Мы (ООО на ОСНО) являемся официальными дистрибьюторами крупной компании. Фирменную одежду мы приобретаем за счет собственной прибыли, т.е в расходы по прибыли не включаем, так как фактически выдаем ее не только штатным сотрудникам нашего предприятия (водители, экспедиторы, кладовщики). Списываем ее сразу при вводе в эксплуатацию. Вопрос: поскольку одежда фирменная (с логотипом), а не спецодежда, которую предприятие обязано выдавать за счет собственных средств, не возникает ли в нашем случае обязанность удержать НДФЛ с работников? Как правильно все оформить и какие налоговые последствия могут у нас возникнуть?
Ответ:
НДФЛ
Удерживать нужно, если форменная одежда передана физическим лицам (работникам или иным лицам) в постоянное личное пользование.
Если же согласно документам передача форменной одежды осуществляется не напрямую физическому лицу, а организации или ИП (например, контрагенту), то в этом случае обязанности удерживать НДФЛ не возникает. В свою очередь у контрагента (организации или ИП) возникает доход в виде безвозмездно полученного имущества, который будет учитываться в рамках применяемой им системы налогообложения.
Организация может предоставлять работникам форменную одежду (в постоянное или временное пользование):
– по собственной инициативе (например, работникам ресторанов, банков);
– в соответствии с требованиями законодательства (в частности, работникам некоторых государственных ведомств).
При определении налоговой базы по НДФЛ необходимо учитывать все доходы работника, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах ( п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ ).
Если организация предоставляет работнику (а также иному физическому лицу) форменную одежду в постоянное личное пользование, то у него возникает доход, полученный в натуральной форме. Соответственно, со стоимости выданной одежды организации необходимо удерживать НДФЛ.
Подтверждение: п. 1 ст. 211 , п. 4 ст. 226 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России № 03-04-06-02/19 от 9 февраля 2007 г.
Если организация предоставляет работнику форменную одежду в собственность в соответствии с требованиями законодательства (например, п. 5 Порядка , утв. Приказом ФПС России № 107 от 29 февраля 2000 г.), то такая выдача носит компенсационный характер. Соответственно, со стоимости выданной форменной одежды не нужно удерживать НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ .
Подтверждение: письмо Минфина России № 03-04-05/8-418 от 26 июля 2010 г.
В случае если форменная одежда принадлежит организации и передается работникам в пользование, а после окончания срока службы сдается на склад для утилизации, то стоимость такой одежды не является доходом работников и не подлежит налогообложению НДФЛ.
Подтверждение: ст. 41 Налогового кодекса РФ , письмо Минфина России № 03-03-04/1/502 от 7 июня 2006 г.
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе, который Вы можете найти по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-12693
Страховые взносы
Начислять нужно, если форменная одежда передана работнику в постоянное личное пользование (собственность). Если выдача форменной одежды производится не работнику организации, то страховые взносы начислять не нужно, в этом случае объекта обложения взносами не возникает.
В отличие от специальной, форменная одежда не предназначена для защиты от каких-либо вредных факторов (или обеспечения санитарно-гигиенических мероприятий). Она демонстрирует принадлежность работника к фирме и может передаваться работнику как во временное пользование на время исполнения трудовых обязанностей, так и в постоянное личное пользование:
– по собственной инициативе работодателя (например, работникам банков);
– в соответствии с требованиями законодательства (в частности, работникам некоторых государственных ведомств – например, работникам ж/д транспорта общего пользования).
Этим обусловлены отличия в начислении на ее стоимость страховых взносов по сравнению с выдачей работникам спецодежды .
Объектом обложения страховыми взносами признаются вознаграждения, начисленные в рамках трудовых отношений, а также отдельных видов гражданско-правовых договоров ( п. 1 ст. 420 Налогового кодекса РФ , п. 1 ст. 20.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. ).
Если организация (индивидуальный предприниматель) предоставляет работнику форменную одежду во временное пользование (т.е. для ношения во время выполнения им трудовых обязанностей), то у него не возникает каких-либо доходов (вознаграждения в натуральной форме), так как форменная одежда не переходит в его собственность. Поэтому в связи с отсутствием объекта обложения на ее стоимость не нужно начислять страховые взносы.
