Вопрос:
Работнику выдана специальная одежда на определенный срок. Подошел строк выдачи новой спецодежды.
1. Обязан ли работник сдать старую спецодежду на склад организации?
2. Если да то должна ли такая спец.одежда иметь стоимость при оприходовании на склад или учитываться за балансом до момента списания в утиль?
3. Какие действия необходимо предпринять организации если работник отказывается сдавать на склад старую спец.одежду?
- Оформлять письменный отказ?
- Оформлять продажу по какой-то номинальной стоимости работнику?
- Рас читывать материальную выгоду с возможной стоимости старой спец.одежды и исчислять НДФЛ?
- Оформлять возврат и списание в утиль независимо от того сдал работник старую спец одежду или нет?
4. В случае если работник вернул старую спец.одежду на склад, можем ли мы выдать ему данный комплект обратно в пользование, для случаев временной замены основной спец.одежды, например стирка, починка и т.п.?
Ответ:
Ответ подготовлен исходя из допущения, что организация учитывает спецодежду в составе материалов
Относительно обязанности возвратить и возможности дальнейшего использования
1. Работник обязан сдать старую спецодежду на склад организации по окончании сроков носки спецодежды взамен получаемой новой спецодежды.
Специальная одежда, выданная работникам, является собственностью организации и подлежит возврату:
– при увольнении;
– при переводе в той же организации на другую работу, для которой выданные им специальная одежда, специальная обувь и предохранительные приспособления не предусмотрены нормами;
– по окончании сроков носки специальной одежды взамен получаемой новой спецодежды.
Подтверждение: п. 64 Методических указаний , утв. Приказом Минфина России № 135н от 26 декабря 2002 г.
2. Факт отказа работника от сдачи на склад старой спецодежды целесообразно зафиксировать в письменной форме. Например, для этого можно составить акт за подписью не менее чем двух свидетелей .
Такой акт послужит подтверждением того, что работник организации отказывается сдавать на склад старую спецодежду.
4. Если установлено, что возвращенная работником спецодежда пригодна для дальнейшего использования, она после стирки, чистки, дезинфекции, дегазации, дезактивации, обеспыливания, обезвреживания и ремонта может быть вновь выдана работнику и использоваться в работе.
Со средствами индивидуальной защиты (спецодеждой, спецобувью, приспособлениями), срок использования которых истек нужно поступить следующим образом:
– средства, которые по истечении срока носки стали непригодны для дальнейшего использования, заменить новыми. На списание изношенных средств оформляется акт о списании;
– средства, которые по истечении срока носки остались пригодными для дальнейшего использования, нужно выдать работникам повторно, проведя перед этим (при необходимости) мероприятия по уходу за ними . Пригодность средств к дальнейшему использованию, необходимость проведения и состав мероприятий по уходу, а также процент износа устанавливает уполномоченный на это работник или комиссия по охране труда организации (при ее наличии). Рекомендуется оформить такие выводы уполномоченных лиц актом или протоколом.
Сведения о возврате работниками средств индивидуальной защиты , их пригодности к дальнейшему использованию и процент износа нужно зафиксировать в личной карточке учета выдачи средств индивидуальной защиты по форме , утв. Приказом Минздравсоцразвития России № 290н от 1 июня 2009 г. То есть работник должен вернуть средства индивидуальной защиты, а после проверки и фиксации процента износа их нужно повторно выдать работнику, о чем сделать запись в следующей графе личной карточки.
Порядок выдачи и возврата средств индивидуальной защиты работникам можно установить локальным нормативным актом работодателя (см. Положение о спецодежде и спецобуви ) ( ч. 2 ст. 5 , ст. 8 Трудового кодекса РФ). В том числе там можно прописать, что если по окончании срока эксплуатации они остались пригодными для дальнейшего использования, то они выдаются работнику повторно. Законодательство не устанавливает, сколько раз можно таким образом продлевать срок, но это должно быть в разумных пределах. Нужно учитывать, что по мере износа средства индивидуальной защиты теряют свои защитные свойства.
Подтверждение: абз. 3-6 п. 13 , п. 22 Межотраслевых правил, утв. Приказом Минздравсоцразвития России № 290н от 1 июня 2009 г.
