Вопрос-1:
Сотруднику была выдана компенсация за использование личного автотранспорта в размере 2370 руб, так как он собирался ехать в командировку на своем автомобиле. Далее, он поехал в однодневную командировку.
1. Нужно ли оформлять авансовый отчет?(не является ли его оформление ошибкой?)
2. Облагается ли компенсация НДФЛ и страховыми взносами?
Ответ:
К сожалению, из текста Вашего запроса однозначно не понятно:
- 1.На каком основании «Сотруднику была выдана компенсация за использование личного автотранспорта», т.е. данная компенсация предусмотрена трудовым договором?
- 2.На чем добирался сотрудник в однодневную поездку т.е. на собственном автомобиле или др. транспорте (самолет, поезд, пароход и т.д.)?
- 3.Данный автомобиль является собственность сотрудника?;
- 4.Каким образом работник фактически использовал личное имущество в интересах организации при выполнении трудовых обязанностей?
- 5.В отношении каких расходов задан первый вопрос: «нужно ли оформлять авансовый отчет», т.е. только в отношении компенсации, или вообще о расходах сотрудника, которые он понес по документам в однодневной поездке?
- 6. Сотруднику были выданы деньги подотчет для поездки?
-7. Сотрудник потратил собственные деньги на поездку?
Относительно того, нужно ли оформлять авансовый отчёт
Ответ на данный вопрос зависит от того, выдавались ли деньги подотчет, и потратил ли сотрудник собственные деньги.
Авансовый отчет является первичным документом, с помощью которого работник (в т. ч. направленный в командировку) подтверждает понесенные им расходы из выданных подотчетных денежных средств ( ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. , п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
Составить авансовый отчет нужно по форме, утвержденной в учетной политике для целей бухучета.
Это может быть как унифицированная форма № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г., так и самостоятельно разработанная форма отчета. Но в любом случае применяемый документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Если принято решение применять типовую форму авансового отчета по форме № АО-1, то при ее заполнении нужно руководствоваться Указаниями по применению и заполнению формы № АО-1 , утв. Постановлением Госкомстата России № 55 от 1 августа 2001 г.
Оформлять авансовый отчет нужно в одном экземпляре. Дело в том, что он является документом, необходимым только организации для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы ( п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749от 13 октября 2008 г.).
Кроме того, при соглашении сторон работник вправе предоставить авансовый отчет в электронной форме. Такой отчет должен быть подписан всеми участника простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписью ( письмо Минфина России № 03-03-06/2/48232 от 20 августа 2015 г. ).
В авансовом отчете командированный работник заполняет:
– лицевую сторону авансового отчета. В частности, в ней он должен указать название работодателя, дату составления отчета, свои фамилию и инициалы, наименование структурного подразделения, в котором он работает, профессию (должность) и назначение аванса. Кроме того, он должен заполнить табличную часть отчета, за исключением раздела "Бухгалтерская запись";
– оборотную сторону авансового отчета, где необходимо заполнить графы 1-6 табличной части отчета. В них нужно привести весь перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, а также указать соответствующие им суммы затрат. После этого работник должен подписать авансовый отчет с указанием расшифровки подписи.
Работник бухгалтерии также вносит данные в лицевую и оборотную стороны авансового отчета.
На лицевой стороне, в частности, нужно заполнить:
– номер авансового отчета;
– табельный номер командированного работника;
– раздел "Бухгалтерская запись" табличной части.
Внизу лицевой стороны авансового отчета предусмотрена отрывная часть, которая представляет собой расписку бухгалтера в том, что отчет и подтверждающие документы приняты к проверке. Здесь нужно указать данные подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, к которому прилагается расписка, сумму выданных денежных средств и количество оправдательных документов. Эти сведения бухгалтер должен заверить подписью с указанием ее расшифровки. Затем расписку нужно отрезать, отделив ее от отчета, и выдать подотчетному лицу.
После проверки авансового отчета бухгалтер вносит данные о ее результате в соответствующие строки на лицевой части отчета. Если в результате сумма потраченных на командировку средств оказалось больше, чем выданный аванс, то перерасход возмещается работнику по расходному кассовому ордеру (поформе № КО-2) с учетом особенностей, предусмотренных в отношении индивидуальных предпринимателей – работодателей ( абз. 2 п. 6 Указания о порядке ведения кассовых операций ), или путем перечисления данных средств на его зарплатную (личную) банковскую карту (при ее использовании для расчетов).