Если работодатель предоставляет работнику форменную одежду в постоянное личное пользование, то на ее стоимость:
– не нужно начислять страховые взносы, если она предоставляется в соответствии с требованиями законодательства ( пп. 9 п. 1 ст. 9 ст. 422 Налогового кодекса РФ , пп. 10 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. );
– нужно начислять страховые взносы, если ее выдача законодательством не предусмотрена (т.е. когда она предоставляется, например, в целях поддержания имиджа организации и переходит в собственность работника). Связано это с тем, что такого рода выплаты не входят в закрытый перечь выплат, не облагаемых взносами , и производятся в рамках трудовых отношений с работником ( п. 1 ст. 420 , п. 1 ст. 422 Налогового кодекса РФ, п. 1 ст. 20.1 , п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.).
Вывод: на стоимость выданной работникам форменной одежды нужно начислять страховые взносы, если работодатель предоставляет ее по своей инициативе в постоянное личное пользование (собственность) работников.
Подтверждение: письмо ФСС России № 14-03-11/08-13985 от 17 ноября 2011 г.
При этом начислять и уплачивать страховые взносы нужно в общеустановленные сроки.
Разъяснения ведомств, которые до 1 января 2017 года администрировали расчет и уплату страховых взносов, могут применяться после этой даты в части, не противоречащей положениям Налогового кодекса РФ, и до выхода официальных разъяснений ФНС России (Минфина России) с противоположной позицией или уточнением о применении прежних разъяснений.
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе, который Вы можете найти по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-22184
При безвозмездной передаче форменной одежды иным физическим лицам (не работникам организации) объект обложения страховыми взносами не образуется, так как эти граждане не состоят с организацией в трудовых или гражданско-правовых отношениях .
Подтверждение: п. 1 ст. 420 Налогового кодекса РФ , п. 1 ст. 20.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.
НДС
Начислять нужно, если форменная одежда передается работнику или иным лицам (как физическим, так и организациям и ИП) в собственность.
Объектом налогообложения НДС, в частности, признаются операции по реализации товаров (работ, услуг) ( пп. 1 п. 1 ст. 146 Налогового кодекса РФ ). Реализацией для целей налогообложения является переход права собственности на товары (результаты выполненных работ, оказанных услуг) ( п. 1 ст. 39 Налогового кодекса РФ ).
При передаче форменной одежды работнику в постоянное пользование происходит переход права собственности на нее от организации к работнику ( ст. 209 , п. 2 ст. 218 Гражданского кодекса РФ). То есть такая операция признается реализацией для целей налогообложения НДС. Если организация передает форменную одежду работнику во временное пользование, то право собственности на нее от организации к работнику не переходит. Соответственно, такая операция не признается реализацией для целей налогообложения НДС.
Вывод: начислять НДС при передаче организацией работнику форменной одежды нужно, если такая одежда передается работнику в собственность. Данные выводы справедливы и в отношении передачи форменной одежды иным лицам (как физическим, так и организациям и ИП).
Также НДС нужно будет начислить в случае реализации работнику форменной одежды, ранее переданной ему в пользование .
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе, который Вы можете найти по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-10817
При соблюдении определенных условий входной НДС по приобретенной форменной одежде организация вправе принять к вычету. Подробнее об этом по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-10799
Дополнительная информация относительно учета в составе расходов стоимости форменной одежды
Вправе учитывать при выдаче своим работникам при соблюдении определенных условий в составе расходов на оплату труда или материальных расходов. Выдача форменной одежды иным лицам (как физическим, так и организациям и ИП) учитывать для целей налогообложения прибыли нельзя.
Выдача работникам форменной одежды может быть предусмотрена локальными нормативными актами организации (как свидетельство принадлежности носящих ее работников к организации) или являться требованием законодательства . Например, форменную одежду, приобретаемую работодателем, обязаны носить работники ж/д транспорта ( ст. 29 Федерального закона № 17-ФЗ от 10 января 2003 г. ).
Если форменная одежда выдается работнику по требованию законодательства, такие расходы можно признать экономически обоснованными . Когда форменная одежда выдается работнику по инициативе организации (т.е. ее выдача закреплена в локальных нормативных актах работодателя), подтверждением экономической обоснованности понесенных расходов может служить тот факт, что она свидетельствует о принадлежности работников к данной организации. Например, это означает, что форменная одежда выполнена в единой цветовой гамме и содержит товарный знак организации (символику или логотип), нанесенный непосредственно на одежду ( письмо Минфина России № 03-03-06/1/207 от 2 апреля 2009 г. ).