Из норм п. 22 Межотраслевых правил, утв. Приказом Минздравсоцразвития России № 290н от 1 июня 2009 г. следует, что средства индивидуальной защиты (в т.числе спецодежда), возвращенные работниками по истечении сроков носки, но пригодные для дальнейшей эксплуатации, используются по назначению после проведения мероприятий по уходу за ними (стирка, чистка, дезинфекция, дегазация, дезактивация, обеспыливание, обезвреживание и ремонт). Пригодность указанных средств индивидуальной защиты к дальнейшему использованию, необходимость проведения и состав мероприятий по уходу за ними, а также процент износа средств индивидуальной защиты устанавливаются уполномоченным работодателем должностным лицом или комиссией по охране труда организации (при наличии) и фиксируются в личной карточке учета выдачи СИЗ по установленной форме.
При этом рекомендуется выводы уполномоченных лиц о пригодности СИЗ к дальнейшему использованию оформить актом или протоколом.
Срок носки таких средств индивидуальной защиты не должен превышать срока хранения (для СИЗ, теряющих защитные свойства в процессе хранения) или годности, гарантийного срока, предусмотренных маркировкой, наносимой на упаковку изделия, а также эксплуатационной документацией к средствам индивидуальной защиты (письмо Минтруда России № 15-2/ООГ-3886 от 2 ноября 2016 г.).
Дополнительная информация по данному вопросу содержится в Сервисе:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-18487
Бухучет
Оформлять возврат спецодежды нужно только если работник ее действительно вернул, и ее списание на расходы происходит равномерно.
Учитывать спецодежду можно:
– в составе материалов – если нормативный срок использования спецодежды не превышает 12 месяцев или если ее стоимость не превышает лимит, установленный в учетной политике (но не более 40 тыс. руб.), независимо от нормативного срока использования;
– в составе основных средств или в составе материалов в зависимости от учетной политики – если нормативный срок использования спецодежды превышает 12 месяцев, а ее стоимость превышает лимит, установленный в учетной политике (но не более 40 тыс. руб.).
Подтверждение: п. 11 , 21 , 26 Методических указаний, утв. Приказом Минфина России № 135н от 26 декабря 2002 г., п. 4 , абз. 4 п. 5 , п. 17 ПБУ 6/01.
При этом целесообразно установить (в учетной политике) единый порядок бухгалтерского и налогового учета спецодежды, поскольку в таком случае у организации не будет возникать временных разниц, а также отложенных налоговых активов по ПБУ 18/02 .
Отразить выдачу спецодежды, которую организация учитывает в составе материалов, нужно с использованием дебета счета 10.11 "Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации".
Проводка в этом случае будет следующая:
ДЕБЕТ 10.11 КРЕДИТ 10.10
– отражена выдача спецодежды работникам в эксплуатацию.
Подтверждение: п. 20 Методических указаний , утв. Приказом Минфина России № 135н от 26 декабря 2002 г., сч. 10 Инструкции к Плану счетов .
При этом выдачу работникам спецодежды нужно подтвердить первичными учетными документами по формам, которые утверждены в учетной политике организации для целей бухучета. Организация вправе самостоятельно разработать формы таких документов , в том числе взять за основу (либо продолжать использовать) ранее применявшиеся унифицированные формы.
Подтверждение: ч. 1 , 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Поэтому документы, подтверждающие выдачу спецодежды работникам, организация может разработать самостоятельно, в том числе взять за основу (либо продолжать использовать) ранее применявшиеся следующие унифицированные формы (п. 19 , 15 Методических указаний, утв. Приказом Минфина России № 135н от 26 декабря 2002 г.):
– лимитно-заборной карты по форме № М-8 ;
– требования-накладной по форме № М-11 ;
– накладной на отпуск материалов на сторону по форме № М-15 ;
– ведомости учета выдачи спецодежды по форме № МБ-7 .
Данные формы допустимо дополнить необходимыми реквизитами или удалить ненужные .
Однако в любом случае применяемые организацией первичные документы должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Спецодежда может быть списана равномерно или единовременно.
Если списание равномерно, то когда работник возвращает спецодежду (например, при его увольнении), проводка должна быть следующая:
ДЕБЕТ 10.10 КРЕДИТ 10.11
– спецодежда возвращена работником на склад (по остаточной стоимости).
Подтверждение: сч. 10 Инструкции к Плану счетов .
Порядок ведения бухучета спецодежды установлен Методическими указаниями , утв. Приказом Минфина России № 135н от 26 декабря 2002 г. Однако порядок учета стоимости спецодежды при ее возврате на склад от работника данным нормативным актом не установлен.
Соответственно, организация может применить порядок по аналогии с установленным п. 23 ПБУ 6/01 порядком для основных средств, законсервированных на срок более трех месяцев, а именно – приостановить списание стоимости возвращенной спецодежды на расходы до того момента, как ее не выдадут новому работнику.
