Вопрос:
Работник написал заявление об увольнении по собственному желанию 07.09.2016г. З/п за август начисленная 16138, за сентябрь 2045руб. Т.е. при выплате окончательного расчета должно быть выплачено: 15819,21=(16138-16138*13%)+(2045-2045*13%). НО в июле-августе ему был предоставлен отпуск "авансом" (рабочий год сотрудника с 23.01.16 по 22.01.17). Организацией принято решение об удержании излишне выплаченных отпускных за 4.65 дн. Среднедневной заработок для расчета отпускных был 1566,68.
Какую сумму необходимо выплатить сотруднику 15819,21-((1566,68*4,65)-947), либо 15819,21-1566,68*4,65? Имеет ли право организация удержать данную сумму? Верно ли будет если на возвращенную сумму отпускных будет оформлен ПКО и нужно при этом оформлять дополнительное заявление/согласие сотрудника? Как быть с НДФЛ? Обязательно ли работодатель должен не позднее 10 рабочих дней письменно сообщить работнику о том, что с суммы отпускных за неотработанные дни отпуска был излишне удержан НДФЛ, а работник написать заявление на возврат излишне удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ? Либо на эту сумму можно просто уменьшить долг работника по НДФЛ, рассчитанный с последней выплаты ему? Каков при этом БУ И НУ НДФЛ.
Ответ:
Относительно того, какую сумму необходимо выплатить
Уважаемый Пользователь, в соответствии с п. 2 Регламента бухгалтерской консультации для бухгалтеров к производству "Службой консалтинга" принимаются вопросы, относящиеся к тематике:
– бухгалтерский учет;
– налоги (сборы), взносы;
– расчеты по договорам (в т. ч. трудовым, гражданско-правовым);
– кадровый учет.
При этом вопросы, требующие расчётов по числовым данным Пользователя, рассмотрению не подлежат.
Вместе с тем сообщаем следующее.
Сумму удержаний за неотработанные дни отпуска нужно рассчитывать исходя из среднего дневного заработка и количества дней фактически использованного, но не отработанного отпуска.
Для начала необходимо установить, какое количество месяцев работник не отработал до окончания рабочего года, в счет которого ему был предоставлен отпуск. При таком подсчете излишки дней, составляющие менее половины месяца, исключаются, а излишки дней, составляющие более половины месяца, – округляются до полного месяца.
Подтверждение: п. 35 Правил, утв. НКТ СССР № 169 от 30 апреля 1930 г.
Сумму удержаний за неотработанные дни отпуска нужно рассчитать исходя из среднего дневного заработка работника. Для этого можно воспользоваться следующим алгоритмом.
1. Определить количество дней отпуска, которые положены работнику за один отработанный месяц:
| Количество дней полного ежегодного отпуска (по общему правилу 28 календарных дней) | : | 12 мес. | = | Количество дней отпуска, которые положены работнику за один отработанный месяц |
2. Установить количество дней отпуска, которые приходятся на не отработанное работником время:
| Количество дней отпуска, которые положены работнику за один отработанный месяц | × | Количество не отработанных работником месяцев | = | Количество дней отпуска, которые приходятся на не отработанное работником время |
3. Определить количество дней отпуска, которые работник не использовал в рабочем году, исходя из продолжительности полного ежегодного отпуска:
| Количество дней полного ежегодного отпуска (по общему правилу 28 календарных дней) | – | Фактическое количество дней отпуска, использованных работником | = | Количество дней отпуска, которые работник не использовал в рабочем году, исходя из продолжительности полного ежегодного отпуска |
4. Рассчитать количество дней фактически использованного, но не отработанного отпуска:
| Количество дней отпуска, которые приходятся на не отработанное работником время | – | Количество дней отпуска, которые работник не использовал в рабочем году, исходя из продолжительности полного ежегодного отпуска | = | Количество дней фактически использованного, но не отработанного отпуска |
5. Определить сумму удержаний за неотработанные дни отпуска:
| Количество дней фактически использованного, но не отработанного отпуска | × | Средний дневной заработок | = | Сумма, подлежащая удержанию за неотработанные дни отпуска |
Пример
Работник ООО "Бета" С.С. Михалков принят на работу 6 ноября 2012 года. Рабочий год для предоставления отпуска – с 6 ноября 2012 года по 5 ноября 2013 года. В период с 9 по 22 января 2013 года работник использовал часть ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 14 календарных дней. Полная продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска в организации составляет 28 календарных дней. Средний дневной заработок для расчета отпускных составил 1210 руб./дн.
