Вопрос:
У меня сложная ситуация с НДФЛ. Прошу у ВАС совета.
МЫ приняли на работу гражданина Киргизии с 01.10.15.
ЗП 10000 руб в месяц.
Я по ошибке удерживала с него 30% и уплачивала. Уплаты НДФЛ:
3000 - 15.12.2015
3000 - 15.01.2016
3000 - 31.01.2016
3000 - 12.02.2016
Потом до меня дошло, что правильно было удерживать 13% как с гражданина Евразийского содружества.
Больше не платили.
За 2 квартала должны были 7800, а уплатили 12000, висит переплата.
Как мне заполнять 6-НДФЛ, подскажите, пожалуйста.
Нужно ли указывать фактически перечисленные суммы или только подлежащие перечислению?
Ответ:
В строке 040 нужно отражать подлежащие перечислению суммы (исчисленные, то есть пересчитанные). В строках 070 и 140 нужно показывать фактически удержанные суммы налога. Это объясняется тем, что организация должна пересчитать НДФЛ и вернуть излишне удержанный налог гражданину, а возвращенный налог будет отражен по строке 090 раздела 1 расчета по форме 2-НДФЛ. Даты фактической уплаты НДФЛ в бюджет и суммы фактически перечисленного в бюджет налога в расчете не отражаются (эти данные имеются у налоговой инспекции в карточках расчетов с бюджетом).
Налоговый агент (работодатель) обязан сообщать работнику о каждом выявленном факте излишнего удержания налога . Однако факт излишнего удержания работник может выявить и самостоятельно.
Сообщить работнику об излишне удержанной сумме налога нужно в течение 10 рабочих дней со дня обнаружения факта излишнего удержания НДФЛ (абз. 2 п. 1 ст. 231, п. 6 ст. 6.1 Налогового кодекса РФ).
При этом форма и способ вручения уведомления (сообщения) о наличии переплаты по НДФЛ законодательством не установлены. Поэтому налоговый агент вправе уведомить работника в свободной форме. Способ вручения (например, лично под подпись или по электронной почте) такого уведомления (сообщения) нужно предварительно согласовать с работником.
Подтверждение: п. 1 письма Минфина России № 03-04-06/6-112 от 16 мая 2011 г.
Основанием для возврата излишне удержанного налога является письменное заявление работника. Установленный образец такого заявления налоговое законодательство не содержит, поэтому работник может составить его в свободной форме. Подать заявление работодателю о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ работник вправе в течение трех лет со дня уплаты налога (перечисления НДФЛ в бюджет налоговым агентом) ( п. 7 ст. 78 Налогового кодекса РФ).
Иных документов для возврата излишне удержанной суммы налога не требуется. В частности, работник не должен представлять подтверждение из налоговой инспекции о том, что она не возвращала ему излишне удержанную сумму НДФЛ. Это объясняется тем, что переплата по НДФЛ, возникшая в результате действий налогового агента, подлежит возврату исключительно налоговым агентом в силу приоритета специальной нормы ст. 231 Налогового кодекса РФ. Возврат данной суммы производится налоговой инспекцией только в случае отсутствия налогового агента (за исключением случая, когда переплата налога возникла в результате изменения статуса работника с нерезидента на резидента, – тогда действует особый порядок в соответствии с п. 1.1 ст. 231 Налогового кодекса РФ ).
Подтверждение: абз. 10 п. 1 ст. 231 Налогового кодекса РФ , письмо Минфина России № 03-04-06/4-370 от 27 декабря 2012 г., Определение Конституционного суда РФ № 262-О от 17 февраля 2015 г.
В течение трех месяцев со дня получения заявления работодатель должен перечислить сумму переплаты на банковский счет гражданина, указанный им в заявлении (возвращать налог наличными запрещено).
Источником для возврата налога работодателем являются предстоящие платежи по НДФЛ, которые удерживаются из доходов того же гражданина либо иных граждан.
