Вопрос:
При подготовке отчетности по форме 2-НДФЛ за 2015г. Обществом был обнаружен факт излишнего удержания НДФЛ с доходов сотрудников:
1. Какие действия необходимо предпринять Обществу по факту обнаружения излишне удержанного налога для корректной сдачи 2-НДФЛ и расчетов с сотрудниками?
2. Грозят ли штрафные санкции Обществу за неверный расчет налога со стороны ИФНС?
Ответ:
Нужно уведомить работника и вернуть ему излишне удержанный НДФЛ. В случае возврата НДФЛ до представления справки 2-НДФЛ, факт излишнего удержания в ней не отражается. Штрафные санкции за излишнее удержание НДФЛ со стороны ИФНС не предусмотрены.
Налоговый агент (работодатель) обязан сообщать работнику о каждом выявленном факте излишнего удержания налога . Однако факт излишнего удержания работник может выявить и самостоятельно.
Сообщить работнику об излишне удержанной сумме налога нужно в течение 10 рабочих дней со дня обнаружения факта излишнего удержания НДФЛ (абз. 2 п. 1 ст. 231, п. 6 ст. 6.1 Налогового кодекса РФ).
При этом форма и способ вручения уведомления (сообщения) о наличии переплаты по НДФЛ законодательством не установлены. Поэтому налоговый агент вправе уведомить работника в свободной форме. Способ вручения (например, лично под подпись или по электронной почте) такого уведомления (сообщения) нужно предварительно согласовать с работником.
Подтверждение: п. 1 письма Минфина России № 03-04-06/6-112 от 16 мая 2011 г.
Основанием для возврата излишне удержанного налога является письменное заявление работника. Установленный образец такого заявления налоговое законодательство не содержит, поэтому работник может составить его в свободной форме (см. Заявление работника о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ ). Подать заявление работодателю о возврате излишне удержанной суммы НДФЛ работник вправе в течение трех лет со дня уплаты налога (перечисления НДФЛ в бюджет налоговым агентом) ( п. 7 ст. 78 Налогового кодекса РФ ).
Иных документов для возврата излишне удержанной суммы налога не требуется. В частности, работник не должен представлять подтверждение из налоговой инспекции о том, что она не возвращала ему излишне удержанную сумму НДФЛ. Это объясняется тем, что переплата по НДФЛ, возникшая в результате действий налогового агента, подлежит возврату исключительно налоговым агентом в силу приоритета специальной нормы ст. 231 Налогового кодекса РФ . Возврат данной суммы производится налоговой инспекцией только в случае отсутствия налогового агента (за исключением случая, когда переплата налога возникла в результате изменения статуса работника с нерезидента на резидента , – тогда действует особый порядок в соответствии с п. 1.1 ст. 231 Налогового кодекса РФ ).
Подтверждение: абз. 10 п. 1 ст. 231 Налогового кодекса РФ , письмо Минфина России № 03-04-06/4-370 от 27 декабря 2012 г. , Определение Конституционного суда РФ № 262-О от 17 февраля 2015 г.
В течение трех месяцев со дня получения заявления работодатель должен перечислить сумму переплаты на банковский счет гражданина, указанный им в заявлении (возвращать налог наличными запрещено).
Источником для возврата налога работодателем являются предстоящие платежи по НДФЛ, которые удерживаются из доходов того же гражданина либо иных граждан.
Если на момент истечения трехмесячного срока организация (индивидуальный предприниматель) не вернет гражданину переплату (полностью или частично), то на сумму невозвращенного НДФЛ начисляются проценты за каждый день просрочки. Проценты начисляются исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФ , которая действует в дни нарушения срока возврата.
Подтверждение: абз. 1-5 п. 1 ст. 231 Налогового кодекса РФ .
При неисполнении налоговым агентом обязанности по возврату НДФЛ (в т. ч. при несоблюдении процедуры возврата) гражданин вправе обратиться в суд за защитой своих интересов ( ст. 22 Налогового кодекса РФ , письма Минфина России № 03-04-05/10-1206 от 19 октября 2012 г. , № 03-04-05-01/216 от 23 июня 2008 г. ).
Если предстоящих платежей по НДФЛ недостаточно для возврата излишне удержанного НДФЛ, налоговый агент должен обратиться за получением недостающей суммы в налоговую инспекцию ( абз. 6 п. 1 ст. 231 Налогового кодекса РФ ).
Если переплата по НДФЛ образовалась у работника в результате изменения его статуса (с нерезидента на резидента), то налоговый агент ее не возвращает (в такой ситуации гражданин должен обратиться за возвратом переплаты в налоговую инспекцию). Однако если статус работника до конца года уже не может измениться, налоговый агент вправе произвести зачет налога .
Подтверждение: п. 1.1 ст. 231 Налогового кодекса РФ .
Прекращение трудовых отношений между работником и работодателем (источником выплаты доходов, с которых излишне удержан налог), а также период, в котором производится возврат излишне удержанного налога, не влияют на порядок применения норм ст. 231 Налогового кодекса РФ (письма Минфина России № 03-04-05/6-1430 от 24 декабря 2012 г. , № 03-04-06/6-193 от 2 июля 2012 г. ).
Иные граждане (в т. ч. наследники налогоплательщика ) не вправе обратиться к работодателю или в налоговую инспекцию за возвратом излишне удержанного НДФЛ с доходов налогоплательщика. Это связано в том числе с тем, что возврат переплаты по данному налогу предусмотрен только в отношении самого налогоплательщика.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-04-06/7028 от 7 марта 2013 г. , № 03-02-07/1-2 от 11 января 2013 г.
