Вопрос:
Исходя технически из того что проверка налоговой инспекцией может длиться какое-то время, срок хранения первичных документов составляет около 5(пяти) лет, но учитывая конкретную ситуацию, можем ли мы полагать что в январе 2017(при отсутствии в текущий момент проверки) года мы обязаны хранить первичку только за 2014-2016гг, вопрос состоит в том какими нормативными актами на сегодняшний день регулируется данный вопрос и какие сроки установлены на сегодняшний день в применении к ситуации с хранением первичных документов а также бухгалтерской отчетности, в частности как налоговую так и в бюджетные и внебюджетные фонды ПФ, ФСС, экология и т.д. Обязаны ли мы также уничтожать первичку по акту или это можно сделать простым порядком, т.е. выбросить и все. Прошу дать развернутый ответ и если не сложно предоставить форму акта на уничтожение первичных документов.
Ответ:
Относительно хранения первичных документов
Нельзя. Хранить нужно в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет после отчетного года. В ряде случаев и по разным документам предусмотрены более длительные сроки хранения.
Первичные документы нужно хранить в течение сроков, которые устанавливаются в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года ( ч. 1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. ). Определять такой срок можно, руководствуясь, например, Перечнем, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г. ( ч. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. ).
Оптимальный вариант
Указанным правилам бухгалтерского законодательства целесообразно следовать и индивидуальным предпринимателям (даже если они не ведут бухучет). Дело в том, что в соответствии с налоговым законодательством как налогоплательщики (налоговые агенты)они также должны обеспечивать сохранность документов (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ).
По общему правилу первичные учетные документы хранятся пять лет ( п. 362 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г.). Однако для отдельных документов могут быть установлены специальные сроки.
Так, документы, подтверждающие начисление амортизации основных средств в бухучете (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения), хранятсяпостоянно ( п. 429 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г.).
Кроме того, при применении указанных правил необходимо учитывать особенности хранения, установленные другими нормативными документами.
Так, в соответствии с общими положениями налогового законодательства налогоплательщики (налоговые агенты) обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, если иное не предусмотрено специальными положениями Налогового кодекса РФ. Это относится в том числе к документам, подтверждающим получение доходов, несение расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
Подтверждение: пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ.
Например, в течение этого срока нужно хранить документы, на основании которых определяется первоначальная стоимость амортизируемого имущества (т.е. подтверждаются расходы в виде сумм амортизации). Причем указанный срок хранения нужно отсчитывать начиная с момента завершения начисления амортизации по объекту в налоговом учете.
Подтверждение: письма Минфина России № 03-03-06/1/7604 от 12 февраля 2016 г., № 03-03-06/1/270 от 26 апреля 2011 г.
Оптимальный вариант
В бухучете документы, подтверждающие начисление амортизации основных средств, подлежат хранению на постоянной основе. Поэтому в целях единообразия сроков хранения таких документов (например, актов) для целей налогообложения прибыли целесообразно также установить бессрочный период.
Иной порядок в налоговом законодательстве применяется, например, к документам, подтверждающим полученный организацией убыток. Они должны храниться в течение всего срока, пока сумма убытка не будет полностью погашена (п. 4 ст. 283,абз. 7 п. 7 ст. 346.18, абз. 7 п. 5 ст. 346.6 Налогового кодекса РФ). Причем проведение налоговой проверки, которой был подтвержден размер убытка, не является причиной для уменьшения срока хранения таких документов ( письмо Минфина России № 03-03-06/1/278 от 25 мая 2012 г. ).
АО хранят документы в течение срока, который установлен Постановлением ФКЦБ России № 03-33/пс от 16 июля 2003 г. (с учетом положений Приказа Минкультуры России № 558 от 25 августа 2010 г.). Порядок хранения документов ООО должен быть закреплен в уставе организации ( абз. 10 п. 2 ст. 12 Федерального закона № 14-ФЗ от 8 февраля 1998 г. ).