То есть использовать для возврата излишне удержанного НДФЛ можно предстоящие платежи по НДФЛ, удерживаемому из доходов:
– работника (гражданина), у которого возникла переплата;
– других работников (граждан), по отношению к которым организация (индивидуальный предприниматель) выступает в качестве налогового агента.
Данный порядок возврата излишне удержанной суммы НДФЛ применяется независимо от вида выплачиваемого иным работникам (гражданам) дохода (зарплата, дивиденды и т.п.) и применяемойналоговой ставки (письма Минфина России № 03-04-06/4-342 от 5 декабря 2012 г., ФНС России № БС-4-11/17025 от 20 сентября 2013 г. ).
Возврат налога наличными не допускается. Поэтому в заявлении о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ работнику (гражданину) нужно указать банковские реквизиты счета, на который организация (индивидуальный предприниматель) вернет переплату.
Подтверждение: абз. 4 п. 1 ст. 231 Налогового кодекса РФ , письмо Минфина России № 03-04-06/9-31 от 17 февраля 2011 г.
Если на момент истечения трехмесячного срока организация (индивидуальный предприниматель) не вернет гражданину переплату (полностью или частично), то на сумму невозвращенного НДФЛ начисляются проценты за каждый день просрочки. Проценты начисляются исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФ, которая действует в дни нарушения срока возврата.
Подтверждение: абз. 1-5 п. 1 ст. 231 Налогового кодекса РФ .
При неисполнении налоговым агентом обязанности по возврату НДФЛ (в т. ч. при несоблюдении процедуры возврата) гражданин вправе обратиться в суд за защитой своих интересов ( ст. 22 Налогового кодекса РФ, письма Минфина России № 03-04-05/10-1206 от 19 октября 2012 г., № 03-04-05-01/216 от 23 июня 2008 г. ).
Если предстоящих платежей по НДФЛ недостаточно для возврата излишне удержанного НДФЛ, налоговый агент должен обратиться за получением недостающей суммы в налоговую инспекцию ( абз. 6 п. 1 ст. 231 Налогового кодекса РФ ).
Если переплата по НДФЛ образовалась у работника в результате изменения его статуса (с нерезидента на резидента), то налоговый агент ее не возвращает (в такой ситуации гражданин должен обратиться за возвратом переплаты в налоговую инспекцию). Однако если статус работника до конца года уже не может измениться, налоговый агент вправе произвести зачет налога .
Подтверждение: п. 1.1 ст. 231 Налогового кодекса РФ .
Прекращение трудовых отношений между работником и работодателем (источником выплаты доходов, с которых излишне удержан налог), а также период, в котором производится возврат излишне удержанного налога, не влияют на порядок применения норм ст. 231 Налогового кодекса РФ (письма Минфина России № 03-04-05/6-1430 от 24 декабря 2012 г., № 03-04-06/6-193 от 2 июля 2012 г.).
Заполнять расчет по форме 6-НДФЛ нужно в соответствии с Порядком, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/450 от 14 октября 2015 г.
Проверить правильность составления расчета на наличие в нем неточностей и ошибок можно с помощью контрольных соотношений, приведенных в письме ФНС России № БС-4-11/3852 от 10 марта 2016 г.
Правила заполнения раздела 1
Раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ заполняется нарастающим итогом за I квартал, полугодие, девять месяцев и год (письма ФНС России№ БС-4-11/3058 от 25 февраля 2016 г., № БС-3-11/650 от 18 февраля 2016 г.).
При заполнении раздела 1 "Обобщенные показатели" указываются:
– в строках 020, 025 – суммы начисленного дохода (в т. ч. отдельно в виде дивидендов).
