Вопрос:
Генеральный директор, он же собственник, взял под отчет крупную сумму денег, не возвратил в срок и не стремиться отчитаться по ней. Как лучше поступить и с минимальным риском для налоговой выйти из этой ситуации? Можно ли списать данную задолженность не дожидаясь срока исковой давности?
Ответ:
Законно уменьшить подотчётные суммы, можно только если директор вернёт их в кассу как неизрасходованные, или отчитается за них соответствующими документами о покупках в интересах организации. Если же долг будет списан за счет средств организации, то нужно начислить НДФЛ и страховые взносы. Также отметим, что при проверке (если налоги и взносы не начислить) велики риски доначислений НДФЛ, страховых взносов, пеней и штрафов.
Подробная информация о порядке расчетов с подотчетными лицами содержится в Сервисе по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-22484
Относительно НДФЛ
Денежные средства, которые работник получает под отчет, не признаются выплатой в его пользу, поскольку они выдаются для осуществления расходов в интересах организации (ИП) ( абз. 1 п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций , ст. 41 , 209 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России № 03-04-06/3-65 от 8 апреля 2010 г. ). Вместе с тем расходование средств на нужды работодателя должно иметь документальное подтверждение ( ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. , п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности ). Подтверждает обоснованность расходования подотчетных сумм авансовый отчет с приложением оправдательных документов (например, чеков ККТ, товарных чеков, квитанций и т.п.). На их основании организация принимает (приходует) приобретенные работником товары (материалы и т.п.) к учету ( п. 56 Методических указаний , утв. Приказом Минфина России № 119н от 28 декабря 2001 г.).
В частности, Президиум ВАС РФ признал правомерным решение налоговой инспекции о доначислении НДФЛ, пеней и штрафов за не удержание НДФЛ из доходов директора, получавшего систематически наличные деньги. Суд учел, что деньги в кассу организации директором не возвращались, товарно-материальные ценности, приобретенные на эти деньги, организацией не приходовались и каких-либо документов, подтверждающих расходование этих денег в интересах организации, не было.
Подтверждение: постановления Президиума ВАС РФ № 13510/12 от 5 марта 2013 г. , № 14376/12 от 5 марта 2013 г.
Если долг подотчетного лица будет списан за счет средств работодателя, то сумма прощенного долга образует доход подотчетного лица и подлежит включению в налоговую базу по НДФЛ ( ст. 209 Налогового кодекса РФ , Постановление Президиума ВАС РФ № 14376/12 от 5 марта 2013 г. , письмо ФНС России № СА-4-7/23263 от 24 декабря 2014 г. ).
Относительно страховых взносов
Объектом обложения страховыми взносами являются, в частности, выплаты, начисленные в рамках трудовых отношений ( п. 1 ст. 420 Налогового кодекса РФ , п. 1 ст. 20.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. ).
При этом не подлежит обложению страховыми взносами выданный аванс, который работник получает под отчет на хозяйственные нужды работодателя, поскольку не является вознаграждением в его пользу, выплаченным в рамках трудовых отношений ( п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций ). Соответственно, на сумму денежных средств, выданных работнику под отчет, начислять страховые взносы не нужно . Вместе с тем расходование средств на нужды работодателя должно иметь документальное подтверждение ( ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. , п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности ). Подтверждает обоснованность расходования подотчетных сумм авансовый отчет с приложением оправдательных документов.
Данные правила применяются и в случае перерасхода средств аванса , выданного на хозяйственные нужды, но при условии, что такой перерасход (на основании утвержденного авансового отчета и первичных документов) возник в связи с несением производственных расходов.
Если же работник израсходовал меньше имеющихся у него в подотчете денежных средств, то остаток аванса он должен вернуть работодателю в установленный срок ( п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций ). В случае задержки возврата за работником будет числиться долг перед работодателем до момента его погашения путем удержания из зарплаты ( ст. 137 Трудового кодекса РФ ). В этом случае у физического лица не возникает дохода, подлежащего обложению страховыми взносами.
Не возникает объекта обложения страховыми взносами (при соблюдении определенных условий) и в ситуации возмещения работнику денежных средств на основании авансового отчета при неполном представлении подтверждающих документов.
Вместе с тем если долг подотчетного лица будет списан за счет средств работодателя (в частности, в случае если работник не представил в установленный срок авансовый отчет или представил его ненадлежаще оформленным ), то сумма прощенного долга признается выплатой , произведенной в рамках трудовых взаимоотношений, и подлежит включению в базу для расчета страховых взносов ( п. 1 ст. 420 Налогового кодекса РФ , п. 1 ст. 20.1 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г. ). С этой суммы работодатель обязан начислить и уплатить страховые взносы в общем порядке.
Если в дальнейшем работник оформит авансовый отчет о целевом расходовании подотчетной суммы (или ее части), то облагаемую страховыми взносами базу следует пересчитать с последующим зачетом (возвратом) страховых взносов, начисленных ранее на данную сумму.
Подтверждение: письма Минтруда России № 17-3/В-609 от 17 декабря 2014 г. , № 17-4/1647 от 7 октября 2013 г.
Письма ведомств, которые до 1 января 2017 года администрировали расчет и уплату страховых взносов, могут применяться и после этой даты в части, не противоречащей положениям Налогового кодекса РФ, до выхода официальных разъяснений ФНС России (Минфина России) с противоположной позицией или уточнением о применении прежних разъяснений.
Ответ на данный вопрос и дополнительная информация по нему содержатся в Сервисе по следующим ссылкам:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-22364 ;
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-22484 .
Относительно кассовой дисциплины
Кроме того, организация может выдавать работнику деньги под отчет только при условии, что он полностью погасил задолженность по ранее полученной под отчет сумме наличных денег ( абз. 3 п. 6.3 Указания о порядке ведения кассовых операций ). Т.е. законодательно установлен запрет на выдачу еще одной суммы наличных денег под отчет, если по ранее выданному авансу работник не отчитался.
За несоблюдение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций налоговая инспекция может привлечь к административной ответственности:
– организацию – в виде штрафа в размере от 40 тыс. руб. до 50 тыс. руб.;
– должностное лицо организации (например, руководителя или главного бухгалтера) – в виде штрафа от 4000 руб. до 5000 руб.
Подтверждение: ч. 1 ст. 15.1 , ч. 1 ст. 23.5 , ст. 2.4 КоАП РФ.
Например, организацию привлекли к ответственности за то, что при выдаче денег под отчет по расходно-кассовым ордерам не составлялись письменные заявления подотчетного лица с указанием сроков представления авансового отчета по выданным суммам, при этом денежные средства впоследствии выдавались под отчет, когда по полученным ранее суммам работник не отчитался и неизрасходованные деньги в кассу не внес (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда № 09АП-2451/2013 от 6 марта 2013 г.).
Ответ на данный вопрос и дополнительная информация по нему содержатся в Сервисе по следующим ссылкам:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-17338 ;
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-22484 ;
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-17353 .
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности.
Актуален на 07.02.2017