Если спецодежда, возвращенная на склад, непригодна для дальнейшего использования (по данным инвентаризационной комиссии), то ее остаточную стоимость можно единовременно списать:
– на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (если виновные лица установлены);
– или на счет 91-2 "Прочие расходы" (если виновные лица не установлены).
Проводка при этом может быть следующая:
ДЕБЕТ 94 (91.2) КРЕДИТ 10.11
– списана остаточная стоимость спецодежды.
Подтверждение: п. 34 , 40 Методических указаний, утв. Приказом Минфина России № 135н от 26 декабря 2002 г., п. 11 ПБУ 10/99 .
При единовременном списании, отразить нужно с использованием кредита счета 10.11 "Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации".
Корреспондирующий с ним по дебету счет будет зависеть от:
– вида производства (основное, вспомогательное, обслуживающее), в котором спецодежда используется;
– сферы использования спецодежды (в основной деятельности или для управленческих, общехозяйственных нужд);
– вида деятельности организации (производство, торговля и т.д.).
Проводка при этом может быть следующая:
ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44...) КРЕДИТ 10.11
– списана стоимость спецодежды на затраты.
Сделать данную проводку нужно один раз.
Подтверждение: п. 21 Методических указаний , утв. Приказом Минфина России № 135н от 26 декабря 2002 г., Инструкция к Плану счетов .
При этом организация должна организовать контроль за дальнейшим использованием выданной спецодежды, например, на основе ведомости учета спецодежды в эксплуатации ( п. 22 Методических указаний , утв. Приказом Минфина России № 135н от 26 декабря 2002 г.). Данный первичный учетный документ организация вправе разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике для целей бухучета ( ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. ). Причем он должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Если организация списывает спецодежду единовременно, отражать возврат от работника не нужно.
Это связано с тем, что стоимость спецодежды уже была списана на затраты единовременно в момент предоставления работнику ( п. 21 Методических указаний , утв. Приказом Минфина России № 135н от 26 декабря 2002 г., п. 13 Правил , утв. Приказом Минздравсоцразвития России № 290н от 1 июня 2009 г.).
Однако такой возврат потребуется отразить документально .
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе, который Вы можете найти по запросу "спецодежда":
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-10379
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-30864
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-10385
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-30865
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-10384
Относительно продажи
Если работник согласен ее выкупить, нужно оформить реализацию.
Отразить реализацию работнику спецодежды, которая была учтена в составе материалов нужно следующими проводками:
ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 91-1
– отражена выручка от реализации спецодежды работнику;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 10-11
– списана остаточная стоимость спецодежды, которая ранее была выдана работнику в пользование.
Подтверждение: Инструкция к Плану счетов .
Продажа работнику спецодежды является операцией по реализации основных средств или материалов (в зависимости от того, как учитывалась спецодежда до момента выбытия) ( п. 1 ст. 454 , п. 1 ст. 492 Гражданского кодекса РФ).
Документы, свидетельствующее о реализации работнику спецодежды, будут различны в зависимости от того:
– вносит работник деньги в кассу организации ;
– или стоимость спецодежды удерживается при начислении ему зарплаты .
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе, который Вы можете найти по запросу "спецодежда":
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-10387
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-10386
Относительно НДФЛ
Если работник не возвращает спецодежду и не компенсирует ее стоимость, а организация не взыскивает эту сумму, у работника возникает доход в натуральной форме. В этом случае исчислять НДФЛ нужно.
При определении налоговой базы по НДФЛ необходимо учитывать все доходы работника, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах ( п. 1 ст. 210 Налогового кодекса РФ ).
Спецодежда является собственностью организации и передается работнику во временное пользование в качестве средства индивидуальной защиты ( п. 64 Методических указаний , утв. Приказом Минфина России № 135н от 26 декабря 2002 г., п. 4 Правил , утв. Приказом Минздравсоцразвития России № 290н от 1 июня 2009 г.). Кроме того, выдача спецодежды связана с выполнением работником трудовых обязанностей и носит компенсационный характер независимо от результатов проведения специальной оценки условий труда (при отсутствии вредных и (или) опасных производственных факторов). Поэтому у работника не возникает каких-либо доходов (экономической выгоды).
Вывод: со стоимости спецодежды, выданной работнику во временное пользование, не нужно удерживать НДФЛ. Если работник не возвращает спецодежду и не компенсирует ее стоимость, а организация не взыскивает эту сумму, у работника возникает доход в натуральной форме, а у организации возникают обязанности налогового агента по НДФЛ.
Подтверждение: ст. 209 , п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, письма Минфина России