Согласно контрольным соотношениям значение по строке 020 в расчете за год должно быть равно сумме строк "Общая сумма дохода" по соответствующей ставке справок 2-НДФЛ с признаком "1" (и строк 020 приложения № 2 к декларации по налогу на прибыль, представляемого в ряде случаев) ( письмо ФНС России № БС-4-11/3852 от 10 марта 2016 г. ). В справке 2-НДФЛ значение по строке "Общая сумма дохода" формируется без учета вычетов, то есть по данной строке отражаются начисленные доходы, в том числе облагаемые не в полной сумме (например, стоимость подарков без учета корректировки на сумму вычета – 4000 руб. за налоговый период) ( разд. VII Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/485 от 30 октября 2015 г.). Таким образом, по строке 020 расчета 6-НДФЛ нужно отражать все начисленные получателю за отчетный период доходы (в т. ч. облагаемые не в полной сумме) без учета корректировки их на необлагаемую часть. Доходы, которые полностью не облагаются НДФЛ, не отражаются в справке 2-НДФЛ, следовательно, отражать их в расчете также не нужно;
– в строках 040, 045, 070, 080, 090 – суммы рассчитанного, удержанного, неудержанного и возвращенного налога за период сдачи отчета (то есть нарастающим итогом с начала года) в целом по всем физическим лицам, в отношении которых налоговый агент является источником дохода.
Строка 040 по соответствующей ставке в расчете за год должна быть равна сумме строк "Сумма налога исчисленная" справок 2 НДФЛ с признаком 1 и строк 030 приложений № 2 к декларации по налогу на прибыль (которые представляют ряд налоговых агентов) ( письмо ФНС России № БС-4-11/3852 от 10 марта 2016 г. ). Поэтому под исчисленной следует понимать подлежащую удержанию и перечислению сумму (то есть пересчитанную с учетом выявленной ошибки).
При этом по строке 070 нужно отражать фактически удержанный в отчетном периоде налог. Соответственно, не нужно отражать фактически не удержанный за отчетный период налог (например, по "переходящей" зарплате (которая формирует начисленный доход в одном периоде, а удержание налога с нее приходится на следующий период)). Например, по "переходящей" зарплате (которая формирует начисленный доход в одном периоде, а удержание налога с нее приходится на следующий период). В частности, это подтверждается контрольными соотношениями, по которым при уменьшении значения по данной строке на значение по строке 090 (сумма налога, возвращаемая налоговым агентом) полученная сумма не должна быть больше данных карточки расчетов с бюджетом об уплате НДФЛ с начала года ( письмо ФНС России № БС-4-11/3852 от 10 марта 2016 г. ). В противном случае налоговая инспекция делает вывод о неполной уплате налога в бюджет. Таким способом налоговая инспекция может сверять данные об удержанном налоге и его уплате в бюджет.
При этом по строке 090 указывается общая сумма налога, возвращенная налоговым агентом налогоплательщику в соответствии со статьей 231 Налогового кодекса РФ, нарастающим итогом с начала налогового периода, в том числе сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом в предыдущих годах (письмо ФНС России № БС-4-11/4538 от 18 марта 2016 г.).
По строке 080 отражаетсясумма налога, которая фактически не может быть удержана до окончания года (например, при выдаче подарка работнику, который со следующего месяца решил уволиться, налог не был удержан из-за нехватки суммы выплаты дохода в денежной форме);
– в строке 050 – сумма фиксированного авансового платежа – показателя, с учетом которого налоговый агент рассчитывает НДФЛ с доходов трудящихся-мигрантов;
– в строке 030 – сведения об общей сумме предоставленных налоговым агентом стандартных, социальных, имущественных и инвестиционных налоговых вычетов (по аналогии с разделом 4 справки по форме 2-НДФЛ), а также вычетов (в т. ч. профессиональных) из общей суммы доходов, облагаемых не в полной сумме (по аналогии с разделом 3 справки по форме 2-НДФЛ);
– в строке 060 – количество физических лиц, получивших облагаемый налогом доход. Показатель данной строки в представленном годовом расчете (за налоговый период) должен совпадать с общим количеством поданных справок 2-НДФЛ с признаком "1" иприложений № 2 к декларации по налогу на прибыль (которые представляют ряд налоговых агентов) ( письмо ФНС России № БС-4-11/3852 от 10 марта 2016 г. ).
Раздел 1 заполняется по каждой из ставок НДФЛ, если налоговый агент выплачивал доходы, облагаемые по разным ставкам. Тогда итоговые строки раздела (строки 060-090) заполняются только на первой странице.
