Вопрос:
Организация ОСНО. Вопрос - можно ли регистры бухгалтерского учета сбрасывать в электронном виде на носители, однако не подписывать их ЭЦП, а их распечатывать при запросе?
Ответ:
Заверение регистров бухгалтерского учета электронной подписью, является обязательным условием для хранения их в электронном виде.
Вести регистры организация может как в бумажном, так и в электронном виде (при наличии электронной подписи).
В случае ведения регистров в виде электронных документов должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажный носитель. Это может потребоваться, если регистр на бумажном носителе нужно представить:
– в государственный орган в связи с требованием законодательства;
– контрагенту на основании требований заключенного договора.
При этом бумажную копию регистра бухучета, составленного в электронном виде, организация изготавливает за свой счет.
Подтверждение: ч. 6, 7 ст. 10 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
При этом на организацию возлагается обязанность обеспечить:
– безопасные условия хранения документов бухучета, в том числе регистров бухучета, в течение установленного срока;
– их защиту от изменений;
– передачу документов бухгалтерского учета при смене руководителя организации.
Подтверждение: ч. 1,3, 4 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
Оптимальный вариант
Порядок и процедуру передачи документов (в т. ч. регистров бухучета) при смене руководителя организации следует прописать во внутренних документах организации ( ч. 4 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. ).
Документы, которые используются в текущей деятельности (в т. ч. регистры бухучета), до передачи в архив следует хранить в рабочих комнатах, в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных на это главным бухгалтером, по местонахождению организации, ее обособленных подразделений (п. 3.6 Положения, утв. Постановлением ФКЦБ России № 03-33/пс от 16 июля 2003 г., п. 2 ст. 50 Федерального закона № 14-ФЗ от 8 февраля 1998 г. , п. 6.2 Положения, утв. Минфином СССР № 105 от 29 июля 1983 г.).
После того как документы перестают использоваться в текущей деятельности, организация помещает их на хранение в архив. Допустимо использовать как собственный архив (при его наличии в организации), так и воспользоваться услугами специализированных сторонних организаций, в частности поместить документы в государственный (муниципальный) архив (ч. 2 ст. 13, ч. 3 ст. 15 Федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г.).
Регистры бухучета допускается хранить и в электронном виде. При этом обязательным условием является их заверение электронной подписью . В этом случае необходимо осуществлять хранение средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи.
Подтверждение: ч. 6 ст. 10, ч. 2 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г., письмо Минфина России № 03-02-07/1-314 от 24 июля 2008 г.
Вывод: хранение регистров бухгалтерского учета может осуществляться в электронном виде с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе, который Вы можете найти по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-15439 ;
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-24817
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности .
Актуален на 26.06.2015