Вопрос:
нам нужно, что бы директор отгулял отпуск полностью в сентябре (это решилось только сегодня)
1. Можем ли мы оформить отпуск с 2-29 сент. (не будет ли это ошибкой)
2. Мы сейчас должны выплатить ЗП за август + отпускные, правильно? Когда в таком случае нам оплачивать НДФЛ? сразу за всю сумму или частями (что бы не было штрафов)?
3. Если отпуск оформить с сегодняшнего дня, и сегодня выплатить отпускные+ЗП за август, какие наказания за это нам грозят?
Мы отправили работника в отпуск с 7ого сентября и перечислили НДФЛ с отпускных и з/п в день выплаты отпускных и з/п за отработанные в сентябре дни... нам теперь снова нужно оплачивать НДФЛ с отпускных?
можно оплатить сразу?
Ответ:
По первому вопросу
Организация может оформить предоставление ежегодного отпуска директору со 2 по 29 сентября 2017 г. Однако в этом случае есть риск привлечения организации к административной ответственности за нарушение требований трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ.
В данном случае нарушается трудовое законодательство, поскольку норма ч. 9 ст. 136 Трудового кодекса РФ об оплате отпуска не позднее чем за три дня до его начала является императивной (обязательной) и других вариантов не допускает . Задержка выплаты отпускных повлечет за собой обязанность их возмещения с процентами по правилам ст. 236 Трудового кодекса РФ . При обнаружении данного проступка (например, в ходе проверки) работодатель может быть привлечен к административной ответственности .
Чтобы избежать нарушения (снизить риск негативных последствий), можно использовать один из следующих вариантов:
– предоставить работнику (директору) сначала несколько дней отпуска без сохранения зарплаты , а затем сразу – очередной оплачиваемый отпуск. Это позволит соблюсти срок выплаты отпускных;
– отпустить работника (директора) в ежегодный отпуск, а документально оформить отпуск позже, чем он был предоставлен фактически. Данный способ не является вполне законным. В частности, придется ставить в табеле учета рабочего времени отметки, не соответствующие действительности (явку вместо отпуска и наоборот). Однако формально срок выплаты отпускных нарушен не будет;
– предоставить отпуск по просьбе работника (директора), взяв с него заявление о том, что он осведомлен о более поздней оплате отпуска и согласен с этим. Заявление может быть использовано как аргумент отсутствия вины работодателя, но нет гарантии, что оно освободит от ответственности. И проценты за просрочку платежа начислять все равно придется;
– отказать в предоставлении отпуска, ссылаясь на нарушение графика отпусков. Работодатель имеет на это полное право, поскольку график отпусков обязателен как для него, так и для работника ( ч. 2 ст. 123 Трудового кодекса РФ ). Для переноса отпуска на другой срок должны быть определенные основания .
Поскольку данный вопрос интересует многих, разъяснения по нему недавно представил Минтруд России ( письмо Минтруда России № 14-2/В-644 от 26 августа 2015 г. ).
Дополнительная информация по данному вопросу содержится в Сервисе:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-19574
По второму вопросу
О сроке выплаты отпускных указано выше. Что касается зарплаты за август, то она должна быть выплачена в сроки, установленные организацией с учетом требований трудового законодательства. При этом нормы трудового законодательства не обязывают работодателя перед отпуском выплатить работнику зарплату за фактически отработанные до начала отпуска дни. Вместе с тем запрета выплатить зарплату конкретному работнику раньше установленных сроков (до его ухода в отпуск за отработанные до отпуска дни) законодательством не запрещено.
Согласно ст. 2 Федерального закона № 272-ФЗ от 3 июля 2016 г. нормы ч. 6 ст. 136 Трудового кодекса РФ изложены в новой редакции. С учетом требований трудового законодательства зарплата должна выплачиваться работникам не только не реже чем каждые полмесяца, но и не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена.
С учетом новой редакции ст. 136 Трудового кодекса РФ зарплата за первую половину месяца (аванс) должна быть выплачена в установленный день с 16-го по 30-е (31-е) число текущего месяца, за вторую половину – с 1-е по 15-е число следующего месяца.
При этом за первую половину февраля зарплата должна быть выплачена в установленный день с 15-го по 28-е число (в случае, когда в феврале 28 дней) либо по 29-е число (в случае, когда в феврале 29 дней).
Подтверждение: письма Минтруда России № 14-1/В-725 от 10 августа 2017 г. , № 14-1/ООГ-1293 от 14 февраля 2017 г. , № 14-1/В-911 от 21 сентября 2016 г. , Информация Минтруда России от 21 сентября 2016 г. , письмо Роструда № ТЗ/5802-6-1 от 26 сентября 2016 г.
