Вопрос:
Внутренней службой экономической безопасности организации был выявлен факт фальсификации документов за проживание командированными сотрудниками во время нахождения в служебной командировке, а именно - по сговору с сотрудниками гостиницы на имя командированных сотрудников были выписаны счета за проживание в гостинице по стоимости превышающей фактическую стоимость проживания, уплаченную командированными сотрудниками. (т.е. фактически заплатив за гостиницу по стоимости 1500 руб. в сутки сотрудникам были выписаны документы за проживание по стоимости 3000 руб. в сутки) . Сведения о фактической стоимости проживания в данном населенном пункте были собраны службой экономической безопасности из сети Интернет и в последующем данный факт был в устной форме подтвержден сотрудниками , предоставившими фальсифицированные документы в качестве документов, подтверждающих произведенные расходы. Отдельные сотрудники в добровольном порядке согласились компенсировать организации суммы присвоенных денежных средств, написав заявление на удержание из заработной платы сумму причиненного ущерба. Никаких документов поставщика услуг, подтверждающих фактические расходы и суммы оплаты, нет. Фальсифицированные документы оформлены в соответствии с действующим законодательством, заверены синей печатью и подтверждаются чеком ККМ. Все произведенные расходы, описываемы в данном запросе были произведены в предыдущие налоговые периоды, т.е. 2012, 2013 и 2014г.г. На основании выше изложенного возникают вопросы:
1) Верно ли произведена классификация внесенных в добровольном порядке денежных средств как доходы в виде компенсации причиненного организации ущерба? Какими документами, кроме личного заявления сотрудника, подтвердить факт возникновения прочих доходов, нужно ли оформлять приказ о порядке отнесения в учете удержанных сумм?
2) Есть ли необходимость произведения корректировки расходов прошлых периодов при условии отсутствия переоформленных первичных документов и формирования суммы ущерба, подлежащей компенсации?
3) Если необходима корректировка расходов, то какие первичные документы должны быть предоставлены или оформлены в данной ситуации, чтобы в учете был «создан ущерб», погашаемый виновными работниками?
Ответ:
Необходимость корректировки прошлых периодов существует.
Так, в общем случае обнаружении ошибок (искажений) в исчислении налоговой базы, относящихся к прошлым налоговым (отчетным) периодам, в текущем налоговом (отчетном) периоде перерасчет налоговой базы и суммы налога производится за период, в котором были совершены указанные ошибки (искажения)
При этом при обнаружении налогоплательщиком в поданной им в налоговый орган налоговой декларации факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению суммы налога, подлежащей уплате, налогоплательщик обязан внести необходимые изменения в налоговую декларацию и представить в налоговый орган уточненную налоговую декларацию.
Подтверждение: п. 1 ст. 54 Налогового кодекса РФ, п. 1 ст. 81 Налогового кодекса РФ.
Отметим, что понятие ошибки налоговым законодательством не определено. Согласно п. 2 ПБУ 22/2010 Неправильное отражение (неотражение) фактов хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и (или) бухгалтерской отчетности организации (далее - ошибка) может быть обусловлено, в частности, недобросовестными действиями должностных лиц организации.
В данном случае завышение расходов вызвано недобросовестными действиями работников организации. Соответственно завышение расходов можно расценивать как ошибку.
Следовательно, организации целесообразно предоставить уточненную декларацию.
Отметим, что поскольку документы фальсифицированы, то существует вероятность, что налоговые органы могут снять все расходы на проживание работников в командировке как несоответствующие критериям, установленным п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ.
Вместе с тем, как указано в письме ФНС России № СА-4-7/22020 от 24 декабря 2012 г. если в ходе проведения проверки налоговым органом не будет доказана нереальность совершенных хозяйственных операций по приобретению и дальнейшему использованию товаров (работ, услуг), реальный размер предполагаемой налоговой выгоды и понесенных налогоплательщиком затрат при исчислении налога на прибыль организаций подлежит определению исходя из рыночных цен, применяемых по аналогичных сделкам, и в случае несоответствия размера задекларированных затрат уровню рыночных цен налоговый орган уменьшает сумму расходов по спорным операциям, учтенную для целей определения налоговой базы по налогу на прибыль организаций, в размере, превышающем установленный в ходе проверки уровень рыночных цен, применяемых по аналогичным сделкам.
Таким образом, при реальности хозяйственных операций расходы могут быть подтверждены документами, содержащими недостоверные сведения. Однако данные расходы могут быть учтены в размере рыночных цен (в данном случае в размере реальных цен).
При этом суммы, числящиеся за сотрудниками после проведения соответствующих корректировок, можно расценивать как суммы неизрасходованного и своевременно невозвращенного аванса, выданного при направлении в командировку.
Для подтверждения реального размера затрат на проживание работников в командировке и размера задолженности данных работников перед организацией целесообразно иметь официальные сведения о ценах, применяемых гостиницей, в рассматриваемые периоды. Это может быть официальный ответ на запрос организации, сведения из СМИ за рассматриваемые периоды и т.п.
На основании указанных сведений следует оформить бухгалтерские справки, которые и будут являться документами для внесения исправления в учет и формирования задолженности работников организации.
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности .
Актуально на дату: 19.06.2015