Если первичные документы составлены в электронном виде, помимо самих документов потребуется обеспечить сохранность средств, обеспечивающих воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи. Срок их хранения – не менее пяти лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Подтверждение: ч. 2 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.
До утверждения федерального стандарта, устанавливающего требования к бухгалтерским документам и документообороту в бухучете, для организации хранения первичных учетных документов, включая документы, составленные в электронном виде и подписанные электронной подписью, применяются:
– Положение, утв. Минфином СССР № 105 от 29 июля 1983 г. (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее);
– Правила, утв. Приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г.
Подтверждение: разд. III Рекомендаций, направленных письмом Минфина России № 07-04-09/2355 от 22 января 2016 г., Информация Минфина России № ПЗ-13/2015 от 11 сентября 2015 г.
Оптимальный вариант
Целесообразно утвердить локальный нормативный акт (например, Положение об архиве), в котором будут прописаны правила и порядок хранения всех документов (в т. ч. первичных учетных документов).
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе, который Вы можете найти по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-19437
Для хранения бухгалтерских документов организация вправесоздать архив или обратиться в специализированную организацию (ч. 2 ст. 13, ч. 5 ст. 14 Федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г., п. 1.2.1 Основных правил работы архивов ).
В обязательном порядке в архив передаются документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения ( п. 3.3.1 Основных правил работы архивов ). То есть документы со сроком хранения менее 10 лет в архив, как правило, не передаются (они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению) ( п. 3.3.2 Основных правил работы архивов , п. 2.3 Правил, утв. Приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г.).
Однако данные правила не распространяются на коммерческие организации в обязательном порядке (абз.3,6 Основных правил работы архивов, п. 1.4 Правил, утв. Приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г.).
Вывод: бухгалтерские документы со сроком хранения менее 10 лет можно передавать в архив.
При этом до утверждения федерального стандарта, устанавливающего требования к бухгалтерским документам и документообороту в бухучете,для организации хранения таких документов, включая составленные в электронном виде и подписанные электронной подписью, применяются:
– Положение , утв. Минфином СССР № 105 от 29 июля 1983 г. (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее);
– Правила , утв. Приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г.
Подтверждение: разд. III Рекомендаций , направленных письмом Минфина России № 07-04-09/2355 от 22 января 2016 г., Информация Минфина России № ПЗ-13/2015 от 11 сентября 2015 г.
Оптимальный вариант
Конкретный порядок и процедуру передачи документов (в т. ч. первичных документов бухучета) в архив и их хранения целесообразно прописать во внутренних документах организации (см., например, Положение об архиве).
Индивидуальным предпринимателям (как тем, которые приняли решение вести бухучет, так и тем, которые его не ведут) целесообразно руководствоваться положениями по хранению документов, которые применяют организации. Как налогоплательщики (налоговые агенты) ИП также должны обеспечивать сохранность первичных документов (иных документов для расчета, удержания, уплаты налогов) в соответствии с требованиями налогового законодательства (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 Налогового кодекса РФ).
Ответ на данный вопрос содержится в Сервисе, который Вы можете найти по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-19439
Дополнительная информация по данному вопросу содержится в Сервисе, которую Вы можете найти по запросу "как организовать хранение первичных документов" или по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-19438
Относительно уничтожения первичных документов
Уничтожать документы нужно в следующем порядке.
1. Создать экспертную комиссию для выявления документов, срок хранения которых истек. Если организация имеет сложную структуру и (или) подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).
Экспертная комиссия создается приказом руководителя организации, и этим же приказом утверждается состав комиссии (см. Приказ о создании экспертной комиссии для проведения экспертизы ценности документов ).
Подтверждение: п. 4.7-4.8 Правил, утв. Приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г., п. 2.2.2-2.2.3 Основных правил работы архивов .
2. Провести экспертизу ценности документов. Выделение к уничтожению архивных документов возможно только после проведения экспертизы ценности. До этого уничтожать документы запрещено.
