Индивидуальный предприниматель на общей системе налогообложения, приобрели 2 машины. Как правильно списывать запасные части и бензин? Нужно ли принять в штат медика и механика? И на каком основании можно принять еще один автомобиль, который куплен в 2013 году и не использовался в предпринимательской деятельности, не на Индивидуального предпринимателя, а как на физ. лицо?
Ответ:
Относительно налогового учета расходов на запчасти
Стоимость запчастей, приобретенных для ремонта автомобилей, учтенных в составе основных средств можно признать в составе профессионального налогового вычета индивидуального предпринимателя.
При расчете налоговой базы по НДФЛ индивидуальные предприниматели имеют право на получение профессиональных налоговых вычетов – в сумме фактически произведенных ими и документально подтвержденных расходов, непосредственно связанных с получением доходов от предпринимательской деятельности . Состав указанных расходов определяется индивидуальным предпринимателем самостоятельно в порядке, аналогичном порядку определения расходов для целей налогообложения прибыли, установленному гл. 25 Налогового кодекса РФ .
Приказом Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13 августа 2002 г., утвержден Порядок учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей.
Расходы на ремонт основных средств учитываются в составе профессионального налогового вычета индивидуального предпринимателя ( пп. 2 п. 1 ст. 253, п. 1 ст. 260 Налогового кодекса РФ и пп. 18 п. 47 Порядка утв. Приказом Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13 августа 2002 г.).
К основным средствам относится часть имущества, используемого в качестве средств труда для изготовления и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Также условно к основным средствам отнесено имущество индивидуального предпринимателя, непосредственно используемое им в процессе осуществления предпринимательской деятельности (п.24 Порядка утв. Приказом Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13 августа 2002 г.).
Вывод: индивидуальный предприниматель вправе отнести к основному средству автомобиль, приобретенный для осуществления предпринимательской деятельности и, соответственно, учесть расходы на его ремонт в составе профессионального налогового вычета.
Учет таких расходов ведется в книге учета доходов и расходов по примерной форме, утв. в момент их совершения на основании первичных учетных документов (см. Образец). При необходимости с учетом конкретной специфики тех или иных видов деятельности, а также в случае, если индивидуальные предприниматели освобождены от исполнения обязанностей налогоплательщика, связанных с исчислением и уплатой налога на добавленную стоимость, налогоплательщик по согласованию с налоговым органом вправе разработать иную форму книги учета доходов и расходов, оставив в ней показатели, необходимые для исчисления налоговой базы, и (или) включив в нее иные показатели, связанные со спецификой осуществляемой им деятельности.
Подтверждение: п. 2 ст. 54 , п. 3 ст. 210 , ст. 221 Налогового кодекса РФ, п. 4, 7, 15 Порядка, утв. Приказом Минфина России № 86н, МНС России № БГ-3-04/430 от 13 августа 2002 г.
Дополнительная информация относительно момента признания расходов содержится в Сервисе, которую Вы можете найти по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-17446
Относительно налогового учета расходов на ГСМ
Стоимость ГСМ можно признать в составе профессионального налогового вычета индивидуального предпринимателя с учетом следующих особенностей.
Индивидуальные предприниматели, которые применяют ОСНО, при расчете НДФЛ учитывают расходы в порядке, аналогичном порядку определения расходов организациями для целей расчетов по налогу на прибыль (п. 1 ст. 221 Налогового кодекса РФ , Постановление Президиума ВАС РФ № 3920/13 от 8 октября 2013 г. ).
Затраты на ГСМ организация вправе учитывать при расчете налога на прибыль при соблюдении определенных условий в составе:
– либо материальных расходов на основании пп. 5 п. 1 ст. 254 Налогового кодекса РФ , если эксплуатация транспортного средства (в частности, автомобиля) связана с основной деятельностью организации (например, организация оказывает транспортные услуги);
– либо прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ , если транспортное средство используется в служебных целях (например, для служебных поездок).
Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/4/67 от 10 июня 2011 г. , № 03-03-06/4/61 от 22 июня 2010 г.
При этом возможность учета затрат на ГСМ не зависит от того:
– в составе каких активов учтено транспортное средство (основных средств или материально-производственных запасов );
– каков график его работы (при соблюдении определенных условий) ;
– каковы возраст автомобиля и продолжительность его использования в организации ;
– арендует ли организация автомобиль у работника .
