужно.
НДФЛ не облагаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм), в частности, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Работникам с разъездным характером работ работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы. При этом размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей работников, которым установлен разъездной характер работ, должны быть установлены трудовым (коллективным) договором, другими внутренними документами организации (например, должностной инструкцией работника).
Подтверждение: ст. 168.1 Трудового кодекса РФ.
Вывод: если работник имеет разъездной характер работ и это отражено в трудовом (коллективном) договоре или других внутренних документах организации (со ссылкой на них), то с суммы компенсации расходов по его служебной поездке (в размерах, установленных организацией) НДФЛ удерживать не нужно.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-11-06/2/1482 от 20 января 2014 г., № 03-04-06/25956 от 5 июля 2013 г., ФНС России № ЕД-4-3/18794 от 10 ноября 2011 г.
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе, который Вы можете найти по запросу "компенсация за разъездной характер НДФЛ" или по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-4831
Относительно страховых взносов
На компенсацию расходов по служебной поездке работнику, чья работа имеет разъездной характер, начислять страховые взносы не нужно.
Страховыми взносами не облагаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм), в частности связанных с выполнением работником трудовых обязанностей ( пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ от 24 июля 2009 г. , пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. ).
Работникам с разъездным характером работ работодатель возмещает связанные со служебными поездками документально подтвержденные расходы . Работнику, чья работа носит разъездной характер, работодатель обязан возместить:
– расходы, связанные с проездом;
– затраты по найму жилья и суточные;
– иные расходы, которые разрешены работодателем.
При этом порядок и размеры возмещения указанных расходов работодатель устанавливает самостоятельно. Установленный размер и порядок компенсации необходимо закрепить:
– либо в коллективном договоре;
– либо в соглашении или ином локальном нормативном акте, например в приказе (см. Приказ об утверждении перечня профессий (должностей) работников, которым устанавливается разъездной характер работ, и определении суммы компенсации за работу в указанных условиях );
– либо в трудовом договоре с работником.
Подтверждение: ст. 168.1 Трудового кодекса РФ.
Вывод: если работник имеет разъездной характер работ и это отражено в трудовом (коллективном) договоре или других внутренних документах организации (со ссылкой на них), то на сумму компенсации расходов по его служебной поездке (в размерах, установленных организацией) при документальном подтверждении таких расходов страховые взносы начислять не нужно.
Подтверждение: письмо Минтруда России № 17-4/В-462 от 30 сентября 2014 г. (в части обложения взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование) – его выводы справедливы и в отношении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе, который Вы можете найти по запросу "страховые взносы компенсация разъездной характер работы" или по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-6630
Дополнительно отметим, что в организации должен предусматриваться именно порядок компенсации расходов, связанных со служебными поездками, а не "установление надбавки (доплаты)" за разъездной характер работы. В противном случае существует риск спора с проверяющими, которые по формальным основаниям могут посчитать такие надбавки (доплаты) составной частью зарплаты, подлежащей обложению НДФЛ и страховыми взносами (письма Минфина России № 03-04-06/9-76 от 26 марта 2012 г., Минздравсоцразвития России № 1343-19 от 26 мая 2010 г.).
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности .
Актуален на 02.06.2015