Вывод: организация обязана уведомить работника о факте излишнего удержания налога и вернуть ему эту сумму.
Раздел 5 справки нужно формировать отдельно по каждой ставке НДФЛ (т.е. если в течение года гражданин получал доходы по разным налоговым ставкам, то в справку по форме 2-НДФЛ нужно включить несколько разделов 5). При этом в данном разделе нужно указать:
– в поле "Общая сумма дохода" – общую сумму начисленного и фактически полученного дохода работником (гражданином) по итогам года (без учета налоговых вычетов). Данная сумма получается путем сложения сумм, указанных в разделе 3 справки . Если справка подается с признаком "2" (т.е. когда она представляется в качестве сообщения о невозможности удержать НДФЛ ), в этом поле нужно указать общую сумму дохода, с которой не был удержан НДФЛ, отраженную в разделе 3 справки;
– в поле "Налоговая база" – налогооблагаемую базу, с которой был рассчитан НДФЛ. Данная сумма получается путем уменьшения суммы доходов, указанной в поле "Общая сумма дохода", на сумму налоговых вычетов, указанных в разделах 3 и 4 справки. Если справка подается с признаком "2", то данное поле не заполняется;
– в поле "Сумма налога исчисленная" – общую сумму НДФЛ за год, рассчитанного по соответствующей ставке. Если справка подается с признаком "2", то в данном поле нужно привести сумму НДФЛ – рассчитанную, но не удержанную;
– в поле "Сумма фиксированных авансовых платежей" – сумму фиксированных авансовых платежей по налогу, принимаемую в уменьшение рассчитанного налога ;
– в поле "Сумма налога удержанная" – общую сумму НДФЛ, удержанного за год по соответствующей ставке. Если справка подается с признаком "2", то в данном поле указывается "0";
– в поле "Сумма налога перечисленная" – общую сумму НДФЛ, перечисленного в бюджет за год по соответствующей ставке.
В данную сумму включается в том числе налог с зарплаты за декабрь, даже если он был перечислен в бюджет в январе следующего года ( письмо ФНС России № ЕД-4-3/74 от 12 января 2012 г. (его выводы применимы и в условиях действия новой формы 2-НДФЛ)).
Однако если зарплата, например, за декабрь выплачена после 1 апреля следующего года (даты сдачи справки о доходах за предыдущий год в налоговую инспекцию), то удержанный с ее суммы налог подлежит отражению в справке за период, в котором она была фактически выплачена ( письмо ФНС России № БС-4-11/17931 от 7 октября 2013 г. ).
В аналогичном порядке отражаются суммы самого дохода в разделе 3 справки.
Если справка подается с признаком "2", то в данном поле указывается "0";
– в поле " Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом" – сумму НДФЛ, которая была излишне удержана и не возвращена налоговым агентом, а также сумму переплаты налога, образовавшуюся в связи с изменением налогового статуса работника в отчетном году. Если отсутствуют соответствующие данные или справка подается с признаком "2", то в данном поле указывается "0";
– в поле "Сумма налога, не удержанная налоговым агентом" – сумму НДФЛ, которую организация (налоговый агент) не смогла удержать в отчетном году. Это поле заполняется и в справке с признаком "1", и в справке с признаком "2" при наличии неудержания. При отсутствии соответствующих данных в поле справки с признаком "1" указывается "0";
– в поле "Уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи" – номер и дату уведомления, а также код налогового органа, выдавшего уведомление. Данное поле заполняется в случае, если налоговый агент получил уведомление о подтверждении права на уменьшение рассчитанной суммы налога на суммы уплаченных работником фиксированных авансовых платежей .
Вывод: если до представления справки по форме 2-НДФЛ организация вернула работнику излишне удержанный налог, отражать это в справке 2-НДФЛ не нужно. Если справка 2-НДФЛ по доходам работника (работников), у которого сложилась переплата, уже представлена в налоговую инспекцию, необходимо подать уточненную справку.
За неисполнение обязанностей к налоговому агенту могут быть применены налоговые санкции, в частности:
– за неуплату (несвоевременную уплату) и (или) неудержание суммы НДФЛ. Так, ст. 123 Налогового кодекса РФ предусмотрена ответственность за неправомерное неудержание и (или) неперечисление ( неполное удержание и (или) перечисление) в установленный срок сумм НДФЛ;
– за несвоевременное представление справки по форме 2-НДФЛ;
– за представление налоговым агентом документов, содержащих недостоверные сведения (в т. ч. справки по форме 2-НДФЛ);
– за несообщение (несвоевременное сообщение) в налоговую инспекцию о невозможности удержать налог ;
– за отсутствие регистров налогового учета по налогу;
– за несоблюдение способа подачи расчета исчисленных и удержанных им сумм данного налога (по форме 6-НДФЛ) ;
– за непредставление формы 6-НДФЛ.
Подтверждение: ст. 75,п. 3.2 ст. 76,119.1,123, п.1,1.2,2 ст. 126, п. 1 ст. 126.1 Налогового кодекса РФ.
Кроме того, за такие правонарушения суд по заявлению налоговой инспекции может привлечь должностное лицо (например, руководителя) организации кадминистративной ответственности на основаниич. 1 ст. 15.6 КоАП РФ ( ч. 1 ст. 23.1 КоАП РФ).
Вывод: ответственность за излишнее удержание НДФЛ со стороны налоговой инспекции не предусмотрена.
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности .
Актуально на дату: 10.03.2016