Вопрос:
Мы являемся импортерами. Поставщик из Германии сообщил, что будет выставлять нам документы (инвойсы, приложения к договорам) только электронно, сканами на эл.почту. Такие документы ведь не будут иметь юридической силы в РФ и как быть с расходами по таким документам в налоговом учете?
Ответ:
Да, подтверждать только лишь сканами документов расходы для целей расчёта налога на прибыль нельзя. Для подтверждения расходов следует запрашивать и получать от поставщиков документы, которые позволят учесть расходы в налоговом учёте.
Для целей расчёта налога на прибыль понесённые расходы подтверждать можно документами:
– оформленными в соответствии с законодательством (например, первичными учетными документами , универсальным передаточным документом (УПД), универсальным корректировочным документом (УКД) (в т. ч. по рекомендательным формам ));
– оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы (например, инвойсами);
– косвенно подтверждающими произведенные расходы (например, приказом о командировке, проездными документами и т.п.).
Основанием для подтверждения расходов на приобретение имущества (выполнение работ, оказание услуг) за границей служат документы, оформленные в соответствии с обычаями делового оборота, применяемые в иностранном государстве, на территории которого были понесены расходы ( абз. 4 п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ ).
В частности, такими документами могут быть:
– контракт на приобретение имущества (выполнение работ, оказание услуг);
– инвойс;
– акт приема-передачи имущества (акт приемки-передачи выполненных работ, оказанных услуг).
Если документы составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский язык ( абз. 3 п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. ).
Подтверждение: письмо Минфина России № 03-03-05/23 от 16 февраля 2009 г.
Расходы по приобретению импортных товаров необходимо подтвердить документально, в том числе первичными учетными документами (ч. 1 , 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., п. 1 ст. 252 , п. 2 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).
В частности, документами, отражающими ввоз товаров на территорию России, могут являться:
– таможенная декларация (при импорте из стран, которые не входят в ЕАЭС). Формы и порядок ее заполнения утверждены Решением Комиссии Таможенного союза № 257 от 20 мая 2010 г. ;
– транспортные документы, в частности международная товарно-транспортная накладная. Например, для оформления международных грузоперевозок:
– автомобильным транспортом является CMR. В ней содержится информация об отправителе, получателе, месте происхождения груза, месте доставки, весе, описании, маршруте и способе перевозки, стоимости доставки. При пересечении границы в накладной делаются соответствующие отметки, при доставке груза в указанное место грузополучатель расписывается в получении груза ( письмо ФНС России № ШС-37-3/5424 от 29 июня 2010 г. ). Если товары ввозятся из Республики Беларусь, то используется СMR-накладная, форма которой утверждена Постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь № 11 от 20 февраля 2012 г. ;
– ж/д транспортом в качестве подтверждающего документа могут быть использованы накладные СМГС;
– морским и (или) речным транспортом таким документом будет являться коносамент. Он подтверждает исполнение обязанностей продавца и передачу товаров от продавца к покупателю. Коносамент должен содержать обязательные реквизиты, например наименование перевозчика (отправителя) и место его нахождения, наименование груза и др. ( ст. 144 Кодекса торгового мореплавания РФ );
– другие товаросопроводительные документы (например, товарная накладная ТН-2, форма которой утверждена Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь № 192 от 18 декабря 2008 г. (если товар ввозится из Республики Беларусь));
– счет (инвойс) иностранного продавца;
– платежные поручения, подтверждающие уплату таможенных пошлин и сборов (при импорте из стран, не входящих в ЕАЭС), а также налогов (НДС, акцизов). При импорте из стран, не входящих в ЕАЭС, наряду с платежными документами, свидетельствующими об уплате таможенных пошлин, налогов, можно использовать подтверждение по форме, утв. Приказом ФТС России № 2554 от 23 декабря 2010 г. Этот документ выдается таможней по требованию импортера;
– техническая документация (например, сертификат о происхождении товара, инструкции по монтажу и наладке оборудования, ветеринарные свидетельства, протоколы испытаний, удостоверения качества на каждую партию товара и т.д.);
– документы, подтверждающие фактическое поступление товаров на склад импортера (например, акт о приемке товара по форме № ТОРГ-1 ).