Момент признания данных расходов зависит от:
– метода учета доходов и расходов , который организация использует при расчете налога на прибыль ( метод начисления или кассовый метод );
– статьи учета затрат (расходы на оплату труда или материальные расходы).
Выбор статьи затрат для учета форменной одежды зависит от того, передается она работникам в собственность или они получают ее во временное пользование.
Если организация передает форменную одежду в собственность работникам, то учитывать ее стоимость можно в составе:
– либо расходов на оплату труда ;
– либо материальных расходов – как расходы на приобретение иного имущества, не являющегося амортизируемым. Это объясняется тем, что форменная одежда, как правило, не признается амортизируемым имуществом , в частности, из-за несоответствия установленным стоимостным критериям ( п. 1 ст. 256 Налогового кодекса РФ ).
При этом данные расходы должны отвечать условиям их экономической обоснованности (указанным выше), а также факт их передачи в собственность должен быть документально подтвержден .
Подтверждение: ст. 250 , п. 1 ст. 252 , п. 5 ч. 2 ст. 255 , пп. 3 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ.
На основании связи с экономической обоснованностью в случае, когда работники компенсируют стоимость переданной им форменной одежды:
– при учете в расходах на оплату труда необходимо учесть только ту часть расходов, которую работник не компенсировал ( п. 5 ч. 2 ст. 255 Налогового кодекса РФ );
– при учете в составе материальных расходов, поскольку налогооблагаемую прибыль уменьшает вся стоимость форменной одежды, сумму полученной от работника компенсации нужно признать во внереализационных доходах ( п. 3 ст. 250 Налогового кодекса РФ ).
Если организация передает форменную одежду во временное пользование работникам, то учитывать ее стоимость можно только в составе материальных расходов ( пп. 3 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ ). Использовать в таком случае статью расходов в виде оплаты труда нельзя, поскольку не выполняется условие о передаче форменной одежды в постоянное личное пользование работников.
Однако и в этом случае такие затраты также должны отвечать условиям их экономической обоснованности (указанным выше), а также факт их передачи в собственность должен быть документально подтвержден .
Вывод: стоимость форменной одежды организация вправе учитывать:
– в материальных расходах или расходах на оплату труда, если она передает форменную одежду работникам в собственность. При этом в случае, когда понесенные затраты можно отнести одновременно к нескольким группам расходов, организация может самостоятельно определить, в какой именно группе расходов их учитывать ( п. 4 ст. 252 Налогового кодекса РФ );
– в составе материальных расходов, если организация передает форменную одежду работникам во временное пользование.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/1/54958 от 30 октября 2014 г. , № 03-03-06/1/349 от 19 июля 2012 г. , № 03-03-06/2/109 от 5 июля 2011 г.
Расходы в виде стоимости форменной одежды, переданные подрядчикам, не могут быть учтены в целях налогообложения прибыли (письмо УФНС России по г. Москве № 20-12/104291от 31 октября 2007 г.).
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе, который Вы можете найти по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-10840
Документальное оформление
Выдачу работникам форменной одежды, учтенной в составе материалов, организация может оформить:
– требованием-накладной по унифицированной форме № М-11 (ранее применение этой формы было обязательным), дополнив ее необходимыми реквизитами и удалив ненужные ;
– самостоятельно разработанным первичным учетным документом , содержащим все необходимые реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. (см., например, Ведомость учета выданной форменной одежды ).
При этом организация должна организовать контроль за дальнейшим использованием выданной форменной одежды. Это можно сделать, например, составив ведомости учета форменной одежды в эксплуатации или открыть для этого специальный забалансовый счет.
Подтверждение: ч. 1 , 2 , 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., п. 100 Методических указаний , утв. Приказом Минфина России № 119н от 28 декабря 2001 г.
Факт передачи форменной одежды иным лицам (физическим лицам или организациям и ИП) также должен быть подтвержден первичными учетными документами по формам, которые организация утвердила в учетной политике для целей бухучета.
Основанием для данных операций могут являться, например, договор дарения, а также документы, подтверждающие факт передачи форменной одежды: в частности акт приема-передачи, товарная накладная , накладная на отпуск материалов или самостоятельно разработанный документ, который содержит все необходимые реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности.
Актуален на 26.10.2017