Однако в любом случае такие расходы в целях расчета налога на прибыль должны быть документально подтверждены в части:
– приобретения и потребления топлива при эксплуатации конкретного транспортного средства;
– производственного (служебного) характера использования транспортного средства.
Подтверждение: п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ .
Помимо затрат на ГСМ организации целесообразно организовать учет топливных карт, приобретаемых за плату .
Нормирование расходов на ГСМ
Налоговым кодексом РФ не предусмотрено нормирование расходов на ГСМ при расчете налога на прибыль. В то же время все расходы организации должны быть экономически оправданными (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ ).
Мнение Минфина России и ФНС России: обоснованность расходов на приобретение топлива для целей учета при налогообложении прибыли связана с их нормированием. Организация вправе, но не обязана при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива учитывать нормы:
– приведенные в Методических рекомендациях , утв. Распоряжением Минтранса России № АМ-23-р от 14 марта 2008 г., или разработанные по индивидуальной заявке специализированными научными организациями (в отношении транспортных средств, нормы расхода топлива для которых не установлены) (письма Минфина России № 03-03-06/1/2875 от 27 января 2014 г. , № 03-03-06/2/12 от 30 января 2013 г. , № 03-03-06/4/67 от 10 июня 2011 г. , ФНС России № СК-6-5/281 от 15 апреля 2008 г. );
– указанные производителем транспортного средства в технической документации к нему или в иной информации производителя (письма Минфина России № 03-03-06/4/67 от 10 июня 2011 г. , № 03-03-06/4/61 от 22 июня 2010 г. ).
Для отдельных отраслей могут быть утверждены нормы расхода ГСМ, касающиеся специализированных (по типу отраслей) транспортных средств. Например, Приказом Рослесхоза № 180 от 13 сентября 1999 г. утверждены нормы расхода ГСМ для техники (в т. ч. тракторов, машин-орудий), которая используется в механизированных работах в лесном хозяйстве.
Беспроблемный вариант
Чтобы избежать спора с контролирующими ведомствами, ИП целесообразно при учете расходов на ГСМ утвердить собственные обоснованные нормы их расхода или использовать законодательно утвержденные нормативы (из перечисленных выше документов).
Применение нормативов списания расходов на ГСМ для целей их учета не означает, что все сверхнормативные затраты учитывать нельзя. Исходя из буквального толкования законодательства (и отсутствия прямого установления норм в нем) при условии экономического обоснования списать на расходы можно и сверхнормативное потребление ГСМ. Обоснованное сверхнормативное потребление может быть вызвано, в частности:
– особыми условиями эксплуатации транспортного средства (например, при длительном движении с низкой скоростью по загруженным дорогам), что могут подтвердить путевые листы, объяснительные записки работников организации, доступная информация сторонних лиц;
– его техническим состоянием, что могут подтвердить акты обследования (замеров потребления), документы обслуживающей организации (дилера);
– качеством приобретенных ГСМ, что также могут подтвердить акты обследования (замеров потребления), документы обслуживающей организации (дилера), акты экспертизы ГСМ.
С учетом требования экономической оправданности расходов целесообразно учитывать такие расходы при наличии документа, подтверждающего обоснованность затрат на ГСМ. Таким документом может являться путевой лист (другой документ, позволяющий достоверно определить пройденный автотранспортом путь) (п. 3 ст. 273 , п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ).
Судебная практика
| Ситуация | Позиция организации | Позиция налоговой инспекции | Решение суда |
| Организация разработала и утвердила нормы расхода ГСМ на основе Методических рекомендаций , утв. Распоряжением Минтранса России № АМ-23-р от 14 марта 2008 г. При этом в путевых листах, актах на списание ГСМ и сводных ведомостях расхода горючего фиксировалось сверхнормативное потребление, которое никак не обосновывалось | Расходы на ГСМ в любом случае должны учитываться при исчислении налога на прибыль в полном размере, так как требования об их нормировании Налоговый кодекс РФ не устанавливает | Организация сама установила применяемые нормы расходов на ГСМ. Экономическая оправданность сверхнормативного потребления должна быть обоснована самой организацией | Определение ВАС РФ № ВАС-8327/12 от 9 июля 2012 г. Расходы на ГСМ учитываются в полном размере, но с учетом положений ст. 252 Налогового кодекса РФ . Организация должна была представить доказательства, свидетельствующие об экономической оправданности затрат на ГСМ сверх установленных норм |
Ответ на данный вопрос, а также дополнительная информация содержится в Сервисе, который Вы можете найти по запросу "учет эксплуатационных расходов по автомобилю, используемому в деятельности" или по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-17898
Относительно необходимости приема на работу медика и механика
Ответ подготовлен, исходя из допущения, что вопрос возник вследствие необходимости заполнения соответствующих сведений в путевом листе.