Авансовый отчет на лицевой стороне подписывают бухгалтер и главный бухгалтер (при их отсутствии – руководитель, индивидуальный предприниматель). Далее документ нужно представить руководителю организации (индивидуальному предпринимателю), который своей подписью на лицевой стороне утверждает его на соответствующую сумму (данная сумма прописью и цифрами должна быть указана на лицевой стороне формы).
Вывод: на основании утвержденного авансового отчета происходит возмещение работнику (признание за ним) понесенных расходов на командировку (в пределах полученного ранее аванса и (или) сверх него). При этом расходы командированного работника признаются понесенными в интересах работодателя при их соответствующем документальном подтверждении. Документы, подтверждающие расходы, командированный работник должен приложить к авансовому отчету.
Законодательство не содержит запрета на составление авансового отчета работником даже в том случае, если предварительно аванс он не получал .
Ответ на данный вопрос и дополнительная информация по нему содержатся в Сервисе по следующим ссылкам:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-19334
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-19525
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-21731
Относительно того, облагается ли компенсация НДФЛ
С компенсации за использование в служебных целях личного автомобиля работника удерживать НДФЛ не нужно только при соблюдении определённых условий.
НДФЛ не облагаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм), в частности связанных с выполнением работником трудовых обязанностей и возмещением ему расходов ( п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Компенсация за использование личного имущества работника , в том числе личного транспорта, а также возмещение расходов в связи с его использованием предусмотрены трудовым законодательством. Размер такой компенсации (суммы возмещаемых расходов) определяется по соглашению сторон трудового договора.
Подтверждение: ст. 188 Трудового кодекса РФ.
При этом у организации (индивидуального предпринимателя) должны быть документы, подтверждающие , в частности, принадлежность используемого имущества работнику, расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля (например, на ГСМ, техническое обслуживание, ремонт), расчеты компенсаций, фактическое использование личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении трудовых обязанностей.
Исключение: НДФЛ облагается компенсация, выплачиваемая работнику за использование автомобиля, которым он управляет по доверенности (праву пользования) , за исключением ряда случаев.
Подтверждение: письма Минфина России№ 03-04-06/22274 от 20 апреля 2015 г., № 03-04-05/24421 от 27 июня 2013 г.
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе по следующей ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-4262
Относительно того, облагается ли компенсация страховыми взносами
На сумму компенсации за использование в служебных целях личного имущества работника страховые взносы начислять не нужно только при соблюдении определенных условий.
Работникам, которые в интересах работодателя используют личное имущество, организация должна выплачивать соответствующую компенсацию, а также возмещать расходы, связанные с его использованием . Размер такой компенсации (возмещения расходов) определяется по соглашению сторон трудового договора.
Подтверждение: ст. 188 Трудового кодекса РФ.
Страховыми взносами не облагаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм), в частности, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей ( пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ от 24 июля 2009 г. , пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. ).
Компенсация за использование личного имущества работника (возмещение расходов) предусмотрена трудовым законодательством.
Вывод : на сумму компенсации за использование в служебных целях личного имущества работника (возмещения расходов) страховые взносы начислять не нужно.
При этом у организации должны быть документы, подтверждающие , в частности, принадлежность используемого имущества к собственности работника, расчеты компенсаций, а также фактическое использование личного имущества работника в интересах организации при выполнении трудовых обязанностей.
Исключение: страховыми взносами облагается компенсация, выплачиваемая работнику за использование автомобиля, которым он управляет по доверенности (праву пользования) , за исключением ряда случаев.
Подтверждение: письма Минтруда России№ 17-3/В-291 от 27 июля 2016 г., № 17-3/В-92 от 26 февраля 2014 г., Минздравсоцразвития России № 1343-19 от 26 мая 2010 г. , ФСС России № 14-03-11/08-13985 от 17 ноября 2011 г. , Информация ФСС России от 21 июля 2015 г.
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе по следующей ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-6401
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо её конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности.
Вопрос-2:
1. В трудовом договоре не прописано про компенсацию. Компенсация выдается на основании заявления работника, который сам рассчитывает ее сумму, исходя из километража и стоимости бензина, который он потратит на заправку автомобиля, чтобы добраться до места командировки.
2. Сотрудник добирается в командировку только на своем автомобиле
3. Данный автомобиль является собственностью сотрудника
4. Сотрудник ездил на своем автомобиле до места командировки и обратно
5. Вопрос задан относительно компенсации. Командировка однодневная, суточных, проживания нет.
