Вопрос:
Водитель, управляя служебным автомобилем в рабочее время, нарушил правила дорожного движения (ПДД). Работодатель — владелец автомобиля - обязан заплатить штраф. Но вправе ли компания взыскать сумму штрафа с водителя-нарушителя? Будет ли это доходом работника-водителя? Нужно ли на эту сумму начислять НДФЛ?
Ответ:
Ответ подготовлен исходя из допущения, что нарушение зафиксировано камерами видеонаблюдения.
Да, вправе взыскать (с учетом ограничений, установленных законодательством). Удерживать НДФЛ не нужно, если работник обязан компенсировать сумму штрафа, уплаченного работодателем, как нанесенный ему материальный ущерб. В отношении удержания НДФЛ в случае, когда работодатель решает не взыскивать с работника в такой ситуации сумму уплаченного штрафа, единая точка зрения не выработана.
К административной ответственности за нарушение правил дорожного движения при его фиксации камерами видеонаблюдения привлекаются собственники (владельцы) транспортных средств. Исключение – случай, когда есть подтвержденные данные о том, что в момент фиксации нарушения транспортное средство находилось во владении или в пользовании другого лица либо к данному моменту выбыло из обладания собственником в результате противоправных действий других лиц.
Подтверждение: ст. 2.6.1 КоАП РФ .
Таким образом, если нарушение правил дорожного движения зафиксировано камерами видеонаблюдения, в общем случае именно работодатель (как собственник, владелец автомобиля), а не его работник привлекается к административной ответственности. При этом сумму штрафа за нарушение правил дорожного движения работодатель вправе квалифицировать как материальный ущерб, который работник обязан возместить , если на работнике лежит материальная ответственность за причинение ущерба имуществу работодателя (в данном случае – в виде затрат по оплате суммы штрафа, приведших к уменьшению денежных средств (движимого имущества) работодателя) (ст. 238 Трудового кодекса РФ ).
Если работник в такой ситуации отказывается возместить ущерб добровольно, сумму штрафа работодатель вправе взыскать с него в принудительном порядке (в т. ч. с работника, который уволился ). При удержании с работника сумм материального ущерба необходимо учитывать ограничения, установленные законодательством в отношении удержаний по инициативе работодателя .
Подтверждение: ст. 248 Трудового кодекса РФ .
При возмещении работником суммы нанесенного работодателю ущерба (суммы штрафа) налогооблагаемый доход у него не возникает (ст. 41, 209 Налогового кодекса РФ). Соответственно, удерживать НДФЛ не нужно.
Вместе с тем работодатель может принять решение не взыскивать с работника штраф (даже если он признается материальным ущербом) (ст. 240 Трудового кодекса РФ ).
Мнение Минфина России: если работодатель принял решение не взыскивать с работника сумму штрафа, то у последнего возникает доход в натуральной форме (п. 1 ст. 210 , пп. 1 п. 2 ст. 211 Налогового кодекса РФ). В этом случае организация признается налоговым агентом и должна удержать НДФЛ (п. 1 ст. 226 Налогового кодекса РФ ). Исключение – наличие оснований, исключающих материальную ответственность работника в возникновении ущерба у работодателя. Кроме того, право работодателя на возмещение причиненного ему работником ущерба корреспондирует с его обязанностью обеспечить необходимые условия для сохранности принадлежащего ему имущества. Неисполнение работодателем этой обязанности, в том числе, например, путем издания приказов (иных имеющих обязательный характер документов), выполнение которых работниками влечет причинение ущерба имуществу работодателя, не должно влечь материальной ответственности работников.
Подтверждение: письма № 03-04-06/42105 от 22 августа 2014 г. , № 03-04-06/1183 от 10 апреля 2013 г. , № 03-04-06/10-310 от 8 ноября 2012 г.
Мнение ФНС России: к административной ответственности за нарушение правил дорожного движения в общем случае привлекается собственник транспортного средства (если не будет подтверждено, что в момент фиксации нарушения он не обладал правом владения или пользования автомобилем) (ст. 2.6.1 КоАП РФ ). Поэтому сумма уплаченного работодателем – собственником транспортного средства штрафа не может рассматриваться как доход, полученный работником – водителем автомобиля. Соответственно, объект налогообложения НДФЛ не возникает.
Подтверждение: письмо № ЕД-4-3/7135 от 18 апреля 2013 г.
Беспроблемный вариант
Если сумму штрафа за нарушение правил дорожного движения работником (водителем) на служебном автомобиле можно отнести к материальному ущербу, нанесенному работодателю, но при этом он принял решение не взыскивать его с работника, то НДФЛ с суммы штрафа лучше удержать.
Удерживать НДФЛ нужно из любых доходов, выплачиваемых работнику (либо по его поручению третьим лицам) в денежной форме (например, из зарплаты), при их фактической выплате. При этом удерживаемая сумма налога не может превышать 50 процентов величины выплаты.
Подтверждение: п. 4 ст. 226 Налогового кодекса РФ .
Ответ на данный вопрос и дополнительная информация по нему содержатся в Сервисе по следующим ссылкам:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-3964;
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-11525;
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-3963;
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-14127
Актуально на дату: 17.02.2015