Оптимальный вариант
Когда продолжительность месяца составляет 31 день, промежуток между датами выплаты аванса и окончательного расчета по зарплате может превышать 15 календарных дней. Однако это не является нарушением, так как сам промежуток между расчетами установлен как половина от 30-дневного периода времени. Если продолжительность месяца составляет 28 (29) дней, промежуток между выплатой аванса и зарплаты будет меньше 15 дней. При этом если одна из дат расчета выбрана как 30-е (31-е) число, фактический расчет придется сместить на конец такого менее продолжительного месяца.
Беспроблемный вариант
При совокупном применении действующих и вновь введенных норм законодательства верным для работодателя является:
– установление двух конкретных дат выплаты зарплаты (аванса и окончательного расчета) работнику за отработанный месяц (промежуток между которыми не должен превышать 15 календарных дней и выходить за крайние сроки расчетов с работником). При этом устанавливать даты расчетов по зарплате на крайние даты (например, 30-е и 15-е числа) нецелесообразно. Во-первых, дата выплаты аванса не должна быть сильно смещена на конец месяца . Во-вторых, из-за изменения продолжительности месяца (например, в феврале) это будет вызывать дополнительные неудобства.
Например, идеальными для установления конкретных дат расчетов являются любые числа из следующих периодов:
– с 17-го по 20-е число месяца начисления зарплаты – для выплаты аванса (зарплаты за первую половину отработанного месяца);
– и соответственно со 2-го по 5-е число следующего месяца – для выплаты зарплаты (окончательного расчета за отработанный месяц).
При этом нужно избегать общих формулировок, из которых непонятно, когда выплачивается аванс, а когда зарплата за вторую половину месяца. Например, работодателю не следует использовать такую формулировку: "Зарплата выплачивается работнику не позднее 20-го и 5-го числа каждого месяца".
Из формулировки должно четко следовать, какого числа работодатель выплачивает работникам аванс и какого числа зарплату за вторую половину месяца. Например, "Зарплата выплачивается работнику в следующие сроки: за первую половину месяца (аванс) – 20-го числа текущего месяца, за вторую половину месяца – 5-го числа следующего месяца ";
– установление минимального размера аванса, который в любом случае выплачивается работнику. Например, "Аванс выплачивается с учетом фактически отработанного времени, но не менее 1000 руб.".
При этом нужно учитывать, что на начало месяца иногда приходится большое количество нерабочих праздничных дней, как, например, в январе. Если срок выплаты зарплаты работникам выпадает на январские праздники (например, дата выплаты определена 5-го числа), с учетом требований трудового законодательства выплатить зарплату нужно в конце декабря, например, 30 или 31 декабря.
Согласно ч. 8 ст. 136 Трудового кодекса РФ при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата зарплаты производится накануне этого дня. Вместе с тем для рассматриваемого случая указанная норма может применяться с оговорками, поскольку 30 или 31 декабря не является кануном 5 января. Между этими датами большой промежуток времени.
Оптимальный вариант
В данном случае выплатить зарплату работникам лучше всего в конце декабря, например, в 2016 году – 30 декабря (поскольку 31 декабря – суббота), по приказу работодателя. Если это невозможно, зарплата выплачивается в первый рабочий день следующего года, но при этом на нее нужно начислить проценты за задержку выплаты зарплаты . Также следует учесть, что при обнаружении этого факта проверяющими (например, при проверке трудовой инспекции) он может быть признан нарушением требований трудового законодательства, за которое предусмотрена ответственность .
Конкретные даты выплаты зарплаты работникам (конкретные числа календарного месяца) , а также размеры частей этой выплаты (в т. ч. минимальный размер аванса) должны быть определены у работодателя:
– Правилами внутреннего трудового распорядка;
– или коллективным договором (при его наличии у работодателя);
– или трудовым договором .
Документы, которыми могут устанавливаться дни выплаты заплаты, в ч. 6 ст. 136 Трудового кодекса РФ перечисляются как равнозначные. То есть в любом из них (одном или нескольких) может быть решен вопрос о датах выплаты зарплаты. Не является нарушением закрепление таких положений во всех перечисленных документах.
Кроме того, общие положения о зарплате (правила ее расчета и выплаты) могут быть прописаны в положениях, регулирующих расчеты с персоналом (см., например, Положение об оплате труда работников , Положение о премировании работников ).
Подтверждение: ч. 2 ст. 57 , ст. 129 , 132 , 135 , ч. 6 ст. 136 Трудового кодекса РФ, письмо Минтруда России № 14-1/ООГ-8532 от 23 сентября 2016 г.