4 февраля 2013 года работник уволился по собственному желанию.
Поскольку работник уволился до истечения рабочего года, в счет которого ему была предоставлена часть отпуска, необходимо определить сумму отпускных, подлежащую удержанию при увольнении.
Расчет суммы удержаний за неотработанные дни отпуска производится в следующем порядке.
1. Количество месяцев, которые работник не отработал до окончания рабочего года, в счет которого ему был предоставлен отпуск, составляет девять полных месяцев (продолжительность периода после даты увольнения до конца рабочего года – девять месяцев и один день, эта величина округляется до девяти полных месяцев).
2. Количество дней отпуска, которое положено работнику за один отработанный месяц, составляет 2,33 дня (28 дн. : 12 мес.).
3. Количество дней отпуска, которые приходятся на неотработанное время, равно 20,97 дня (2,33 дн. × 9 мес.).
4. Количество дней отпуска, которое работник не использовал в рабочем году, исходя из продолжительности полного ежегодного отпуска составляет 14 дней (28 дн. – 14 дн.).
5. Количество дней фактически использованного, но не отработанного отпуска, равно 6,97 дня (20,97 дн. – 14 дн.).
6. Сумма удержаний за неотработанные дни отпуска составит 8433,70 руб. (1210 руб./дн. × 6,97 дн.). Данную сумму организация должна удержать из зарплаты работника при увольнении.
Если к моменту увольнения работник использовал весь ежегодный отпуск (т.е. 28 календарных дней), то сумму, подлежащую удержанию, можно рассчитать по упрощенной формуле:
| Средний дневной заработок | × | Количество неотработанных месяцев до окончания рабочего года, в счет которого предоставлен отпуск | × | 2,33 дн. | = | Сумма, подлежащая удержанию |
Пример
Работник ООО "Бета" С.С. Михалков принят на работу 19 марта 2012 года. Рабочий год для предоставления отпуска – с 19 марта 2012 года по 18 марта 2013 года. В период с 1 по 28 октября 2012 года работник использовал весь ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Средний дневной заработок для расчета отпускных составил 1210 руб./дн.
11 января 2013 года работник уволился по собственному желанию.
Поскольку работник уволился до истечения рабочего года, в счет которого ему был предоставлен отпуск, необходимо определить сумму отпускных, подлежащую удержанию при увольнении.
Расчет суммы удержаний за неотработанные дни отпуска производится в следующем порядке.
1. Количество месяцев, не отработанные работником до окончания рабочего года, в счет которого ему был предоставлен отпуск, составляет два полных месяца (продолжительность периода после даты увольнения до конца рабочего года – два месяца пять дней, эта величина округляется до двух полных месяцев).
2. Сумма удержаний за неотработанные дни отпуска составит 5638,60 руб. (1210 руб./дн. × 2 мес. × 2,33 дн.). Данную сумму организация должна удержать из зарплаты работника при увольнении.
Всю рассчитанную сумму нужно удержать из зарплаты работника (ст.137,138, 140 Трудового кодекса РФ).
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе по следующей ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-4076
Относительно того, имеет ли право организация удержать данную сумму
Организация вправе по своей инициативе удержать из зарплаты работника, в частности, сумму отпускных за предоставленный авансом отпуск, если работник увольняется до окончания того рабочего года, в счет которого он получил ежегодный оплачиваемый отпуск.
Исключение – увольнение работника по основаниям, предусмотренным вп. 8 ч. 1 ст. 77 или п.1,2,4 ч. 1 ст. 81, п.1,2,5,6, 7 ст. 83 Трудового кодекса РФ. В этом случае производить удержание нельзя.