6. Нет, сотруднику не были выданы деньги для поездки
7. Да, сотрудник потратил собственные деньги на бензин.
Ответ:
Оформлять авансовый отчет необязательно (хотя запрета на его оформление в данном случае также нет). Выплатить компенсацию за использование личного автомобиля в однодневной командировке можно на основании приказа руководителя, в котором должны быть указаны размер и порядок ее выплаты. Данный приказ оформляется на основании служебной записки, которая представляется работником по возвращении одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда в командировку. При наличии документального подтверждения сумма компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях НДФЛ не облагается. На сумму компенсации страховые взносы начислять также нет необходимости.
При однодневных командировках работодатель в общем порядке обязан возместить командированному работнику документально подтвержденные расходы, в том числе на проезд (ст. 168 Трудового кодекса РФ и п. 12 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.).
При направлении работника в командировку на собственном автомобиле, ему нужно выплатить компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях. Размер компенсации и возмещения расходов определяется соглашением сторон и оформляется в письменной форме. Фактический срок пребывания в месте командирования в этом случае указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда.
Подтверждение:ст. 188 Трудового кодекса РФ, п. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 г.
При этом условие о выплате компенсации за использование личного имущества работника не является обязательным условием трудового договора. Поэтому организация может прописать размер и порядок выплаты компенсации во внутреннем документе и согласовать его с работником (например, в отдельном приказе). Форму приказа организация разрабатывает самостоятельно с учетом требований, приведенных в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. (см., например, Приказ о назначении компенсации за использование личного автомобиля работника в служебных целях ).
Подтверждение: ст. 57, 72 Трудового кодекса РФ, письмо Минфина России № 03-03-06/2/49 от 3 мая 2012 г.
К документам, подтверждающим обоснованность начисления компенсации, в частности, относятся:
– копии документов, подтверждающих принадлежность автомобиля работнику (например, паспорта транспортного средства (ПТС)). Если работник управляет автомобилем, который принадлежит супруге и куплен в браке, то есть признается совместно нажитым имуществом ( п. 1 ст. 256 Гражданского кодекса РФ ), то вместе с ПТС необходимо будет дополнительно представить копию свидетельства о заключении брака;
– документы, свидетельствующие о фактическом использовании автомобиля в служебных поездках ( например, путевые листы).
Подтверждение: письмо Минфина России № 03-04-07-01/387 от 23 декабря 2009 г. (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС России № МН-17-3/15 от 27 января 2010 г.).
Основанием для выплаты компенсации при наличных расчетах служат:
– расходный кассовый ордер по форме № КО-2, если компенсация выплачивается в день, который не совпадает с днем выплаты зарплаты, установленным в организации;
– или расчетно-платежная (платежная) ведомость поформе № Т-49 ( № Т-53), если дни выплаты зарплаты и компенсации совпадают.
Подтверждение: п. 6,6.1, 6.2 Указания о порядке ведения кассовых операций, Указания по применению и заполнению форм по учету труда и его оплаты (№ Т-53, № Т-49) , утв. Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г., Указания по применению и заполнению форм по учету кассовых операций (№ КО-2) , утв. Постановлением Госкомстата России № 88 от 18 августа 1998 г.
Перечислять необходимые средства организация вправе и в безналичной форме:
– платежным поручением на общую сумму с подачей реестра на перечисление сумм выплат (в т. ч. компенсации за использование автомобиля), если выплаты производятся сразу нескольким получателям – как в целях перевода денежных средств нескольким работникам, которые обслуживаются одним банком, так и в целях перевода денежных средств нескольким работникам, обслуживаемым разными банками (в случаях, предусмотренных договором);
– отдельным платежным поручением, если выплаты (в т. ч. компенсации) производятся одному работнику.
Подтверждение: ст. 863 Гражданского кодекса РФ, п. 1.17 Положения ЦБ РФ № 383-П от 19 июня 2012 г.
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе, который Вы можете найти по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-19407
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-21731
Сумма компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях НДФЛ не облагается.
На сумму компенсации страховые взносы начислять также нет необходимости.
При этом обязательным условием для освобождения компенсации расходов от обложения НДФЛ и начисления страховых взносов является документальное подтверждение. В частности необходимо иметь копии документов, подтверждающих принадлежность автомобиля работнику и документы, свидетельствующие о фактическом использовании автомобиля в служебных поездках. Данные документы нужно приложить к служебной записке.
Обоснование данного вывода приведено в предыдущем ответе.
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности.
Актуально на дату: 07.11.2016