При таможенном декларировании товаров можно не представлять контракт (договор купли-продажи) в случае подачи в электронном виде декларации на товары, декларирование таможенной стоимости которых производится путем заявления сведений в декларации таможенной стоимости, а также с сохранением требования об указании номера и даты контракта (договора) купли-продажи в декларации на товары и в декларации таможенной стоимости ( Приказ ФТС России № 1737 от 26 августа 2015 г. ).
Если импорт товаров проводится через посредника (экспедитора), то потребуются также посреднический договор ( договор транспортной экспедиции ), отчет посредника (экспедиторские документы).
Документы, подтверждающие понесенные расходы, могут быть составлены на бумажном носителе и заверены личными подписями уполномоченных лиц с указанием их фамилий и инициалов и (или) в виде электронного документа , подписанного электронной подписью, при соблюдении определенных условий. Документы, заверенные факсимильной подписью, электронной копией подписи либо подписью, воспроизведенной иным образом, не могут выступать как оправдательные в целях налогового учета (письма Минфина России № 03-03-06/1/81951 от 8 декабря 2017 г. , № 03-03-06/20808 от 13 апреля 2015 г. ).
При этом не являются основанием для отказа в принятии расходов при расчете налога на прибыль ошибки в подтверждающих документах, которые не препятствуют налоговым инспекторам при проверке идентифицировать следующие сведения:
– продавца (исполнителя) и покупателя (заказчика) товаров (работ, услуг), имущественных прав;
– наименования товаров (работ, услуг), имущественных прав;
– стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав;
– другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения.
Подтверждение: абз. 4 п. 1 ст. 252 , ст. 313 Налогового кодекса РФ, письма Минфина России № 03-07-11/21095 от 13 апреля 2016 г. , № 03-03-10/4547 от 4 февраля 2015 г. (которое доведено до налоговых инспекций письмом ФНС России № ГД-4-3/2104 от 12 февраля 2015 г. ).
Мнение ФНС России: налоговая инспекция не вправе "снять" расходы по работам (услугам), которые были выполнены и приняты в соответствии с первичными документами (например, актом) до момента заключения договора на их выполнение (оказание). Однако такой вариант возможен при условии, что сам договор содержит условие о том, что его положения распространяются на отношения, которые являются предметом договора и возникли ранее (т.е. до заключения договора) ( п. 2 ст. 425 Гражданского кодекса РФ ).
Подтверждение: письмо № СД-4-3/18888 от 6 октября 2016 г.
Кроме того, налоговая инспекция не вправе отказать организации в признании расходов при отсутствии печати на первичном документе, если ее проставление формой документа не предусмотрено (письма Минфина России № 03-01-10/45390 от 6 августа 2015 г. , ФНС России № СД-4-3/105 от 13 января 2016 г. ).
При расчете налога на прибыль для подтверждения расходов можно использовать различные документы, подтверждающие факт несения расходов, их сумму и т.п. , в том числе первичные учетные документы, используемые для целей бухучета ( абз. 4 п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ ).
Гл. 25 Налогового кодекса РФ (а также Федеральный закон № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. , в соответствии с которым составляются первичные учетные документы ) не содержит требования оформлять оправдательные документы только в бумажном виде. Согласно ч. 5 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. первичные учетные документы могут быть составлены в том числе в виде электронного документа, заверенного электронной подписью.
При этом законодательством о налогах и сборах установлено обязательное применение квалифицированной электронной подписи только для электронных счетов-фактур, при электронном взаимодействии с налоговой инспекцией, в том числе при сдаче налоговой отчетности. В иных случаях налоговым законодательством не установлено, электронную подпись какого вида допустимо использовать при оформлении первичных документов – простую или усиленную (квалифицированную или неквалифицированную) (за исключением случая, когда участники электронного взаимодействия предусмотрели условия заверения в отдельном соглашении).
Следует отличать документы, которые в электронном виде являются подтверждающими документами для обеих сторон сделки, от документов, которые составляются в электронном виде одной из сторон сделки, но при этом для другой стороны в таком виде подтверждающими не являются.
Например, электронное платежное поручение, сформированное с помощью системы "Клиент–Банк" и подписанное квалифицированной электронной подписью, в целях налогообложения может являться электронным документом, равнозначным бумажному, как для организации, так и для банка ( п. 1.24 Положения ЦБ РФ № 383-П от 19 июня 2012 г. ).