Подтверждение: ч. 6 ст. 6 Федерального закона № 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. , Информация Росархива от 23 сентября 2015 г.
Экспертизу ценности проводит экспертная комиссия. По результатам проведенной экспертизы комиссия принимает решение о выделении к уничтожению документов (дел) с истекшим сроком хранения. На первичные документы с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Предложения к акту, как и сам акт, составляются по форме, приведенной в приложении № 21 к Правилам, утв. Приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г.
Электронные первичные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях. После этого проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов.
Подтверждение: п. 4.11-4.13 Правил, утв. Приказом Минкультуры России № 526 от 31 марта 2015 г., п.2.2.2,2.2.5, 2.4.1 Основных правил работы архивов.
3. Уничтожить документы, срок хранения которых истек.
Процесс уничтожения документов подразумевает их непосредственное физическое уничтожение (путем измельчения в уничтожителе бумаг (шредере), сжигания, разрывания вручную и т.п.). Электронные документы, как правило, уничтожают путем перезаписи и стирания файлов с электронных носителей информации.
Подтверждение: пп. "a" п. 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.
При уничтожении документов нужно соблюдать следующие правила:
– уничтожение должно быть санкционированным. Нельзя уничтожать документы без акта о выделении их к уничтожению;
– нельзя уничтожать документы, которые связаны с предстоящими или проводимыми судебными разбирательствами и расследованиями;
– уничтожение документов нужно проводить таким образом, чтобы обеспечивалась конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
– документы нужно уничтожать вместе со всеми их копиями, включая персональные, страховые и резервные (если они разрешены к уничтожению).
Подтверждение: абз. 3 п. 9.9 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 .
Документы с истекшим сроком хранения можно передать на уничтожение (утилизацию) в специализированную организацию (например, специальный пункт вторсырья). Это сделать целесообразно, если уничтожению подлежит большой массив документов. Если уничтожение документов (дел) поручено специализированной организации, передачу документов на уничтожение нужно оформить приемо-сдаточной накладной, составленной в свободной форме (см. Приемо-сдаточную накладную). В этом документе указывается дата передачи документов, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на уничтожение (утилизацию) проводится под контролем работника, ответственного за сохранность документов в организации.
Подтверждение: п. 2.4.7 Основных правил работы архивов .
4. Когда документы будут уничтожены, оформить акт об уничтожении документов (см. например Акт об уничтожении документов кадровых документов). Законодательство не требует составлять такой акт в обязательном порядке, но его наличие целесообразно, чтобы подтвердить тот факт, что перечисленные в нем документы действительно были уничтожены. В акте нужно отразить факт уничтожения и указать следующие сведения:
– дату и место составления акта;
– способ уничтожения документов на бумажных носителях (путем измельчения в уничтожителе бумаг (шредере), сжигания и т.п.) и на электронных носителях (путем перезаписи или стирания файлов с электронных носителей информации);
– наименования уничтожаемых документов, период, за который они составлены, а также количество документов (например, "приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках за 2007 год – 77 шт., анкеты соискателей, не принятых на работу за 2008 год, – 35 шт.");
– общее количество уничтожаемых документов;
– должности, фамилии, имена, отчества и подписи работников, присутствовавших при уничтожении документов;
– основание для уничтожения документов (акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, с указанием его реквизитов (даты и номера)).
Подтверждение: п. 2.4.7 Основных правил работы архивов .
Обоснование данного вывода содержится в Сервисе, которое Вы можете найти по запросу "как уничтожать первичные документы" или по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Questions/111-19457
Примерная форма Акта об уничтожении документов (в частности кадровых) содержится в Сервисе по ссылке:
https://www.moedelo.org/Pro/View/Forms/118-2684
Данный ответ подготовлен на основании информации, содержащейся в вопросе. Если в вопросе имелась в виду другая ситуация, необходимо ее конкретизировать, изложив как можно более подробно. В таком случае ответ может быть получен с большей долей точности.
Актуально на дату: 11.11.2016