Вопрос:
Принимаем курьера на работу с личным авто. Как лучше оформить использование личного транспорта в работе? Через договор аренды без экипажа или компенсацией с возмещением расходов на ГСМ? Хотелось бы максимально принять расходы в уменьшение налоговой базы по прибыли. Если по договору аренды без экипажа сотрудник будет сам управлять авто и в договоре не будет предусмотрено оплаты за управление, то есть ли риск доначисления страховых взносов?
Ответ:
В рассматриваемой ситуации наиболее оптимальным вариантом будет аренда автомобиля работника без экипажа. При этом затраты на ГСМ лучше заложить в арендную плату, тогда организация избежит нормирования расходов на ГСМ. В составе расходов по налогу на прибыль можно будет учитывать арендные платежи в полном объеме (в отличие от компенсации). Путевые листы оформлять нужно, в данном случае они будут служить подтверждением экономической обоснованности расходов на аренду (арендованный автомобиль используется в производственной деятельности организации). При этом с арендной платы нужно будет удерживать и перечислять НДФЛ. Страховые взносы не возникают. Риски маловероятны.
При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества ему выплачивается компенсация , а также возмещаются расходы , связанные с использованием имущества ( ст. 188 Трудового кодекса РФ ). Так, определенным категориям работников положена компенсация за использование личного автомобиля для служебных поездок. Размер такой компенсации определяется соглашением сторон трудового договора ( письмо Минфина России № 03-03-02/275 от 16 ноября 2006 г. ).
Расходы на выплату компенсации за использование в служебных целях личных легковых автомобилей учитываются при расчете налога на прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией . Они признаются в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ № 92 от 8 февраля 2002 г. ( пп. 11 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ ).
Так, при расчете налога на прибыль налоговую базу можно уменьшать на:
– 1200 руб. в месяц – при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя до 2000 куб.см включительно;
– 1500 руб. в месяц – при использовании легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб.см.
Подтверждение: п. 1 Постановления Правительства РФ № 92 от 8 февраля 2002 г.
Сверхнормативные расходы на выплату компенсации при расчете налога на прибыль не учитываются ( п. 38 ст. 270 Налогового кодекса РФ ).
При этом любые расходы при расчете налога на прибыль должны быть экономически оправданны и документально подтверждены . Данные расходы являются экономически обоснованными, поскольку компенсация выплачивается в силу требований законодательства. Документальным подтверждением произведенных расходов служат документы, являющиеся основанием для начисления и выплаты компенсации .
Признавать данные расходы необходимо (независимо от метода учета доходов и расходов , который организация использует при расчете налога на прибыль: метода начисления или кассового метода ) в момент выплаты компенсации из кассы организации или списания денежных средств на выплату компенсации с расчетного счета организации (если расчеты с персоналом производятся через банковские карты).
При ином способе погашения задолженности, связанной с компенсацией за использование личного автомобиля в служебных целях (например, в натуральной форме), расходы признаются в момент такого погашения.
Подтверждение: абз. 3 пп. 4 п. 7 ст. 272 , п. 3 ст. 273 Налогового кодекса РФ.
Оптимальный вариант
При использовании личного легкового автомобиля работника в служебных целях целесообразно заключить договор аренды транспортного средства ( ст. 642 Гражданского кодекса РФ ). В этом случае вместо компенсации работнику нужно выплачивать арендную плату, которая уменьшает налогооблагаемую прибыль в полном объеме на основании пп. 10 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ ( письмо Минфина России № 03-03-06/1/293 от 24 апреля 2008 г. ). Компенсацию стоимости ГСМ для автомобиля (мотоцикла), арендованного у работника организации, нужно предусмотреть как составную часть арендной платы.
Существуют особенности включения в состав расходов компенсации, выплачиваемой за использование в служебных целях:
– легкового автомобиля, собственником которого работник не является ;
– автомобиля, не являющегося легковым (например, микроавтобуса, грузового автомобиля) .
Помимо компенсации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества ему возмещаются расходы, связанные с использованием имущества ( ст. 188 Трудового кодекса РФ ), которые также могут учитываться при расчете налога на прибыль с учетом особенностей.
Ответ на данный вопрос и дополнительная информация по нему содержатся в Сервисе, которые Вы можете найти по ссылкам:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-22081
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-5155
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-2603
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-5153
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-17898
НДФЛ
В общем случае организация (индивидуальный предприниматель) при выплате доходов гражданину по договору аренды признается налоговым агентом и должна исполнять его обязанности. Это правило действует независимо от применяемой системы налогообложения. Следовательно, налоговый агент должен удержать НДФЛ непосредственно из суммы вознаграждения, которое выплачивается на основании договора аренды, и перечислить налог в общем порядке.
Налог перечисляется в бюджет по месту нахождения арендатора, с которым заключен договор , а именно:
– если договор аренды заключен головным отделением организации, то перечислять НДФЛ с арендных выплат нужно в бюджет по месту учета данной организации;
– если договор аренды заключен обособленным подразделением организации от имени такой организации, то сумма налога подлежит перечислению в бюджет по месту нахождения этого обособленного подразделения;
– если арендатором является индивидуальный предприниматель, то НДФЛ с суммы арендной платы он перечисляет в налоговую инспекцию по месту своего жительства.
При этом место жительства гражданина-арендодателя и местонахождение принадлежащего ему имущества, сдаваемого в аренду, значения не имеют.
Подтверждение: пп. 4 п. 1 ст. 208 , п. 1 , 2 , 4 , 7 ст. 226 Налогового кодекса РФ, письмо ФНС России № БС-4-11/11951 от 4 июля 2016 г.
НДФЛ рассчитывается по ставке 13 процентов ( п. 1 ст. 224 Налогового кодекса РФ ).
Необходимо учитывать, что порядок удержания НДФЛ с суммы вознаграждения, которая перечисляется гражданину по договору аренды, не зависит от того, является этот гражданин работником арендатора или нет.
При этом организация (обособленное подразделение) должна по месту своего учета (по месту нахождения обособленного подразделения, заключившего договор аренды, – с учетом особенностей) представить в налоговую инспекцию отчетность по НДФЛ .
Подтверждение: п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ .
Вознаграждения и выплаты, произведенные в рамках договора аренды, не признаются объектом обложения страховыми взносами (п. 1 , 4 ст. 420 Налогового кодекса РФ, п. 1 ст. 20.1 , абз. 4 п. 1 ст. 5 Федерального закона № 125-ФЗ от 24 июля 1998 г.).
Соответственно, на сумму арендной платы страховые взносы начислять не нужно .
Если по договору аренды без экипажа сотрудник будет сам управлять авто и в договоре не будет предусмотрено оплаты за управление, то с учетом того, что работник устраивается на работу курьером, риски доначисления страховых взносов маловероятны.
Ответ на данный вопрос и дополнительная информация по нему содержатся в Сервисе по следующим ссылкам:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-5154
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-22145
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности .
Актуален на 10.10.2017