В то же время электронный билет (e-ticket) для пассажира (в т. ч. организации, оплачивающей услуги перевозки) электронным документом не является. Он предоставляется в виде выписки (распечатки) из автоматизированной системы перевозчика. Все электронные реквизиты этого бланка строгой отчетности (БСО) (в т. ч. электронная подпись лица, составившего его) содержатся только в автоматизированной системе перевозчика и для другой стороны ни для хранения, ни для воспроизведения недоступны ввиду отсутствия соответствующих технических средств распознавания закодированной электронной информации такого формата.
Подтверждение: приказы Минтранса России № 322 от 21 августа 2012 г. , № 134 от 8 ноября 2006 г.
Таким образом, электронный билет может быть использован в качестве документа, подтверждающего расходы организации (в т. ч. при расчете налога на прибыль), только при наличии его бумажной распечатки. Аналогичное правило действует в отношении большинства услуг (лицензий), оказываемых в электронном виде по договорам , оформленным акцептом оферты, размещенной на сайте (в сети Интернет) (в т. ч. при приобретении программного обеспечения для ЭВМ информационного сервиса "Бюро бухгалтера" ).
Подтверждение: письмо Минфина России № 03-15-06/53467 от 21 августа 2017 г.
Никаких других условий или ограничений в отношении электронным форм первичных учетных документов, применяемых для целей бухучета и налогообложения, ни Налоговый кодекс РФ, ни Федеральный закон № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. не содержат. Таким образом, формально допускается использовать самостоятельно разработанные форматы таких документов, согласованные с контрагентами.
Оптимальный вариант
На практике для оформления подтверждающих (первичных) документов в электронном виде целесообразно использовать рекомендуемые форматы таких документов (при их наличии). Например, документы, которые может запросить налоговая инспекция , организация вправе представлять в электронном виде, если они составлены по установленным форматам в соответствии с Порядком , утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-2/168 от 17 февраля 2011 г., без изготовления копий на бумажных носителях ( п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ ). Отправку документов следует сопровождать документом по формату , утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-6/16 от 18 января 2017 г. При передаче в налоговую инспекцию сканированных копий документов через личный кабинет целесообразно пользоваться рекомендуемым ФНС России форматом , утв. Приказом ФНС России № ММВ-7-6/583 от 27 октября 2016 г.
При этом данные документы при представлении их в налоговую инспекцию заверяются исключительно усиленной квалифицированной электронной подписью проверяемого лица (или его представителя) ( п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ ). Поэтому отпадает и необходимость в решении вопроса о том, какой вид подписи использовать при электронном документообороте.
Подтверждение: письма ФНС России № ЕД-4-15/25048 от 11 декабря 2017 г. , № ЕД-4-2/1984 от 9 февраля 2016 г.
Если организация составляет первичные документы в электронном виде, необходимо предусмотреть возможность их вывода на бумажный носитель. Это может потребоваться для их представления на бумажном носителе:
– в налоговую инспекцию в случае, когда электронный документ составлен не по формату, установленному ФНС России. В такой ситуации документы представляются в виде надлежащим образом заверенной копии с отметкой о подписании документа электронной подписью (с учетом неоднозначности ситуации в отношении типа ЭЦП );
– в государственный орган в связи с требованием законодательства (если не предусмотрен иной вариант);
– контрагенту на основании требований заключенного договора.
При этом бумажную копию первичного учетного документа, составленного в электронном виде, организация изготавливает за свой счет.
Подтверждение: ч. 6 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. , письмо ФНС России ЕД-4-15/25048 от 11 декабря 2017 г.
В части исполнения налогоплательщиками обязанностей по представлению в налоговую инспекцию для ознакомления подлинников документов необходимо иметь в виду следующее. Подлинником считается документ на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции. Замена подлинника документа его электронным скан-образом, даже если тот подписан усиленными квалифицированными подписями ответственных лиц, не предусмотрена ( письмо ФНС России № АС-4-15/8657 от 17 мая 2016 г. ).
Ответ на данный вопрос и дополнительная информация по нему содержатся в Сервисе по следующим ссылкам:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-694
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-31079
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-25436
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-25384
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности.