Вопрос:
Сотрудница живущая в Москве ездила на бесплатный семинар тоже в Москве. После поездки предъявила к оплате проездные билеты на городской транспорт (метро и наземный транспорт). На каком основании мы может произвести ей оплату проезда на городском транспорте?. Если можем, то какие налоги удержать и учитывается ли эта выплата в целях на налогообложения?. И еще такой же случай: юрист предъявила к оплате проездные на городской транспорт в связи с поездкой в банк для открытия расчетного счета. Можем ли мы ей оплатить эту поездку и какие основания для этого.
Ответ:
Относительно возможности оплаты проезда на общественном транспорте
Вправе оплатить.
Работнику, чья работа носит разъездной характер , работодатель обязан возместить:
– расходы, связанные с проездом;
– затраты по найму жилья и суточные;
– иные расходы, которые разрешены работодателем.
Подтверждение: абз. 8 ч. 2 ст. 57, ст. 168.1 Трудового кодекса РФ,
В частности, к деятельности с разъездным (подвижным) характером работ относятся работы, которые:
– происходят в пути;
– носят экспедиционный характер;
– предполагают постоянные разъезды;
– выполняются в полевых условиях.
Подтверждение: ч. 1 ст. 168.1 Трудового кодекса РФ .
То есть понятие разъездной (подвижной) работы подразумевает, что работник большую часть рабочего времени выполняет свои должностные обязанности за пределами местонахождения организации. Потому разъездной (подвижной) характер работ организация вправе устанавливать, в частности:
– курьерам;
– торговым, страховым консультантам ( письмо Минфина России № 03-03-06/3/14 от 27 августа 2007 г. );
– водителям.
Перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами ( ч. 2 ст. 168.1 Трудового кодекса РФ ).
Вместе с тем, организация вправе компенсировать расходы работников по приобретению проездных билетов на общественный транспорт в том случае, когда для них не предусмотрен разъездной характер работ (ст. 8,ч. 3 ст. 41, ч. 4 ст. 57 Трудового кодекса РФ).
Основанием для начисления компенсации расходов работников на общественный транспорт могут являться следующие документы:
– трудовой и (или) коллективный договор, другие внутренние документы, устанавливающие обязанность организации компенсировать расходы на проезд и размер компенсации;
– заявление работника о компенсации стоимости приобретенных билетов с приложением документов, подтверждающих фактические расходы на проезд (например, проездных документов с указанием стоимости их приобретения) (см. Заявление работника о компенсации стоимости расходов на приобретение проездных билетов на общественный транспорт );
– приказ (распоряжение) руководителя организации в свободной форме о начислении и выплате компенсации (см. Приказ о назначении и выплате компенсации работникам за проездные билеты на общественный транспорт ).
Выплату компенсации можно подтвердить расчетно-платежной ведомостью ( форма № Т-49), расходным кассовым ордером (форма № КО-2) и др.
Ответ на данный вопрос и дополнительная информация содержится в Сервисе, который Вы можете найти по запросу "как отразить начисление расходов на проезд" или по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-2331
"документально подтверждение оплаты проезда работников на общественном транспорте" или по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-14225
Относительно налогового учета расходов
Ответ подготовлен, исходя из допущения, что организация применяет ОСНО.
Компенсацию расходов работника на проезд общественным транспортом учитывать при расчете налога на прибыль нельзя.
Работодатель обязан компенсировать затраты работникам с разъездным характером работ (в т. ч. по оплате расходов на проезд общественным транспортом), поэтому такие расходы могут быть учтены при налогообложении прибыли. Если работнику не установлен разъездной характер работ, то в общем случае трудовое законодательство не устанавливает обязанности для работодателя по оплате проезда персоналу (исключение – вахтовый метод работ ).
Вместе с тем при расчете налога на прибыль могут быть учтены затраты на оплату проезда работников:
– транспортом общего пользования к месту работы и обратно, если такая обязанность работодателя предусмотрена трудовым и (или) коллективным договорами ( п. 25 ч. 2 ст. 255 Налогового кодекса РФ );
– ведомственным транспортом, специальными маршрутами, если доставка происходит в силу технологических особенностей производства ( формируя расходы на производство и (или) реализацию).
Подтверждение: п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ , письмо Минфина России № 03-03-06/14664 от 18 марта 2015 г.
При этом любые расходы организации должны быть экономически оправданны и документально подтверждены ( п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ ).
Мнение Минфина России: в общем случае – при отсутствии технологических особенностей производства – расходы по оплате проезда работнику (которому не установлен разъездной характер работ) к месту работы и обратно, предусмотренные в трудовом и (или) коллективном договорах, можно учитывать при расчете налога на прибыль только как часть его зарплаты, выдаваемой в натуральной форме (с учетом ограничения, предъявляемого к этой форме оплаты труда трудовым законодательством).
Вместе с тем компенсация стоимости проезда работнику в данном случае не может быть учтена в составе расходов при расчете налога на прибыль ( п. 26 ст. 270 Налогового кодекса РФ ). Подобная компенсация в понимании ст. 255 Налогового кодекса РФ не является оплатой за выполнение работником трудовых обязанностей.