Организовать предрейсовые и послерейсовые медосмотры нужно с привлечением медицинских работников из медицинской организации либо штатных медицинских работников. В путевом листе вместо механика (например, если в штате нет механика) может расписываться индивидуальный предприниматель или уполномоченное им лицо.
Сведения о предрейсовых и послерейсовых медосмотрах водителей являются обязательным реквизитом путевого листа (п. 3 разд. II Приказа Минтранса России № 152 от 18 сентября 2008 г. ).
Проведение предрейсовых и послерейсовых медосмотров является обязанностью работодателя, в штате которого состоят работники, управляющие транспортными средствами.
Для проведения предрейсовых медосмотров водителей работодатель вправе выбрать один из следующих способов:
– привлечь медицинских работников из медицинской организации. Для этого необходимо заключить договор на проведение предрейсовых медосмотров с медицинской организацией, имеющей лицензию на такой вид деятельности с правом оказания услуг по предрейсовым медосмотрам (п. 1.2 приложения № 2 к Методическим рекомендациям, утв. письмом Минздрава России № 2510/9468-03-32 от 21 августа 2003 г.);
– привлечь штатных медицинских работников (например, создать собственный медпункт ).
Подтверждение: абз. 5 п. 7 ст. 23 Федерального закона № 196-ФЗ от 10 декабря 1995 г. , ч. 4 ст. 24 Федерального закона № 323-ФЗ от 21 ноября 2011 г. , пп. 46 п. 1 ст. 12 Федерального закона № 99-ФЗ от 4 мая 2011 г. , письмо Росздравнадзора № 01И-271/14 от 12 марта 2014 г.
Предрейсовый медосмотр следует проводить перед началом рабочей смены водителей .
Если предрейсовый медосмотр работодатель проводит в собственном медпункте, то помещение для его проведения должно состоять не менее чем из двух комнат. Требования к оборудованию медпункта приведены в п. 4 приложения № 2 к Методическим рекомендациям, утв. письмом Минздрава России № 2510/9468-03-32 от 21 августа 2003 г.
На маршрутах большой протяженности организовать проведение предрейсовых медосмотров водителей следует через автовокзалы и другие организации, обладающие соответствующей базой (имеющие специально оборудованное помещение, квалифицированных медицинских работников, прошедших обучение по проведению предрейсовых медосмотров водителей).
Водители транспортных средств должны явиться на предрейсовый медосмотр с путевым листом, который работодатель составляет по установленной либо самостоятельно разработанной форме.
При выявлении в ходе медосмотра отклонений в состоянии здоровья водителя (например, наличия симптомов заболевания, нахождения под действием спиртных напитков, наркотических, лекарственных средств, нарушающих функциональное состояние) он должен быть отстранен от работы (не допускается к работе).
Если в ходе медосмотра у водителя отсутствуют жалобы на состояние здоровья, нет признаков заболеваний, нарушений функционального состояния организма, признаков употребления спиртных напитков, наркотических и других психоактивных веществ, нарушений режима труда и отдыха, водитель допускается к работе.
Медицинский работник ежемесячно обязан подводить итоги предрейсовых медосмотров, а также анализировать причины отстранения от работы водителей. Результаты он обязан доводить до сведения руководителя организации.
Подтверждение: Методические рекомендации , утв. письмом Минздрава России № 2510/9468-03-32 от 21 августа 2003 г., п. 2.4 приложения № 2 к Методическим рекомендациям, утв. письмом Минздрава России № 2510/9468-03-32 от 21 августа 2003 г., п. 4 Требований , утв. Приказом Минтранса России № 234 от 1 ноября 2010 г., ст. 76 Трудового кодекса РФ .
Вывод: работодатель обязан организовать предрейсовые и послерейсовые медосмотры либо с привлечением медицинских работников из медицинской организации либо штатных медицинских работников.
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе, который Вы можете найти по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-15987
В путевом листе вместо механика (например, если в штате нет механика) может расписываться индивидуальный предприниматель, это не должно считаться нарушением, так как подпись именно механика на путевом листе не является его обязательным реквизитом. Вместо механика и индивидуального предпринимателя может расписаться также другое уполномоченное лицо, с указанием его должности и подписи (ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. ).