Подтверждение: абз. 5 ч. 2 ст. 137 Трудового кодекса РФ .
Если организация не смогла произвести удержание из зарплаты работника, то задолженность с него может быть взыскана в судебном порядке. Однако перечень случаев такого взыскания ограничен (это наличие счетной ошибки или недобросовестность работника). Оснований для взыскания в судебном порядке излишне выплаченных работнику сумм, когда организация не смогла удержать их по причине увольнения работника и нехватки средств при окончательном расчете с ним, действующее законодательство не содержит.
Подтверждение: ч. 4 ст. 137 Трудового кодекса РФ, п. 3 ст. 1109 Гражданского кодекса РФ , Определение Верховного суда РФ № 69-КГ13-6 от 25 октября 2013 г.
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе по следующей ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-4077
Относительно оформления ПКО и согласия работника
Если работник сам (по собственной инициативе) вносит в кассу нужную сумму за неотработанные в связи с увольнением дни отпуска, то, разумеется, нужно оформить приходный кассовый ордер. Отдельного письменного согласия (заявления и т.д) на это от работника не требуется. В случае если организация именно удерживает данные суммы из окончательных выплат при увольнении, порядок оформления документов, конечно, будет другим.
Для случая удержания в связи с увольнением за неотработанные дни отпуска трудовое законодательство (в т.ч. ст. 137 Трудового кодекса РФ) не предусматривает получения согласия работника. Тем более не требуется согласие работника, если работник самостоятельно решил внести указанную сумму (своим решением он как раз и «согласился» на данное действие).
На сумму, полученную от работника в виде возврата неотработанных отпускных дней в кассу, нужно оформить приходный кассовый ордер.
Подтверждение: п. 4.1, 5-5.2 Указания о порядке ведения кассовых операций
Отметим, что удержания зарплаты по инициативе организации в отношении работника, который увольняется, производить нужно в размере не более 20 процентов от суммы зарплаты, выплаченной при окончательном расчете с работником.
Размер удержаний по инициативе организации при каждой выплате зарплатыограничен 20 процентами ( ст. 138 Трудового кодекса РФ). В связи с этим, производя удержания при окончательном расчете с работником, организация должна придерживаться данного лимита. При этом работник вправе вернуть сумму долга, превышающую 20 процентов, по своей инициативе.
Если работник отказывается добровольно возвращать долг, а при окончательном расчете для удержания не хватает средств, то организация вправе обратиться за взысканием оставшейся суммы в суд только при наличии счетной ошибки или недобросовестности со стороны работника (ст.308, 391 Трудового кодекса РФ, п. 3 ст. 1109 Гражданского кодекса РФ ). В отсутствие указанных причин основания для обращения в суд отсутствуют (например, организация не сможет обратиться в суд за взысканием с уволившегося работника суммы отпускных за неотработанные дни отпуска).
Основанием для удержаний из зарплаты работника по инициативе организации служит приказ (распоряжение) руководителя о проведении удержаний из зарплаты работника. Приказ составляется в свободной форме (см., например,Приказ об удержании из зарплаты работника не возвращенных в срок подотчетных сумм).
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе по следующим ссылкам:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-3968
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-3963
Относительно НДФЛ
Порядок следующий.
При выплате отпускных (в т. ч. за неотработанные дни отпуска) с них был удержан и уплачен в бюджет НДФЛ. Поэтому НДФЛ за последний месяц работы работника нужно рассчитать с зачетом налога, удержанного с отпускных за неотработанные дни отпуска. То есть уплате в бюджет подлежит разница между НДФЛ, начисленным с последней зарплаты работника, и НДФЛ, удержанным с суммы излишне выплаченных отпускных .
Подтверждение: п. 2,3 ст. 226 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России № 03-04-07/62635 от 30 октября 2015 г. (которое доведено до налоговых инспекций письмом ФНС России № БС-4-11/19749 от 11 ноября 2015 г.).
При этом сведения по форме 2-НДФЛналоговый агент обязан представлять в налоговую инспекцию по итогам года в срок не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом ( п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ).