Подтверждение: письма № 03-03-06/1/18 от 21 января 2013 г. , № 03-03-06/4/49 от 20 мая 2011 г. (в части учета расходов на доставку работников) – их выводы верны и в отношении расходов на приобретение проездных билетов, компенсации их стоимости работникам.
Вывод: затраты на приобретение проездных билетов на общественный транспорт работникам, которым не установлен разъездной характер работ в условиях отсутствия технологических особенностей производства, организация вправе учитывать в составе расходов на оплату труда, если сумма оплаты такого проезда для каждого работника:
– предусмотрена трудовым и (или) коллективным договорами (в конкретном размере);
– и не превышает 20 процентов от суммы зарплаты, начисленной за месяц.
Компенсацию расходов работника на проезд общественным транспортом в таких условиях учитывать при расчете налога на прибыль нельзя.
При этом любые расходы организации должны быть экономически оправданны и документально подтверждены ( п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ ).
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе, который Вы можете найти по запросу "расходы на проезд на общественном транспорте" или по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-2086
Относительно НДФЛ
Удерживать не нужно, если поездки работника носят служебный характер и этому есть документальное подтверждение.
НДФЛ не облагаются все виды предусмотренных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм), в частности, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей ( п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ). Однако компенсация работникам расходов на проезд (в общественном транспорте, на такси или служебном автомобиле – в части возмещения расходов, например, на ГСМ) во время исполнения служебных обязанностей законодательством не предусмотрена. Исключение – компенсация расходов на проезд работников, которым установлен разъездной характер работы (ст. 168.1 Трудового кодекса РФ).
Вместе с тем само по себе обстоятельство, что в результате предоставления гражданину оплаченных за него благ в определенной мере удовлетворяются его личные потребности, не является достаточным для вывода о возникновениидохода в натуральной форме, облагаемого НДФЛ ( ст. 211 Налогового кодекса РФ). Таким образом, если расходы на проезд работнику оплачиваются (компенсируются) работодателем в своих интересах (например, когда поездки работника носят служебный характер), то налогооблагаемый доход, а следовательно, и обязанность по удержанию НДФЛ не возникают.
Подтверждение: п. 3 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением гл. 23 Налогового кодекса РФ , утв. Президиумом Верховного суда РФ 21 октября 2015 г.
Мнение Минфина России в письмах № 03-04-05/28243 от 11 июня 2014 г. (в части налогообложения НДФЛ дохода работника от использования служебного автомобиля), № 03-04-06/1-97 от 14 мая 2010 г. (в части налогообложения НДФЛ суммы оплаты услуг такси) – их выводы применимы и в отношении оплаты стоимости проезда любым транспортом. Если поездки работника носят служебный характер (этому есть документальное подтверждение), то оплата проезда не признается доходом работника. Такая выплата не формирует экономической выгоды у работника, так как осуществляется исключительно в интересах работодателя (ст. 41, пп. 1 п. 2 ст. 211 Налогового кодекса РФ).
В противном случае возмещение расходов на проезд (без подтверждающих документов, в частности путевых листов при использовании работником служебного автомобиля), образует экономическую выгоду, подлежащую налогообложению НДФЛ. Причем в отношении применения служебного транспорта – не только в виде компенсации расходов на поездку (например, стоимости ГСМ), но и в той мере, в которой эту выгоду можно оценить в отношении пользования имуществом, принадлежащим работодателю.
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе, который Вы можете найти по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-4832
Относительно страховых взносов
Законодательно ответ на этот вопрос не урегулирован.
Страховыми взносами не облагаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах установленных норм), в частности, связанных с выполнением работником трудовых обязанностей ( пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ от 24 июля 2009 г. , пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. ).
Мнение Минтруда России: сумму компенсации, связанную с возмещением работнику расходов на проезд во время командировки, следует расценивать как компенсационную выплату, предусмотренную законодательством и непосредственно связанную с исполнением работником своих трудовых обязанностей. Такие расходы в силу пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ от 24 июля 2009 г. не облагаются страховыми взносами в случае их экономического обоснования и документального подтверждения.
Подтверждение: письмо № 17-3/ООГ-764 от 13 мая 2016 г. (в части обложения взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование возмещения расходов на аренду автомобиля во время командировки) – их выводы применимы и в отношении оплаты стоимости проезда любым транспортом (например, общественным транспортом или на такси), когда поездки работника во время работы носят служебный характер, даже в том случае, если такая работа не является разъездной в смысле ст. 168.1 Трудового кодекса РФ .
Указанное верно и при начислении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний ( п. 2 ч. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. ).
Аналогичные правила распространяются и на оплату (компенсацию) расходов на проезд в общественном транспорте (на такси) руководителю организации (генеральному директору, директору). Это связано с тем, что отношения между ним и организацией являются трудовыми. В том числе это относится и к руководителю, который одновременно является собственником (единственным учредителем, участником, акционером) организации .
Беспроблемный вариант
Работникам, работа которых предполагает возможность поездок, лучше предусмотреть разъездной характер работ. В этом случае суммы компенсации расходов на проезд однозначно не будут облагаться страховыми взносами.
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе, который Вы можете найти по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-6631
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности.
Актуален на 19.10.2016