Подробнее о заполнении путевого листа см. материал в Сервисе:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-30873
Вопрос о включении тех или иных должностей (профессий) в штатное расписание относится к компетенции работодателя – индивидуального предпринимателя. Работодатель (индивидуальный предприниматель) самостоятельно формирует структуру, определяет штатный состав и штатную численность работников (количество штатных единиц), а также определяет условия оплаты труда работников.
Если работодатель – индивидуальный предприниматель считает необходимым включить в штатное расписание должности медицинского работника (медсестры, врача) и механика, то он вправе это сделать.
Штатное расписание необходимо составлять для оформления структуры, штатного состава и штатной численности работников индивидуального предпринимателя. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц. Оно составляется по унифицированной форме № Т-3, утв. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 или по форме, самостоятельно разработанной и утвержденной работодателем (ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.).
Подтверждение: письмо Роструда № ПГ/409-6-1 от 23 января 2013 г.
Законодательство не содержит каких-либо ограничений по частоте и периодичности внесения изменений в штатное расписание. Необходимость пересмотра этого документа может возникнуть в связи с изменением структуры работодателя, штатного состава и численности работников, в частности, в случае введения в штат новой должности (профессии, специальности).
Если работодателю (индивидуальному предпринимателю) нужно внести изменения и (или) дополнения в действующее штатное расписание, необходимо оформить приказ по основной деятельности с обоснованием таких изменений за подписью индивидуального предпринимателя. Поскольку унифицированная форма приказа о внесении изменений в штатное расписание не утверждена, он составляется в свободной форме. Также в приказе отдельным пунктом оговаривается дата вступления в силу изменений, внесенных в штатное расписание работодателя этим приказом.
Дополнительная информация по данному вопросу подробно рассмотрена в следующих материалах, содержащихся в Сервисе, которые вы можете найти по запросу "изменение штатного расписания":
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-30059
Дополнительная информация по этому вопросу подробно рассмотрена в следующих материалах, содержащихся в Сервисе, которые можно найти по запросу "штатное расписание":
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-5400
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-30521
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-30514
В соответствии со ст. 20 Федерального закона № 196-ФЗ от 10 декабря 1995 г. юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие на территории России деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, в частности, обязаны:
– организовывать в соответствии с требованиями данного закона, Федерального закона № 323-ФЗ от 21 ноября 2011 г. проведение обязательных медицинских осмотров и мероприятий по совершенствованию водителями транспортных средств навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях;
– обеспечивать соответствие технического состояния транспортных средств требованиям безопасности дорожного движения и не допускать транспортные средства к эксплуатации при наличии у них неисправностей, угрожающих безопасности дорожного движения.
Законодательство не содержит обязательных требований о наличии в штате индивидуального предпринимателя механика и медицинского работника.
Индивидуальный предприниматель вправе заключить гражданско-правовой договор с медицинской организацией, имеющей лицензию и квалифицированных медицинских работников (медсестру, врача), которые будут обеспечивать проведение обязательных медицинских осмотров водителей транспортных средств (автомобилей).
Также гражданско-правовой договор можно заключить с организацией, которая проверяет соответствие технического состояния транспортных средств требованиям безопасности дорожного движения и занимается техническим обслуживанием транспортных средств (автомобилей).
В связи с этим работодатель – индивидуальный предприниматель вправе не принимать в штат медицинского работника (медсестру, врача) и механика.
Вывод: если работодатель – индивидуальный предприниматель считает необходимым включить в штатное расписание должности медицинского работника (медсестры, врача) и механика, то он вправе это сделать.
Относительно права использования личного автомобиля в предпринимательской деятельности
Индивидуальный предприниматель вправе принять личный автомобиль к учету в качестве основного средства, вне зависимости от времени приобретения. Подтверждением могут быть акт о приеме-передаче объекта основных средств и инвентарная карточка, введение в эксплуатацию (приказ, путевые листы об использовании автомобиля и т.д.).
Кроме того, должны быть документы, подтверждающие приобретение объекта физическим лицом. Если в предпринимательской деятельности используется автомобиль, приобретенный еще до регистрации ИП, то такими документами могут быть:
- договор купли-продажи;
- платежные документы, а также технический паспорт автомобиля.
Подтверждение: письма ФНС России № ЕД-4-3/13609 от 25 июля 2013 г ., № ЕД-4-3/13091 от 19 июля 2013 г.
Актуально на дату: 16.02.2015