Если сейчас порядок расчета с работниками (в частности, даты выплаты зарплаты) не соответствует у работодателя изложенным выше требованиям (не идеален), нужно (или лучше) внести поправки в соответствующие документы. Порядок внесения изменений зависит от вида документа, который требует правки. До этого работников нужно письменно персонально уведомить о предстоящих изменениях, направив им уведомление в свободной форме (см., например, Уведомление работника о новых сроках выплаты зарплаты ). Это не обязательно делать за два месяца в порядке ст. 74 Трудового кодекса РФ , но рекомендуется известить персонал в разумный срок заранее.
Срок перечисления НДФЛ с зарплаты – не позднее дня, следующего за днем выдачи зарплаты (окончательного расчета ) ( п. 6 ст. 226 Налогового кодекса РФ , письмо Минфина России № 03-04-06/4321 от 1 февраля 2016 г. ).
Срок перечисления НДФЛ с отпускных – не позднее последнего дня месяца, в котором производилась выплата отпускных ( п. 6 ст. 226 Налогового кодекса РФ , письма Минфина России № 03-04-06/1618 от 17 января 2017 г. , ФНС России № БС-3-11/2094 от 11 мая 2016 г. ).
В случаях, когда последний день срока приходится на день, признаваемый в соответствии с законодательством РФ выходным и (или) нерабочим праздничным, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день ( п. 7 ст. 6.1 Налогового кодекса РФ , письмо ФНС России № БС-4-11/8568 от 16 мая 2016 г. ).
При этом необходимо учитывать, что перечислять НДФЛ нужно не ранее даты возникновения облагаемого дохода (например, по зарплате – не ранее дня ее выплаты при окончательном расчете по итогам месяца). Перечисление денежных средств в бюджет в авансовом порядке (до удержания налоговым агентом сумм НДФЛ с доходов работников) не является налогом. Это связано с тем, что уплата НДФЛ за счет средств налоговых агентов не допускается ( п. 9 ст. 226 Налогового кодекса РФ , письмо Минфина России № 03-04-05/49495 от 24 августа 2016 г. ).
Соответственно, если зарплата и отпускные выплачены, например, 1 сентября, то НДФЛ с зарплаты нужно перечислить не позднее 4 сентября (так как 2 и 3 сентября выходные дни), а НДФЛ с отпускных – не позднее 2 октября (так как 30 сентября и 1 октября выходные дни) .
По третьему вопросу
Как уже было сказано выше, организация обязана выплатить работнику (в т. ч. директору) отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска ( ч. 9 ст. 136 Трудового кодекса РФ ). Если выплатить отпускные в день предоставления отпуска, то трудовое законодательство будет нарушено.
Задержка выплаты отпускных повлечет за собой обязанность их возмещения с процентами по правилам ст. 236 Трудового кодекса РФ . При обнаружении данного проступка (например, в ходе проверки) работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ .
Нет. Если Вы уже удержали и перечислили НДФЛ с отпускных, повторно перечислять его не нужно.
В общем случае работодатель – налоговый агент должен удержать НДФЛ в момент фактической выплаты дохода ( п. 4 ст. 226 Налогового кодекса РФ ).
При этом дата получения дохода зависит от его вида ( оплата труда , материальная выгода , иные виды доходов в денежной и натуральной форме) ( пп. 1 п. 1 , п. 2 ст. 223 Налогового кодекса РФ).
При определении дохода в виде оплаты отпуска с целью расчетов по НДФЛ не имеет значения размер других доходов, полученных в течение соответствующего месяца.
Следовательно, датой получения дохода в виде отпускных является день выдачи денежных средств (суммы отпускных) наличными либо день их перечисления на банковский счет работника.
Вывод: работодатель обязан начислить и удержать НДФЛ с суммы отпускных либо в день выдачи денежных средств (суммы отпускных) наличными, либо в день их перечисления на банковский счет работника. Данное правило справедливо при выплате отпускных по всем видам отпусков: ежегодному (основному, дополнительному , в т. ч. предоставленному работнику по инициативе работодателя), учебному , а также в случае, когда отпуск начался в одном месяце, а закончился в другом (переходящий отпуск).
При этом удержанный налог необходимо перечислить в срок не позднее последнего числа месяца, в котором производилась выплата отпускных ( п. 6 ст. 226 Налогового кодекса РФ ).
Подтверждение: письмо Минфина России № 03-04-06/1618 от 17 января 2017 г.
Вывод: если организация удержала и перечислила НДФЛ с отпускных сразу, в день выплаты отпускных, она ничего не нарушила. Повторно перечислять НДФЛ не нужно.
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности .
Актуален на 22.09.2017