В раздел 2 включаются данные за последние три месяца отчетного периода (письма ФНС России№ БС-4-11/3058 от 25 февраля 2016 г., № БС-3-11/650 от 18 февраля 2016 г.).
Раздел 2 заполняется в целом по всем получателям дохода, и в нем необходимо указать:
– в строке 100 – дату фактического получения дохода. Заполняется с учетом положений ст. 223 Налогового кодекса РФ;
– в строке 110 – дату удержания налога. Данная строка заполняется с учетом положенийп. 4 ст. 226, п. 7 ст. 226.1 Налогового кодекса РФ (п. 2 письма ФНС России № БС-4-11/3058 от 25 февраля 2016 г.);
– в строке 120 – срок перечисления удержанного НДФЛ. Указывается дата, не позднее которой должен быть перечислен НДФЛ в соответствии сп. 6 ст. 226 и п. 9 ст. 226.1 Налогового кодекса РФ (п. 4.2 Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/450 от 14 октября 2015 г., п. 2 письма ФНС России № БС-4-11/3058 от 25 февраля 2016 г. );
– в строке 130 – сумму фактически полученного дохода (без вычета удержанного НДФЛ, а также применения вычетов) в указанную в строке 100 дату;
– в строке 140 – сумму удержанного налога в целом в указанную в строке 110 дату . Поскольку речь идет об удержанном налоге в определенную дату, то нужно отражать в том числе излишне удержанный налог. При этом данная сумма рассчитывается с базы, то есть с доходов, к которым применены соответствующие вычеты.
Доходы нужно разбить по датам выплаты, удержания и срокам перечисления налога в бюджет (и, соответственно, заполнить необходимое количество строк 100-140).
То есть чтобы правильно заполнить раздел 2, нужно распределить общий доход, выплаченный гражданам в течение последнего квартала (например, в расчете за полугодие распределяются доходы, выплаченные в апреле – июне), по соответствующим датам и для каждой даты указать отдельную сумму налога. В случае, если в отношении различных видов доходов, имеющих одну дату их фактического получения, имеются различные сроки перечисления НДФЛ, то строки 100-140 раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ заполняются по каждому сроку перечисления налога отдельно ( письмо ФНС России № БС-4-11/4538 от 18 марта 2016 г.).
При этом требование об отдельном оформлении раздела 2 справки в отношении разных ставок ( по аналогии с разделом 1) Порядок не содержит. Таким образом, раздел 2 формируется сплошным заполнением за отчетный период в хронологии дат.
Раздел 2 можно не заполнять по доходам, в отношении которых налог удержан не был:
– по причине невозможности его удержать ( разд. III-IV Порядка, утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-11/450 от 14 октября 2015 г., письма ФНС России№ БС-4-11/20483 от 24 ноября 2015 г., № БС-4-11/19829 от 13 ноября 2015 г.).
Например, при выдаче подарка работнику, который со следующего месяца решил уволиться (налог не был удержан из-за нехватки суммы выплаты дохода в денежной форме). В этом случае раздел 2 расчета не заполняется, а в разделе 1 сумма неудержанного налога не отражается по строке 070, но отражается по строке 080;
– по причине ненаступления даты удержания (а следовательно, и перечисления) налога.
Такая ситуация, как правило, возникает при выплате зарплаты, когда налогооблагаемый доход формируется на конец месяца его начисления, а удержание НДФЛ происходит при фактической выплате после окончания месяца ( письмо Минфина России № 03-04-06/4321 от 1 февраля 2016 г.).