Таким образом, если в течение года работник был уволен, справку по форме 2-НДФЛ по итогам этого года работодатель представит в налоговую инспекцию уже с учетом произведенного перерасчета. То есть в справке по итогам года будут отражены сумма отпускных за фактически положенные работнику дни отпуска и зарплата за фактически отработанные дни (в месяце, когда отпускные были выплачены). Излишне начисленные отпускные за неотработанные дни отпуска в форме 2-НДФЛ не отражаются.
При увольнении датой получения дохода считается последний день работы ( п. 2 ст. 223 Налогового кодекса РФ). Поэтому последнюю зарплату работника в справке по форме 2-НДФЛ следует отразить в месяце увольнения (в фактически начисленной сумме без уменьшения на сумму удержанных отпускных).
Подтверждение: письма ФНС России № БС-4-11/19079 от 24 октября 2013 г. , № ЕД-4-3/5888 от 9 апреля 2012 г. (в части оформления справки 2-НДФЛ при отзыве работника из отпуска) – их положения можно применить и к рассматриваемой ситуации.
Аналогичный порядок оформления применяется и в случае, когда зарплаты, выплачиваемой в момент увольнения, не хватает для удержания суммы отпускных за неотработанные дни отпуска (в частности, в ситуации, когда долг превышает 20 процентов зарплаты) и работник согласился добровольно вернуть сумму излишне выплаченных отпускных (в кассу). Однако в этом случае разница между НДФЛ, начисленным с последней зарплаты увольняемого работника, и НДФЛ, удержанным с суммы излишне выплаченных отпускных, будет отрицательной. Эта разницаподлежит возврату в порядке, установленном ст. 231 Налогового кодекса РФ. Если предстоящих платежей по НДФЛ недостаточно для возврата излишне удержанной суммы налога, то налоговому агенту следуетобратиться в налоговую инспекцию в порядке, установленном ст. 78 Налогового кодекса РФ.
Если выплата отпускных и увольнение приходятся на разные календарные годы, то необходимо представить уточненную справку по форме 2-НДФЛ за налоговый период, в котором произошло излишнее удержание налога. В ней нужно отразить сумму отпускных (за тот месяц, когда отпускные были выплачены) за минусом излишне выплаченных отпускных за неотработанные дни отпуска. Новые показатели, полученные после пересчета, в ней необходимо отразить в разделе 5, а именно в пунктах 5.3-5.5. Пункт 5.6 "Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом" заполнять не нужно.
Подтверждение: письмо ФНС России № АС-4-3/15317 от 13 сентября 2012 г.
Ответ на данный вопрос и дополнительная информация по нему содержатся в Сервисе по следующей ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-17842
Относительно бухгалтерского учёта
Отразить удержание суммы отпускных за неотработанные дни отпуска из зарплаты работника, если работник уволился до истечения рабочего года, в счёт которого ему был предоставлен ежегодный отпуск, нужно сторнировочной записью. При этом содержание проводки будет зависеть от того,создает ли организация резерв на предстоящую оплату отпусков.
Если организация не создает такой резерв, то удержание суммы отпускных за неотработанные дни отпуска нужно отразить проводкой:
| ДЕБЕТ 20 (23, 26, 29, 44) КРЕДИТ 70 |
– сторнирована сумма отпускных, которые были начислены работнику за неотработанные дни отпуска.
Если организация выплачивает отпускные за счет резерва на предстоящую оплату отпусков, то следует сделать проводку:
| ДЕБЕТ 96 субсчет "Резерв на оплату отпусков" КРЕДИТ 70 |
– сторнирована сумма отпускных, которые были начислены работнику за неотработанные дни отпуска за счет резерва на предстоящую оплату отпусков.
Обосновать сделанную проводку и сторнируемую сумму можно, например, бухгалтерской справкой (см.Бухгалтерская справка. Расчет суммы удержаний из зарплаты работника за неотработанные дни отпуска).
Подтверждение: ПБУ 8/2010,письмо Минфина России № 07-05-13/10 от 20 октября 2004 г., Инструкция к Плану счетов.
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе по следующей ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-2268
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо её конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности.
Актуально на дату: 06.09.2016