Мнение ФНС России в письмах№ БС-4-11/4222 от 15 марта 2016 г.,№ БС-4-11/3058 от 25 февраля 2016 г., № БС-3-11/553 от 12 февраля 2016 г.: если операция начата в одном налоговом (отчетном) периоде, а закончена в другом, то она отражается в периоде завершения. Например, если зарплата за март выплачена 5 апреля, а НДФЛ перечислен 6 апреля, то данная операция отражается в разделе 1 расчета по форме 6-НДФЛ за I квартал. При этом налоговый агент вправе не отражать данную операцию в разделе 2 расчета за этот период. Данная операция будет отражена при непосредственной выплате зарплаты в расчете за полугодие, а именно по строке 100 указывается "31 марта", по строке 110 – "5 апреля", по строке 120 – "6 апреля", по строкам 130 и 140 – соответствующие суммовые показатели. В аналогичном порядке отражаются операции в отношении зарплаты за декабрь прошлого года (например, 2015 года), выплаченной в январе текущего года. В этом случае данная операция в разделе 1 расчета за I квартал текущего года не отражается (кроме строки 070), ее следует показать в разделе 2. В частности, по строке 100 указать "31 декабря", а по строкам 110 и 120 – январские даты удержания НДФЛ и предельный срок его перечисления соответственно.
Беспроблемный вариант
Сумму рассчитанного, но не удержанного (не перечисленного) по причине ненаступления даты удержания (в частности, в ситуации начисления и выплаты "переходной" зарплаты) налога не нужно также отражать ни в строке 070, ни в строке 080 раздела 1 расчета по форме 6-НДФЛ.
О верности этого вывода говорит само название строки 070 "Сумма удержанного налога". Так, в ситуации отражения зарплаты в расчете за I квартал значение по этой строке сформируют суммы налога, удержанные из зарплаты за декабрь прошлого года (если она выплачена в январе), январь и февраль отчетного периода. Сумма налога, удержанная из зарплаты за март в апреле, будет отражена по данной строке расчета за следующий период – полугодие.
Причем по контрольным соотношениям, действующим при проверке расчета формы 6-НДФЛ ( письмо ФНС России № БС-4-11/3852 от 10 марта 2016 г. ), строки раздела 1 не взаимоувязаны со строками раздела 2. То есть применительно к рассматриваемой ситуации это означает, что показатели строки 070 не сопоставляются со значениями строки 140, в которой указывается обобщенная сумма удержанного налога. Кроме того, в приведенной методике также не предусмотрено равенство показателей строки 040 и строки 070 раздела 1 расчета ( письмо ФНС России № БС-4-11/4222 от 15 марта 2016 г.).
Таким образом, нарушений форматно-логического контроля при сдаче расчета не будет.
На основании соблюдения требований контроля сумму налога, не удержанную из зарплаты за март, не нужно отражать и в строке 080 "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом" расчета за I квартал. Согласно контрольным соотношениям строка 080 в расчете за год должна быть равна сумме строк "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом" справок 2-НДФЛ с признаком "1" (и строк 034 приложения № 2 к декларации по налогу на прибыль, представляемого в ряде случаев). Вместе с тем данная строка в справке 2-НДФЛ формируется без учета налога с зарплаты за текущий год (например, за декабрь), фактически удерживаемого и перечисляемого в бюджет до момента подачи справки 2-НДФЛ за этот год, то есть не позднее 1 апреля следующего года (например, с зарплаты за декабрь – в январе) ( письмо ФНС России № БС-4-11/17931 от 7 октября 2013 г. – его выводы применимы и в условиях действия новой формы 2-НДФЛ).
Исходя из этого, можно сделать вывод, что в целях соблюдения форматно-логического контроля в расчете 6-НДФЛ строку 070 нужно формировать исходя из факта удержания налога, а строку 080 – помимо этого исходя из факта наступления даты удержания. А именно – если дата удержания наступила, а налог не удержан (например, по ошибке или из-за нехватки суммы выплачиваемого дохода) до окончания года, то значение по строке 080 нужно сформировать. Если же дата удержания налога пока не наступила (например, приходится на следующий период), то отражать значение налога по строке 080 не нужно (за исключением окончания налогового периода в отношении доходов, с которых не удержан налог, кроме зарплаты за текущий год, удержание и перечисление налога с которой будет произведено до момента подачи справки 2-НДФЛ).
Актуален на 13.04.2016